Nota reserves en voorzieningen Metropoolregio Eindhoven 2023

1. Inleiding

Binnen de kaderstellende en controlerende taak van het Algemeen Bestuur is het van belang dat er goed zicht bestaat op de financiële positie van de organisatie. Dit zicht moet niet beperkt blijven tot de jaarlijkse baten en lasten in de exploitatiebegroting, maar is tevens van toepassing op de reserves, voorzieningen en het weerstandsvermogen. Reserves en voorzieningen maken een integraal onderdeel uit van de financiële positie van de organisatie.

Het regelgevend kader over de reserves en voorzieningen ligt vast in wettelijke voorschriften. Dit houdt in dat het niet nodig is deze voorschriften op te nemen in deze nota. Het algemene uitgangspunt is terughoudendheid bij het instellen van reserves en voorzieningen, zowel qua aantal als omvang.

Het beperken van de reserves en voorzieningen bevordert de inzichtelijkheid in de financiële positie van de organisatie. Als het gaat om het realiseren van een bepaald beleidsdoel, loopt dit zoveel mogelijk via de exploitatie. Daar vindt ook de integrale afweging plaats. Voorkomen moet worden dat de aanwezigheid van veel bestemmingsreserves leidt tot uitholling van het bestuurlijk afwegingsproces. Aan de andere kant kan instelling van reserves ook voorkomen dat voor incidentele meerjarige projecten extra geld moet worden gevraagd bij de gemeenten en dat grote fluctuaties in de exploitatie optreden.

In dit document worden de volgende beleidsregels beschreven met betrekking tot de reserves en voorzieningen:

• Kaders en doelstellingen

• Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen

• Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen

• Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen

2. Kaders en doelstellingen

2.1 Kaders

Voor de reserves en voorzieningen zijn de volgende kaders van belang:

• 1. De Financiële verordening 2023 van de Metropoolregio Eindhoven.

• 2. De regelgeving op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

• 3. De ‘stellige uitspraken’ van de commissie BBV, die onder andere is ingesteld ter bewaking van de nieuwe regelgeving. De standpunten van de commissie uit Vraag en Antwoord BBV worden gelijk gesteld aan de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) en zijn dus maatgevend / bindend.

2.2 Doelstellingen

Dit spelregelkader formuleert de volgende doelstellingen en beleidsregels die het Dagelijks Bestuur de komende jaren wil realiseren:

• 1. Voldoen aan wet en regelgeving (BBV evenals de Financiële verordening)

• 2. Heldere en eenduidige beleidsregels over reserves en voorzieningen

• 3. Er worden geen nieuwe reserves of voorzieningen ingesteld, tenzij de noodzaak hiervan wordt aangetoond.

3. Criteria voor het instellen van reserves en voorzieningen

3.1 Instellen van reserves en voorzieningen

Om te voorkomen dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is, moeten goede gronden aanwezig zijn om een reserve of voorziening in te stellen of in stand te houden. Aan de andere kant moet er natuurlijk ook voor worden gewaakt dat de begrotingspositie van de organisatie, door financiële risico’s waarvoor geen buffer is gevormd, kan worden aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet daarom worden afgestemd op het doel dat er mee gediend moet worden c.q. op de omvang van de risico’s dan wel de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.

Om het budgetrecht van het Algemeen Bestuur op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen, zal het instellen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk besluit door het Algemeen Bestuur (apart beslispunt) dienen plaats te vinden. In dit besluit zal expliciet het volgende moeten worden aangegeven:

• de omschrijving van het doel waarvoor de reserve of voorziening moet worden gevormd;

• de vermelding van het motief voor instelling;

• de minimale omvang (bij reserves in verband met risico’s) en/of maximale omvang;

• de omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van een meerjarige (onderhoud)planning;

• de dekking van de stortingen;

• de looptijd.

Uitzondering op bovenstaande is als er op de balansdatum verplichtingen of verliezen bekend zijn die redelijkerwijs zijn in te schatten of als middelen van derden (niet zijnde subsidies met een specifiek doel van Europese of Nederlandse overheidslichamen) nog niet volledig besteed zijn. Indien hiervoor op grond van het BBV een voorziening gevormd moet worden dan is geen specifiek besluit van het Algemeen Bestuur nodig. Wel spreekt het voor zich dat het Algemeen Bestuur hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte wordt gebracht.

4. Criteria voor het muteren van reserves en voorzieningen

4.1 Besluitvorming over mutaties op reserves en voorzieningen

De besluitvorming over mutaties op reserves is anders dan de besluitvorming over mutaties op voorzieningen. Voor de reserves ligt het mandaat altijd bij het Algemeen Bestuur. Voor de voorzieningen is de mutatie afhankelijk van het doel waarvoor de voorziening is gevormd.

4.1.1 Reserves

Alle stortingen in en onttrekkingen aan reserves vereisen goedkeuring van het Algemeen Bestuur. Het rechtstreeks verantwoorden van uitgaven op reserves is niet toegestaan. Deze uitgaven behoren als last op het betreffende programma(deel) te worden verantwoord. Hiertegenover staat dan een onttrekking aan de reserve. Uitzondering hierop betreft de resultaatbestemming uit het vorige boekjaar. Conform de uitspraak van de commissie BBV worden deze mutaties wel rechtstreeks op de betreffende reserves verantwoord.

Het goedkeuren van mutaties op reserves door het Algemeen Bestuur gebeurt op de volgende wijze:

• 1. Bij de resultaatbestemming van de jaarrekening. Er wordt dan expliciet een voorstel voorgelegd om het resultaat te storten in een bepaalde reserve c.q. een bedrag te onttrekken aan de reserve.

• 2. Bij de vaststelling van de begroting. Bij de begroting is opgenomen dat een bepaald bedrag gestort wordt in of onttrokken wordt aan een bepaalde reserve. Indien er sprake is van een onttrekking aan een reserve dan is ook duidelijk welke lasten hiermee afgedekt worden.

• 3. Bij de vaststelling van de bestuursrapportage.

  Het Algemeen Bestuur verleent in de vorm van een begrotingswijziging goedkeuring aan de mutaties in de rapportageperiode.

• 4. Bij afzonderlijk besluit. In een afzonderlijk besluit van het Algemeen Bestuur is besloten tot een storting in of onttrekking aan een bepaalde reserve. Duidelijk in het besluit is opgenomen voor welk doel de storting plaatsvindt en welke lasten afgedekt worden met de onttrekking.

• 5. Egalisatie van het totaal van baten en lasten. Bij de vorming van een egalisatiereserve is door het Algemeen Bestuur besloten dat het saldo van de baten en lasten van een specifiek onderdeel geëgaliseerd wordt via een bepaalde reserve.

• 6. Om operationele redenen delegeert het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur de bevoegdheid om aan de algemene en de bestemmingsreserves, voor zover toereikend, in totaal maximaal € 250.000 per jaar te onttrekken, waarbij een enkele onttrekking uit een reserve het bedrag van € 50.000 niet mag overtreffen.

• 7. In specifieke gevallen kan het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur de bevoegdheid delegeren om de hoogte van bepaalde bestemmingsreserves per balansdatum in overeenstemming te brengen met de onderliggende verplichtingen.

4.1.2 Voorzieningen

Voor toevoegingen aan en onttrekkingen uit voorzieningen gelden de volgende spelregels:

• 1. Een toevoeging aan of onttrekking uit een bestaande voorziening wordt geraamd in begroting

• 2. Een onttrekking aan de voorziening wordt rechtstreeks ten laste van de voorziening geboekt. Een aanwending is dus geen last die via de exploitatie loopt, een begrotingswijziging is om deze reden dan ook niet nodig.

• 3. Indien een voorziening, die gevormd is ter gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren (bijv. voorziening voor groot onderhoud) hoger of lager is dan benodigd voor de achterliggende verplichtingen dan dient een vrijval of een storting in de voorziening plaats te vinden. Hiervoor is geen besluit van het Algemeen Bestuur nodig.

4.2 Muteren op reserves en voorzieningen

4.2.1 Reserves

Het muteren op de reserves vindt op de volgende wijze plaats:

• 1. Een storting in of onttrekking aan een egalisatiereserve vindt altijd plaats conform de gemaakte afspraak met het Algemeen Bestuur.

• 2. Stortingen in overige reserves vinden plaats conform raming in de begroting, tenzij het Algemeen Bestuur anders besluit.

• 3. Onttrekkingen uit overige reserves vinden plaats conform de werkelijke bestedingen tot maximaal het bedrag van de raming in de begroting, tenzij het Algemeen Bestuur anders besluit.

4.2.2 Voorzieningen

Het muteren op voorzieningen vindt op de volgende wijze plaats:

• 1. Een storting in een voorziening vindt in principe plaats conform raming in begroting, tenzij bij het vormen van de voorziening anders is beschreven.

• 2. Indien na toetsing van alle op de voorziening drukkende verplichtingen blijkt dat de hoogte van deze te laag of te hoog is, zal moeten worden bijgestort ten laste van, of valt een deel vrij ten gunste van de exploitatie.

• 3. Een onttrekkingen uit de voorziening vindt plaats conform de werkelijke besteding.

4.3 Wijzigen doel of bestemming reserves en voorzieningen

4.3.1 Reserves

Het Algemeen Bestuur is te allen tijde bevoegd het doel of de bestemming van een (bestemmings)reserves te wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is een apart besluit van het Algemeen Bestuur nodig.

4.3.2 Voorzieningen

Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders.

5. Criteria voor het opheffen van reserves en voorzieningen

5.1 Opheffen reserves en voorzieningen

5.1.1 Reserves

Wanneer naar aanleiding van een besluit van het Algemeen Bestuur het doel of de bestemming van een (bestemmings)reserve vervalt, wordt de reserve opgeheven en bepaalt het Algemeen Bestuur de bestemming van een eventueel saldo.

5.1.2 Voorzieningen

Opheffing van een voorziening is alleen mogelijk indien de redenen voor de vorming van de voorziening zijn weggevallen of er geen recent (beheer)plan meer aanwezig is voor de voorziening. De vrijkomende middelen vallen vrij ten gunste van de exploitatie.

6. Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze nota niet voorziet, beslist het Algemeen Bestuur.

7. Inwerkingtreding, geldingsduur en citeertitel

• 1. Deze nota treedt in werking op 1 januari 2023 en vervangt de Beleidsregels reserves en voorzieningen Metropoolregio Eindhoven 2022.

• 2. Deze nota zal minimaal elke vier jaren worden beoordeeld en indien nodig geactualiseerd.

• 3. Deze nota wordt aangehaald als: Nota reserves en voorzieningen Metropoolregio Eindhoven 2023.

Bijlage Onderscheid reserves en voorzieningen

De wettelijke bepalingen over reserves en voorzieningen zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), artikelen 42 tot en met 45. Het kenmerkende onderscheid tussen reserves en voorzieningen is als volgt:

	Reserve	Voorziening
Onderdeel van	Eigen vermogen	Vreemd vermogen
Beschikkingsbevoegdheid	Algemeen Bestuur	Dagelijks Bestuur
Besteding	Vrij	Staat vast
Wijziging bestemming	Mogelijk	Niet mogelijk
Storting	Resultaatbestemmend: komt niet direct ten laste van de exploitatie (tenzij het Algemeen Bestuur hier vooraf toestemming voor gegeven heeft)	Resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de exploitatie
Onttrekking	Resultaatbestemmend: komt niet direct ten gunste van de exploitatie (tenzij het Algemeen Bestuur hier vooraf toestemming voor gegeven heeft)	Niet resultaatbepalend: komt rechtstreeks ten laste van de voorziening
Financiële onderbouwing	Niet verplicht, wel wenselijk	Verplicht
Indeling	o Algemene reserve o Bestemmingsreserves o Egalisatiereserves	o Verplichtingen en verliezen o Bestaande risico's o Egalisatie van kosten o Bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen o Bijdragen van derden die specifiek besteed moeten worden