Controleverordening gemeenschappelijke regeling

Werkplein Drentsche Aa per 1-1-2023

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa van de gemeenten Assen, Aa en Hunze en Tynaarlo besluit, gelet op het bepaalde in artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, vast te stellen de controleverordening van de gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. a. accountant

Een door het algemeen bestuur benoemde:

• 1. § registeraccountant of

• 2. § organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

• 1. b. accountantscontrole

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

• 1. § het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen

• 2. § de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maakt waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• 1. c. rechtmatigheid

• 2. Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• 3.

• 4. d. rechtmatigheidsverantwoording

• 5. Een door het dagelijks bestuur afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening waaruit blijkt in welke mate er rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om de financiële rechtmatigheid.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van twee jaar met de optie om tot maximaal twee maal toe de benoeming telkens voor één jaar te verlengen.

• 2. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Dit bevat de periode waarvoor de accountant wordt benoemd, met inachtneming van het eerste lid van dit artikel. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval opgenomen:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringtoleranties) bij de controle van de jaarrekening

b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases en goedkeuringstoleranties

c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen

d. de eventuele aanvullende uit te voeren tussentijdse controles

e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijds rapportering en voor ieder afzonderlijk begrotingsjaar

f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden

g. de functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van jaarstukken, bestaande uit jaarverslag, jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten van het dagelijks bestuur, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen tijdig voor aan het algemeen bestuur.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld van de jaarrekening, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1. De accountant bepaalt, samen met de opdrachtgever, binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt, samen met de opdrachtgever, binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

3. Voor zover wenselijk ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole pleegt de accountant (afstemmings-) overleg met een vertegenwoordiger van het algemeen bestuur dan wel het dagelijks bestuur, de controller of betrokkenen medewerkers.

Artikel 5. Toegang tot informatie

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig acht. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft met in achtneming van de daarvoor geldende privacy – en securityvoorwaarden tot alle kantoren en informatiedragers van Werkplein Drentsche Aa.

2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

3. Het dagelijks bestuur zorgt dat de medewerkers zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de getrouwheid van de verstrekte informatie over de totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

Artikel 7. Rapportering

• 1. 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze tijdig en schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. Bij de constatering van een schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen meteen aan de voorzitter van het algemeen bestuur en aan een vertegenwoordiger van het algemeen bestuur. Indien de schending van integriteit de voorzitter betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger.

• 3. Naar aanleiding van de (tussentijdse) controle naar de bedrijfsvoering en administratieve organisatie brengt de accountant verslag uit aan het dagelijks bestuur (de managementletter). Het dagelijks bestuur brengt dit verslag ter kennisgeving naar het algemeen bestuur.

• 4. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiger van het algemeen bestuur.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze controleverordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “controleverordening Werkplein Drentsche Aa”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Werkplein Drentsche Aa op 30 november 2022.

De voorzitter, C.J. Staal

De secretaris, J. Peters

Toelichting controleverordening gemeenschappelijke regeling Werkplein Drentsche Aa gemeenten

Artikel 1.

Hierin worden de definities weergegeven.

Vanaf 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Hier hebben we op geanticipeerd.

Hierdoor is het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor een verklaring over de verantwoording van de (financiële) rechtmatigheid van de organisatie. Dit lag tot en met 2022 bij de accountant.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Het algemeen bestuur is opdrachtgever en het is mogelijk om de verbintenis met de accountant na een bepaalde periode te herzien.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van het algemeen bestuur is het dagelijks bestuur ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door het algemeen bestuur geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel regelt de verplichting van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het is aan het dagelijks bestuur om deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. De directie van de gemeenschappelijke regeling geeft een verklaring af aan de accountant, waarin wordt verklaard geen informatie, die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Deze verklaring wordt ook wel een LOR (letter of representation) genoemd.

De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Analoog aan artikel 197, lid 2 Gemeentewet echter is bepaald dat het dagelijks bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het algemeen bestuur daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het dagelijks bestuur meldt meteen alle relevante informatie aan het algemeen bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in het algemeen bestuur uit.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

De accountant bepaalt in overleg met de opdrachtgever en binnen het kader van de opdrachtverlening de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de vertegenwoordiger van het dagelijks bestuur. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit wordt ook bij verordening geregeld. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen.

Het dagelijks bestuur heeft de plicht om er voor te zorgen dat de accountant onbelemmerde toegang heeft tot alle onderdelen van de gemeenschappelijke regeling gemeenschappelijke regeling gemeenschappelijke regeling en haar medewerkers. Feitelijk dient volledige medewerking te worden verleend. Bij de inzage wordt rekening gehouden met de privacywetgeving.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant. Geregeld wordt hoe het dagelijks bestuur hiermee moet omgaan. Het dagelijks bestuur moet dan het algemeen bestuur hier vooraf over informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.

Artikel 7. Rapportering

In dit artikel wordt de wijze van rapportering geregeld en de inhoud daarvan. Aanvullend daarop kan het algemeen bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapportages van de accountant. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het algemeen bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn.

Het dagelijks bestuur geeft bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening een afschrift van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur kan dan in overleg met het algemeen bestuur en de accountant mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel treffen.

De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Dit geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept)verslag van bevindingen. De accountant licht zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur altijd mondeling toe.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Dit artikel bepaalt de ingangsdatum van de verordening.

Artikel 9. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarnaar te allen tijde kan worden verwezen.