ARCHIEFVERORDENING OMGEVINGSDIENST BRABANT NOORD

Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Brabant Noord

Gelet op:

• artikel 32 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Brabant Noord;

• artikel 40 van de Archiefwet 1995;

• artikel 57 van de Wet gemeenschappelijke regelingen in samenhang met artikel 152 van de Provinciewet, met inachtneming van artikel 136 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluit:

In de archiefverordening Omgevingsdienst Brabant Noord aanwijzing archiefbewaarplaats te wijzigen van Stadarchief 's-Hertogenbosch naar Brabants Historisch Informatie Centrum te 's-Hertogenbosch.

de Archiefverordening Omgevingsdienst Brabant Noord

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begrippenkader

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. de Wet: de Archiefwet 1995;

• b. archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995, regels ter uitvoering van een aantal bepalingen van de wet;

• c. archiefregeling: regeling m.b.t. duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen;

• d. omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Brabant Noord;

• e. deelnemer: de deelnemer aan de omgevingsdienst;

• f. Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van de omgevingsdienst;

• g. Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de omgevingsdienst;

• h. centrumgemeente: vestigingsplaats van de omgevingsdienst;

• i. archiefbescheiden:

  • a. bescheiden, ongeacht hun vorm door de omgevingsdienst ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • b. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op de omgevingsdienst zijn overgegaan;

  • c. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit andere hoofde door de omgevingsdienst zijn ontvangen;

  • d. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens enige wet in de plaats zijn gesteld van de onder a., b., c. bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Wet zijn vervaardigd;

• j. archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 32 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Brabant Noord

• k. archivaris: de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet benoemde functionaris van de in artikel 2 bedoelde archiefbewaarplaats, belast met het beheer van deze archiefbewaarplaats en het onder de bevelen van het Dagelijks Bestuur van de omgevingsdienst uit te oefenen toezicht op het beheer van archiefbescheiden van de omgevingsdienst voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• l. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• m. beheereenheid: een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;

• n. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk 2: De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 2: Archiefbewaarplaats

De archiefbewaarplaats van het Brabants Histrorisch Informatie Centrum (BHIC) te 's-Hertogenbosch wordt aangewezen als archiefbewaarplaats van de Omgevingsdienst.

Hoofdstuk 3: De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3: Archiefruimten

Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4: Aanwijzen beheerder(s)

• 1. Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s);

• 2. Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5: Beheer en bewaring archiefbescheiden

• 1. Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd;

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6: Middelen

Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7: Voorschriften

Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst stelt voor het beheer van de archiefbescheiden voorschriften vast.

Artikel 8: Verslaglegging

Het Dagelijks Bestuur doet ten minste éénmaal per jaar aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het Dagelijks Bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 4: Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9: Toezicht door archivaris

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 10: Bevoegdheden archivaris

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de Wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11: Verstrekken inlichtingen

• 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen;

• 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12: Treffen maatregelen

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13: Informeren archivaris

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het Dagelijks Bestuur een voorstel te doen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14: Verslag door archivaris

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk 5: Slotbepalingen

Artikel 15: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Archiefverordening Omgevingsdienst Brabant Noord.

Artikel 16: Bekendmaking en inwerkingtreding

• 1. Dit besluit wordt bekend gemaakt in het provinciaal blad van de provincie Noord-Brabant, onverminderd het bepaalde in artikel 152, vijfde lid, van de Provinciewet (oud) en artikel 136 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 2. Dit besluit treedt in werking daags na de bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Brabant Noord van 3 juli 2014 te gemeente Maasdonk.

De secretaris,

De voorzitter.