Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 2
Conform artikel 32 lid 3 en artikel 31 van de Archiefwet 1995, dient het dagelijks bestuur als zorgdrager een archivaris en een archiefbewaarplaats aan te wijzen ten behoeve van respectievelijk het toezicht op niet-overgebrachte en het beheer van over te brengen archiefbescheiden.
Artikel 3
Met betrekking tot de registratie van informatiebestanden moet ieder informatiebestand zodanig vastgelegd worden dat daaruit blijkt wanneer het informatiebestand is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak/proces het informatiebestand betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het informatiebestand is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Artikel 4
Onder delen moet men verstaan: inzage geven tot de inhoud van de bestanden (door het toezenden van een afschrift of anderszins toegang verschaffen tot brongegevens). Bij het delen van informatie zijn altijd integriteitsbeginselen van toepassing, waarover interne medewerkers een eed/gelofte hebben afgelegd.
Lid 1
Dit op grond van artikel 361 van het Wetboek van Strafrecht. GGD Hollands Noorden beschouwt grove nalatigheid van het vastleggen van vitale bedrijfsvoeringinformatie identiek aan het opzettelijk vernietigen van informatiebestanden.
Artikel 5
De verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer gaat na de formele afhandeling over van de behandelaar naar de archief-/applicatiebeheerders (indien informatie niet in DMS). De proceseigenaar blijft eigenaar en verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie. Waar nodig zullen er op grond van artikel 21 van de Archiefwet 1995 en artikel 11 en 12 van het Archiefbesluit 1995, overeenkomstig de bepalingen van de Archiefregeling maatregelen moeten worden genomen om de betreffende informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden.
Artikel 6
Het vierde lid van dit artikel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de archivaris.
Artikel 7
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.
Artikel 10
Dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in de hoofdstukken 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Artikel 12
Het Strategisch informatieoverleg (hierna: SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat het dagelijks bestuur, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW), bevoegd zijn tot vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
Het SIO kan de verantwoordelijke beheerder betrekken bij de advisering.
De advisering over archief wettelijke taken die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de archivaris.
Artikel 13
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de archivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de directeur Publieke Gezondheid. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.
De zorgdrager stelt, indien de kosten, bedoeld in artikel 14 en in artikel 18, zesde lid, van de Archiefwet in rekening worden gebracht, regels omtrent die kosten.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan het dagelijks bestuur (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voeren met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in de archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.
Artikel 15
Met betrekking tot de uitwisselbaarheid van zowel informatiebestanden als informatiesystemen is het zaak dat hierbij standaarden worden gehanteerd.
Artikel 16
Bij vervanging worden de oorspronkelijke documenten vernietigd. Bij overweging tot vervanging dient er daarom rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Dit op grond van artikel 6, 1e lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling.
Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden aan het toegankelijk houden van digitale informatie die blijvend bewaard moet worden. Door tijdig te signaleren voor welke informatiebestanden conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze informatiebestanden bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 14 van de Archiefregeling regelt dat informatiebestanden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur. Hierbij moet er niet alleen aandacht zijn voor het documentmanagementsysteem, maar ook voor andere applicaties die archiefwaardige informatiebestanden bevatten.
Artikel 25 van de Archiefregeling bepaald dat de zorgdrager conversie/migratie dient toe te passen wanneer de gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij de Archiefregeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden.