Onkostenregeling cliëntenraad WerkSaam Westfriesland 2023

Besluit van het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland over de vaststelling van een onkostenregeling ten behoeve van de leden en de voorzitter van de cliëntenraad van WerkSaam Westfriesland.

Het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland;

Gelet op artikel 7, derde lid, van de Verordening cliëntenparticipatie WerkSaam Westfriesland 2022, in samenhang met artikel 47 van de Participatiewet;

Overwegende:

• dat de hoogte van de reiskostenvergoeding voor de leden van de cliëntenraad wordt aangepast volgens de regels van de belastingdienst;

• dat de onkostenregeling hiervoor moet worden gewijzigd;

besluit:

de Onkostenregeling cliëntenraad WerkSaam Westfriesland te wijzigen en deze als volgt vast te stellen:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. Ambtelijk secretaris: de ambtelijk secretaris als bedoeld in artikel 4 van de Verordening cliëntenraad WerkSaam Westfriesland .

• 2. Cliëntenraad: de cliëntenraad als bedoeld in artikel 2 van de Verordening cliëntenparticipatie WerkSaam Westfriesland.

• 3. Overlegvergadering: de reguliere cliëntenraadsvergadering, niet zijnde de vergadering van de agendacommissie of selectiecommissie.

• 4. Voorzitter: de voorzitter als bedoeld in artikel 3, van de Verordening cliëntenparticipatie WerkSaam Westfriesland.

Artikel 2. Hoogte onkostenvergoeding

• 1. De leden van de cliëntenraad ontvangen een onkostenvergoeding van € 60,- per persoon per bijgewoonde overlegvergadering.

• 2. De voorzitter ontvangt een onkostenvergoeding van € 100,- per bijgewoonde overlegvergadering.

• 3. De onkostenvergoeding bedraagt jaarlijks niet meer dan € 1.900,- zodat deze onbelast is.

Artikel 3. Reiskosten

• 1. Reiskosten worden vergoed voor het bijwonen van de overlegvergaderingen, het vooroverleg van de agendacommissie en overige bijeenkomsten in het belang van de cliëntenraad, waarvoor vooraf instemming is verleend door de voorzitter.

• 2. Het staat een ieder vrij zijn vervoerswijze te kiezen voor het kunnen bijwonen hiervan.

• 3. Voor vervoer per fiets worden geen kosten vergoed.

• 4. De vergoeding per kilometer is gelijk aan de vergoeding die van de Belastingdienst fiscaalvrij mag worden gegeven.

• 5. Bij vervoer per openbaar vervoer wordt uitgegaan van een vergoeding op basis van tweede klas.

• 6. Wanneer sprake is van carpoolen (meerijden met anderen), kan alleen de chauffeur de vergoeding claimen.

Artikel 4. Overige kosten

• 1. Voor overige kosten wordt ten behoeve van de cliëntenraad jaarlijks een budget van maximaal € 3.500,- beschikbaar gesteld.

• 2. Ten laste hiervan kunnen, ter beoordeling van de voorzitter, onder meer kosten worden gebracht die verband houden met scholing/training, deskundigheidsbevordering, het inwinnen van advies, achterbanraadpleging en organisatiekosten.

Artikel 5. Uitbetaling

• 1. De onkostenvergoeding voor aanwezigheid bij de overlegvergadering worden, op basis van de presentielijst, zo spoedig mogelijk na de vergadering overgemaakt.

• 2. De reiskosten en overige kosten worden, bij voorkeur met bewijsstukken, gedeclareerd bij de ambtelijk secretaris en worden daarna zo spoedig mogelijk overgemaakt.

Artikel 6. Overige bepalingen

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur.

Artikel 7. Inwerkingtreding

Deze gewijzigde regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.

Artikel 8. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Onkostenregeling cliëntenraad WerkSaam Westfriesland 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 14 september 2023

De voorzitter, S.C.F. Visser-Botman

De directeur, M.J. Dölle

TOELICHTING

Algemeen

Deze onkostenregeling bevat regels met betrekking tot de onkostenvergoeding en de wijze van uitbetaling van deze onkosten ten behoeve van de leden en de voorzitter van de cliëntenraad van WerkSaam Westfriesland.

Met deze onkostenregeling wordt uitvoering gegeven aan het bepaalde in artikel 7, tweede lid van de Verordening cliëntenparticipatie WerkSaam Westfriesland. Hierin is bepaald dat de leden van de cliëntenraad voor het bijwonen van de cliëntenraadsvergaderingen een onkostenvergoeding ontvangen op basis van een door het dagelijks bestuur vast te stellen onkostenregeling.

In de toelichting op artikel 7 van de Verordening cliëntenparticipatie staat dat het dagelijks bestuur de cliëntenraad middelen en faciliteiten ter beschikking stelt voor een adequate uitvoering van hun taken in het kader van de verordening. Uit de toelichting volgt dat de middelen en faciliteiten onder meer kunnen worden ingezet voor:

• onkostenvergoeding vrijwilligers

• reiskosten

• deskundigheidsbevordering

Voor deze onkostenregeling is van belang dat de Belastingdienst het volgende verstaat onder vrijwilliger:

Een vrijwilliger:

• verricht werkzaamheden voor een organisatie zonder winstoogmerk of voor een sportvereniging of sportstichting. Deze organisatie is geen besloten vennootschap (BV) of naamloze vennootschap (NV);

• is niet in dienst bij de organisatie waarvoor hij vrijwilligerswerk doet;

• doet de werkzaamheden niet voor zijn beroep;

• krijgt (ten hoogste) een vrijwilligersvergoeding. Dat wil zeggen dat de vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk.

Ofwel: in de volgende gevallen is geen sprake van vrijwilliger. De persoon in kwestie:

• verricht de werkzaamheden voor zijn beroep;

• is in dienst bij de organisatie;

• werkt voor een organisatie in de vorm van een BV of NV;

• krijgt een vergoeding voor het werk, die niet kan worden beschouwd als vrijwilligersvergoeding. Dat wil zeggen dat de vergoeding in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk.

Het totaal van de onkostenvergoeding en reiskostenvergoeding mag jaarlijks niet hoger zijn dan € 1.900,-. Zodra dit wel het geval is, zal de fiscus dit niet meer zien als een vrijwilligersvergoeding en wordt het gehele bedrag (inclusief de € 1.900,-) belast.

Artikelsgewijs (voor zover nodig)

Artikel 2. Hoogte onkostenvergoeding

De agendacommissie is het informerende, voorbereidende en uitvoerende orgaan van de cliëntenraad en vergadert voorafgaand aan een overlegvergadering. Doel van dit vooroverleg is om als cliëntenraad van tevoren met elkaar te overleggen om zich als adviesorgaan voor te bereiden en een mening te kunnen vormen over de diverse onderwerpen die geagendeerd worden voor de overlegvergadering.

Echter, wanneer er gesproken wordt over de onkostenvergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen, heeft deze enkel betrekking op het bijwonen van de overlegvergadering en niet op het bijwonen van het overleg van de agendacommissie, welke vooraf gaat aan de overlegvergadering.

Bij ziekte of anderszins wordt geen onkostenvergoeding gegeven.

Lid 1. Gesproken wordt over een onkostenvergoeding zoals die geldt voor het doen van vrijwilligerswerk en zoals we die kennen in artikel 31, tweede lid onder k, van de Participatiewet.

Een aantal leden van de cliëntenraad ontvangt een Participatiewet-uitkering. De onbelaste onkostenvergoeding voor vrijwilligerswerk voor mensen met een Participatiewet-uitkering wordt vrijgelaten tot ten hoogste € 190,- per maand met een maximum van € 1.900,- per jaar (genoemde bedragen gelden in 2023). Dit is bepaald in artikel 31, tweede lid, aanhef en onder k, van de Participatiewet, in samenhang met artikel 7, aanhef en onder h, van de Regeling Participatiewet, IOAW en IOAZ.

Uitgaande van een vergoeding van € 60,- per deelgenomen overlegvergadering, is dit ruim binnen de vergoeding die onbelast én vrijgelaten kan worden.

Op grond van de regelgeving van de Belastingdienst is geen sprake van vrijwilliger indien de persoon in kwestie in dienst is bij de organisatie. WSW medewerkers die in dienst zijn van WerkSaam en lid van de cliëntenraad, worden gezien als vrijwilliger en komen in aanmerking voor de onkostenvergoeding.

Lid 2. De hoogte van de onkostenvergoeding voor de voorzitter is ingegeven door de fiscale regelgeving voor het verrichten van vrijwilligerswerk. Volgens de fiscale regelgeving is de onbelaste kostenvergoeding voor vrijwilligerswerk ten hoogste € 100,- per maand met een maximum van € 1.900,- per jaar. Is de vergoeding meer dan deze genoemde bedragen, dan wordt het hele bedrag belast. Dit is geregeld in artikel 2, zesde lid, van de Wet op de Loonbelasting.

Genoemd maximum geldt voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief eventuele afzonderlijke reiskostenvergoeding.

Artikel 3. Reiskosten

Lid 1. Indien het vooroverleg van de agendacommissie en de overlegvergadering aansluitend plaatsvinden, dan is sprake van éénmaal vergoeding van de reiskosten.

Het ligt voor de hand dat tevens reiskosten worden vergoed voor andere bijeenkomsten welke in het belang zijn van de cliëntenraad; hiervoor is wel vereist dat de voorzitter vooraf instemt.

Lid 4. Voor de hoogte van de reiskostenvergoeding is aangesloten bij de hoogte van onbelaste vergoedingen zoals door de Belastingdienst wordt gehanteerd. Het lidmaatschap van de cliëntenraad heeft op deze wijze geen directe gevolgen voor de belastingen. De vergoeding van de reiskosten met het openbaar vervoer is op deze manier onbelast. De kilometervergoeding voor gebruik van de auto is ook onbelast.

Artikel 4. Overige kosten

Het dagelijks bestuur stelt per kalenderjaar de hoogte van de onkostenvergoeding vast. De leden en de voorzitter van de cliëntenraad worden geacht hiervan alle onkosten te kunnen betalen, met uitzondering van de kosten die verband houden met het (eventueel) bijwonen van vergaderingen van het landelijke cliëntenplatform. Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur om de cliëntenraad zoveel mogelijk te faciliteren. Daarbij kan gedacht worden aan het beschikbaar stellen van vergaderruimte, het gebruik mogen maken van de printer etc..

Het budget is ter vrije besteding van de cliëntenraad. Ten laste hiervan kunnen onder meer kosten worden gebracht die verband houden met scholing/training, deskundigheidsbevordering, het inwinnen van advies, achterbanraadpleging en organisatiekosten (tweede lid). Deze kosten kunnen uitsluitend ten laste van het budget worden gebracht indien de voorzitter hiermee ingestemd heeft.