Inkoop- en aanbestedingsrichtlijn voor Recreatieschap Spaarnwoude

ten behoeve van inkoop en aanbestedingen van werken, leveringen en diensten

Het algemeen bestuur van Recreatieschap Spaarnwoude

gelet op artikel 14, tweede lid van de gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude, waarin is bepaald dat het dagelijks bestuur de uitvoeringsorganisatie adviseert met betrekking tot de wijze van uitvoering van het beleid van het algemeen bestuur; gelet op artikel 4 en artikel 5 van de Organisatieverordening Recreatieschap Spaarnwoude, zoals laatstelijk gewijzigd op 1 januari 2022, waarin is bepaald dat bij inkopen en aanbestedingen Recreatie Noord-Holland NV handelt in naam van en voor rekening en risico van het recreatieschap; gelet op de Aanbestedingswet 2012; gaat over tot vaststelling van de hierna volgende Inkoop- en aanbestedingsrichtlijn voor Recreatieschap Spaarnwoude.

Artikel 1 Definities

In deze Inkoop- en aanbestedingsrichtlijn wordt verstaan onder:

• a. Uitvoeringsorganisatie:

  Recreatie Noord-Holland NV (hierna RNH); de vennootschap met wie het recreatieschap is overeengekomen om het beheer van het recreatieschap uit te voeren, waaronder begrepen het inkopen en (laten) doen van aanbestedingen voor Werken, Leveringen en Diensten voor het recreatieschap.

• b. Recreatieschap:

  Het openbaar lichaam (recreatieschap) op grond van artikel 8, eerste lid Wet gemeenschappelijke regelingen: Recreatieschap Spaarnwoude.

• c. Aanbesteding:

  De aankoop door middel van een overheidsopdracht van Werken, Leveringen of Diensten door één of meer aanbestedende diensten van door deze aanbestedende diensten gekozen ondernemer(s), ongeacht of de Werken, Leveringen of Diensten een openbare bestemming hebben of niet.

• d. Aanbestedingsprocedure:

  De openbare of onderhandse uitvraag aan ondernemers om een inschrijving in te dienen voor de uitvoering van een overheidsopdracht tot het uitvoeren van een werk, het leveren van een product of het verrichten van een dienst.

• e. Werken, Leveringen en Diensten:

  Werk: het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. In bijlage II van de Richtlijn 2014/24/EU staat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder (een) Werk(-en) vallen.

  Leveringen omvatten aankoop, huur, lease en huurkoop van producten.

  Onder Diensten vallen alle inkopen (aankoop) die niet onder Werken of Leveringen vallen.

• f. Onderhandse enkelvoudige aankoop:

  Bij deze vorm van aankoop wordt een uitnodiging tot het doen van een inschrijving aan één enkele ondernemer gedaan.

• g. Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure:

  Bij deze vorm van aanbesteding wordt een beperkt aantal van ten minste drie en ten hoogste vijf ondernemers tot inschrijving uitgenodigd op basis van objectieve criteria.

• h. Nationale (openbare) aanbestedingsprocedure:

  Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt waarbij ondernemers mogen inschrijven, al dan niet met voorselectie.

• i. Europese aanbestedingsprocedure:

  Een aanbesteding volgens door de Europese Unie voorgeschreven richtlijnen en deel 2, 2a of 3 van de Aanbestedingswet 2012.

Artikel 2 Toepassingsgebied

Deze richtlijn is van toepassing op alle inkoop en aanbestedingen (aankoop)

Artikel 3 Uitvoerder aanbestedingen

De aanbestedingsprocedure voor het recreatieschap wordt uitgevoerd door RNH of een door RNH aangewezen derde partij.

Artikel 4 Doelstelling

• 1. Deze richtlijn is erop gericht het recreatieschap tegen een verantwoorde prijs-kwaliteitverhouding te voorzien van Diensten, Leveringen en Werken die nodig zijn voor de uitvoering van de taken en opdrachten van het recreatieschap.

• 2. Onder kwaliteit wordt begrepen het geheel van kenmerken en eigenschappen van een werk, dienst of product dat van belang is voor het voldoen aan vastgelegde of vanzelfsprekende behoeften.

• 3. Aanbestedingen worden op een voor de markt eenduidige wijze gepresenteerd.

• 4. Het recreatieschap profileert zich zowel in- als extern als een zakelijke, betrouwbare en integere partner. Betrouwbaar staat hier voor: bewust, integer, doelmatig, rechtmatig, transparant, objectief en non-discriminatoir.

Artikel 5 Inkoop- en aanbestedingsregels

• 1. RNH handelt, gegeven het bepaalde in de artikelen 4 en 5 lid 1 van de Organisatieverordening 2022, bij inkoop en aanbestedingen op naam en voor rekening en risico van het recreatieschap, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

• 2. De bevoegdheden en het mandaat inzake het inkopen, aanbesteden en gunnen van leveringen, diensten en werken zijn vastgelegd in artikel 5 van de Organisatieverordening 2022, in het Mandaatbesluit t.b.v. het hoofd uitvoeringsorganisatie van Recreatie Noord-Holland N.V., alsmede in het Ondermandaatbesluit RNH 2022.

• 3. In de navolgende gevallen wordt de daarbij aangewezen wijze van aanbesteding(-sprocedure) gevolgd:

  Procedure voor Leveringen & Diensten	Vanaf	Tot
  Enkelvoudig onderhands	€ 0	€ 50.000
  Meervoudig onderhands	€ 50.000	Europees drempelbedrag € 215.000 *)
  Nationaal openbaar	€150.000	Europees drempelbedrag € 215.000 *)
  Europees	Europees drempelbedrag € 215.000 *)

  Procedure voor Werken	Vanaf	Tot
  Enkelvoudig onderhands	€ 0	€ 150.000
  Meervoudig onderhands	€ 150.000	€ 1.500.000
  Nationaal openbaar	€ 1.500.000	Europees drempelbedrag € 5.382.000 *)
  Europees	Europees drempelbedrag € 5.382.000 *)

  *) Europees drempelbedrag t/m 31-12-2023; alle bedragen zijn excl. Btw

• 4. Het is niet toegestaan om opdrachten kunstmatig te splitsen met als enig doel om onder de drempelbedragen te blijven.

• 5. Een opdracht die bestaat uit een combinatie van een Werk met een Levering of een Werk met een Dienst, dan wel een combinatie van een Werk met een Levering en een Dienst, wordt aanbesteed volgens de regels die gelden voor het hoofdvoorwerp of de hoofdverplichting.

• 6. Een opdracht die bestaat uit een combinatie van een Dienst en een Levering wordt aanbesteed volgens de regels die gelden voor het deel van de opdracht met de hoogste geraamde waarde.

Artikel 6 Afwijkingen bij inkoop en aanbesteding

Afwijkingen van deze Inkoop- en aanbestedingsrichtlijn zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit

• door de directeur van de uitvoeringsorganisatie voor zover het mandaat reikt;

• door het bestuur van het recreatieschap,

en voor zover één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Een dergelijk besluit wordt altijd schriftelijk vastgelegd en ondertekend.

Artikel 7 Standstill termijn

• 1. In geval van een Europese of nationale (openbare) aanbestedingsprocedure wordt door het recreatieschap niet eerder een opdracht gegund op basis van een gunnings-beslissing dan nadat een termijn van 20 kalenderdagen na verzending van de mededeling tot gunning is verstreken. Vorengenoemde opschortende termijn vangt aan op de dag na de datum waarop de mededeling van de gunnings-beslissing is verzonden aan de betrokken inschrijvers en betrokken gegadigden.

• 2. Indien binnen 20 kalenderdagen (de dag) na verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de gunningbeslissing van het recreatieschap, zal het recreatieschap niet overgaan tot gunning van de opdracht voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning noodzakelijk of wenselijk maakt.

• 3. Het recreatieschap zal bij een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure een opschortende termijn van 7 kalenderdagen als bedoeld in het eerste en tweede lid van dit artikel in acht nemen, tenzij in de procedure anders is bepaald.

Artikel 8 Aannemers, leveranciers en dienstverleners

• 1. Het recreatieschap streeft naar duurzame en professionele betrekkingen met aannemers, leveranciers en dienstverleners. Zij beoogt wederzijdse profijtelijke relaties met haar opdrachtnemers, maar vermijdt zoveel mogelijk een te grote wederzijdse afhankelijkheid. Uitgangspunt is dat het recreatieschap contracteert met zakenpartners die betrouwbaar zijn en kunnen aantonen dat zij financieel, juridisch en technisch in staat zijn om de opdrachten van het recreatieschap uit te voeren.

• 2. Het recreatieschap streeft ernaar om overeenkomsten af te sluiten voor meerdere jaren. De uitvoeringsorganisatie heeft oog voor samenwerking bij inkoop en aanbesteding, bijvoorbeeld door het bundelen van gelijksoortige of homogene opdrachten.

  De samenwerking moet wel toegevoegde waarde hebben. Mogelijke voordelen zijn:

  • a) Schaalvoordelen (financiën)

  • b) Procesvoordelen (werkwijze)

  • c) Informatievoordelen (kennisniveau)

• 3. Het recreatieschap sluit ter zake van inkoop van goederen en diensten uit efficiency overwegingen bij voorkeur standaardcontracten af voor kleinschalige diensten en bestellingen die binnen een jaar meerdere keren plaatsvinden.

Artikel 9 Contractuele voorwaarden

• 1. In het bestek c.q. de documenten die worden gebruikt bij het doen van een aanbesteding van een Werk onder het Europese normbedrag wordt verplicht gebruik gemaakt van de meest recente versie van het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016). Bij aanbesteding van een Werk boven het Europese normbedrag kan het ARW 2016 ook worden toegepast.

• 2. Bij inkoop en aanbestedingen voor Werken, Diensten of Leveringen worden één van de volgende voorwaarden toegepast:

  Contractuele voorwaarden

  Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) 2012 Uniforme Administratieve Voorwaarden – Geïntegreerde Contracten (UAV-GC) 2005

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Recreatieschap Recreatieschap Spaarnwoude.

  De Nieuwe Regeling (DNR) 2011

Artikel 10 Integriteit

• 1. Opdrachten worden op een integere, transparante en controleerbare wijze aanbesteed, gericht op gelijke kansen en eerlijke concurrentie. Uitvoerenden houden zich bij inkoop en aanbestedingen aan de integriteitvoorwaarden en de geheimhoudingsplicht zoals in de arbeidsvoorwaarden zijn bepaald.

• 2. Het recreatieschap kan in de aanbestedingsstukken opnemen dat door het recreatieschap besloten kan worden tot het instellen van een onderzoek op grond van de wet BIBOB.

Artikel 11 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

• 1. Het recreatieschap omarmt het uitgangspunt van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. Dit houdt in dat het (intern) opdrachtgeverschap en het (extern) inkopen van diensten, producten en werken worden benut voor het realiseren van meer duurzaamheid en het voorkomen van negatieve effecten op milieu en sociale aspecten.

• 2. Het recreatieschap kan bij de inkoop en aanbesteding specifieke eisen stellen, kwalitatieve gunningscriteria toepassen, dan wel marktpartijen uitnodigen en aanmoedigen met (innovatieve) oplossingen te komen, met het oog op duurzaamheid, milieu en sociale aspecten.

• 3. Het recreatieschap kan bij de inkoop en aanbesteding eisen en voorwaarden stellen, specifieke gunningscriteria toepassen, dan wel marktpartijen uitnodigen en aanmoedigen met (innovatieve) oplossingen te komen, ten behoeve van de ontwikkeling en behoud van natuurwaarden.

• 4. Het recreatieschap spant zich in, bij inkopen en aanbestedingen, om de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te stimuleren, door waar mogelijk contractueel vastgestelde sociale voorwaarden te stellen aan een opdrachtnemer. Doel hiervan is om het aantal uitkeringsgerechtigden terug te dringen en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (inclusief jongeren) aan werk te helpen.

Artikel 12 Procesbeschrijvingen

Er zijn door de uitvoeringsorganisatie interne procesbeschrijvingen (bedrijfshandboek) opgesteld waarin de te nemen stappen, de betrokkenheid van onderscheiden medewerkers, alsmede overige onderwerpen van interne procedurele aard, bij het voorbereiden van aanbestedingen zijn beschreven. Dit bedrijfshandboek wordt gevolgd in het kader van de uitvoering van deze richtlijn.

Artikel 13 Communicatie

Een Europese of Nationale (openbare) aanbestedingsprocedure wordt tijdig aangekondigd op TenderNed.

In geval van een enkelvoudig of meervoudig onderhandse procedure wordt schriftelijk contact opgenomen met de door of namens het recreatieschap geselecteerde partijen.

Artikel 14 Gunning

Gunning vindt plaats aan de niet uitgesloten en geschikt bevonden inschrijver volgens de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) op basis van:

• beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV);

• laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit;

• laagste prijs

Het (wettelijk) uitgangspunt is dat wordt gegund op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding. Als gekozen wordt voor gunning op basis van de laagste kosten of laagste prijs moet dit worden gemotiveerd.

Artikel 15 Klachtenregeling

Het kan voorkomen dat tijdens een aanbestedingsprocedure ontevredenheid ontstaat tussen aanbestedende dienst en een ondernemer over hoe door partijen in een aanbestedingsprocedure is gehandeld. Dit kan leiden tot een klacht. Ondernemers kunnen met een dergelijke klacht terecht bij het klachtenmeldpunt.

Artikel 16 Slotbepalingen en citeertitel

• 1. Deze Inkoop- en aanbestedingsrichtlijn is vastgesteld door het algemeen bestuur van Recreatieschap Spaarnwoude op 11 mei 2023 en treedt in werking de dag na publicatie op Overheid.nl.

• 2. Deze richtlijn wordt aangehaald als ”Inkoop- en aanbestedingsrichtlijn Recreatieschap Spaarnwoude 2023”

• 3. De Aanbestedingsrichtlijn Recreatieschap Spaarnwoude 2014, zoals vastgesteld op 13 november 2014, wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreding van deze richtlijn.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur te Haarlem op 11 mei 2023.

De voorzitter,

Mevr. I. Zaal