Regeling vergoeding dienstreizen VrZW

Het Dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland, BESLUIT: voor zover bij of krachtens wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, als volgt vast te stellen:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. regeling: de regeling vergoeding dienstreizen VrZW;

• b. werkgever: Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland;

• c. medewerker: de ambtenaar als bedoeld in de CAR-UWO die in dienst is van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland, inclusief de vrijwilliger;

• d. werkadres: de plaats van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn/haar werkzaamheden verricht. Indien dit meerdere locaties zijn, is dit de locatie met de grootste woon-werkafstand, mits de medewerker hier minimaal 40 dagen per jaar zijn/haar werkzaamheden verricht.’

• e. dienstreis: een naar het oordeel van de leidinggevende noodzakelijke binnenlandse reis van een medewerker in verband met de uitoefening van zijn functie, buiten het werkadres, alsmede het hiermee verband houdende verblijf, anders dan woon-werkverkeer.

• a. openbaar vervoer: voor iedereen openstaand personenvervoer volgens dienstregeling met een (mini)bus, trein, tram, metro, veerpont. Een taxi of luchtvaartuig is geen openbaar vervoer;

• f. eigen vervoermiddel: eigen motorvoertuig, bromfiets, scooter, fiets of lopend.

• g. verblijfskosten: de in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor logies, maaltijden en kleine uitgaven.

Artikel 2 Toepasselijkheid

• a. De medewerker die een dienstreis maakt, heeft recht op een vergoeding van de gemaakte reis- en verblijfskosten conform deze regeling.

• b. Deze regeling is niet van toepassing voor vergoeding van extra gemaakte kosten voor woon-werkverkeer in geval van detachering of tijdelijke tewerkstelling van de medewerker in een andere plaats dan het werkadres.

Artikel 3 Algemene Voorschriften

• a. Dienstreizen worden in principe met het meest duurzame vervoermiddel gemaakt ((elektrische) fiets of OV).

• b. Als dit doelmatig is, wordt gebruik gemaakt van een elektrisch of gemotoriseerd dienstvoertuig.

• c. Als dit doelmatiger is of het eigen vervoermiddel is duurzamer, dan kan gebruik gemaakt worden van een eigen vervoermiddel.

• d. Voor zover een dienstreis geheel of gedeeltelijk het traject woon-werkverkeer bevat waarvoor de medewerker een vergoeding ontvangt, wordt dat deel niet vergoed.

• e. Een dienstreis die gemaakt wordt op een dag waarvoor een medewerker een thuiswerkvergoeding ontvangt mag in zijn geheel worden gedeclareerd.

• f. De in deze regeling genoemde vergoedingen worden verstrekt onder toepassing van het geldende fiscale regime. Vergoedingen worden belastingvrij uitbetaald zolang en voor zover dat fiscaal is toegestaan. Belaste vergoedingen geschieden onder inhouding van de verplichte fiscale heffing.

Artikel 4 Declaraties

• a. De in deze regeling bedoelde vergoedingen worden uitsluitend conform de geldende declaratieregeling uitbetaald.

• b. De medewerker declareert de dienstreis zo snel mogelijk, uiterlijk de maand volgend op de maand waarin de medewerker heeft gereisd.

• c. Bij de declaratie dient de medewerker het doel van de dienstreis te vermelden en alle bewijsstukken toe te voegen die door de werkgever redelijkerwijs kunnen worden verlangd.

Hoofdstuk 2 Dienstreizen

Artikel 5 Vergoeding openbaar vervoer

• a. De reiskosten van openbaar vervoer worden op basis van artikel 3.21 lid 2 vergoed op basis van het tarief van 2e klasse (inclusief aanvullend vervoer zoals treintaxi), tenzij door de werkgever toestemming is verleend voor vervoer in een hogere klasse.

• b. Voor het OV kan de medewerker gebruik maken van een NS businesscard.

• c. Taxikosten komen in overleg met de leidinggevende voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 6 Vergoeding eigen vervoer

• a. Voor een dienstreis met een eigen vervoermiddel ontvangt de medewerker op basis van CAR-UWO artikel 3.21 lid 2 een tegemoetkoming per afgelegde kilometer van € 0,38, waarvan het fiscaal maximum netto wordt uitbetaald. Het restant wordt bruto uitbetaald.

• b. Het aantal kilometers wordt vastgesteld op basis van een door de werkgever gekozen routeplanner, waarbij gekozen wordt voor de snelste route.

Artikel 7 Overige kosten en aansprakelijkheid

• a. Overige bijkomende kosten, zoals parkeergelden en tolgelden e.v. worden volledig vergoed.

• b. Parkeerboetes en boetes voor verkeersovertredingen worden niet vergoed. Dergelijke kosten worden in principe verhaald op de medewerker in geval van gebruik van een dienstvoertuig, als bedoeld in artikel 15:1:12 CAR-UWO.

• c. De medewerker is verplicht om de wettelijk verplichte verzekeringen in verband met het gebruik van zijn eigen vervoermiddel af te sluiten. De bedoelde kilometervergoeding strekt er mede toe de premie te dekken van een dergelijke verzekering van het eigen vervoermiddel en eventuele onverhaalbare schaden aan het vervoermiddel, zoals het verlies van no-claim korting of het eigen risico.

Hoofdstuk 3 Vergoeding reis- en verblijfkosten

Artikel 8 Verblijfskosten binnenland

• a. De in verband met een dienstreis gemaakte verblijfskosten worden vergoed op basis van artikel 10.2 CAO Rijk. Hierbij geldt de aanpassing dat kleine uitgaven overdag en avond onderbouwd zullen moeten worden met een bewijs van gemaakte kosten.

• b. Kosten in verband met een overnachting worden slechts vergoed indien de werkgever voor de overnachting toestemming vooraf heeft verleend.

Artikel 9 Verblijfskosten buitenland

Voor vergoeding van reis- en verblijfkosten in het buitenland, geldt artikel 10.3 CAO Rijk. Hierbij geldt de aanpassing dat kleine uitgaven onderbouwd zullen moeten worden met een bewijs van gemaakte kosten.

Hoofdstuk 4 Overige bepalingen

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

Voor gevallen waarin deze regeling niet voorziet, wordt naar billijkheid voorzien. De Directeur VrZW bepaalt deze billijkheid.

Artikel 11 Slotbepaling

Deze regeling treedt in werking door publicatie en werkt terug tot 2 januari 2023 en kan worden aangehaald als ‘Regeling vergoeding dienstreizen VrZW’.

J. Hamming

Voorzitter

S. van den Broek

Secretaris