Financiële verordening WVS

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling WVS;

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur dd. 6 maart 2023, no. 5 – 2023, dos. 1/2 A;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de navolgende Financiële verordening WVS:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Begroting

• 1. Jaarlijks wordt door het dagelijks bestuur de begroting aangeboden aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast. De begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming die zich uitstrekt over 3 jaar volgend op het begrotingsjaar.

• 2. Voorafgaand aan de begroting wordt door algemeen bestuur de kadernota opgesteld. Hierin worden inhoudelijke en financiële kaders voor de begroting uitgewerkt.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting worden de lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt het totaal van de investeringen gesplitst per categorie.

• 3. Jaarlijks worden door het dagelijks bestuur de jaarstukken aangeboden aan het algemeen bestuur. De jaarstukken bestaan uit de jaarrekening en het jaarverslag. Dit is de integrale verantwoording van het dagelijks bestuur van de realisatie van de doelen en activiteiten en de middelen die daarvoor zijn ingezet ten opzichte van de voornemens uit de begroting. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken vast.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten en de investeringsbegroting. Het dagelijks bestuur doet het algemeen bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde begroting en de investeringsbegroting en voorstellen voor het bijstellen van het beleid.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage per kwartaal over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De tussenrapportage bevat:

• een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid;

• de realisatie en raming van de baten en de lasten.

Artikel 6. Jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de diensten naar de programmaverantwoording.

• 2. Door het vaststellen van de, door de accountant goedgekeurde, jaarrekening verleent het algemeen bestuur décharge aan het dagelijks bestuur voor het gevoerde beleid.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze zij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van € 100.000.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen. De eisen / voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk voor het begin van het boekjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheerhandelingen kunnen voortvloeien. [Het dagelijks bestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.]

Artikel 9 Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheerhandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheerhandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

Artikel 12. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op in-baarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

• 1. Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht van de reserves en voorzieningen. De bijbehorende bestedingsplannen worden opgenomen in de begroting voor zover dit relevant is in het kader van de keuzemogelijkheden door het algemeen bestuur.

• 2. Een reserve en / of voorziening wordt ingesteld of opgeheven door een besluit van het algemeen bestuur.

• 3. In de begroting en de jaarrekening wordt een overzicht opgenomen van het weerstandsvermogen in relatie tot de risico's. De definiëring van het weerstandsvermogen is het totaal van reserves.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a. voor het aantrekken van externe financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

• b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 15. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16. Financiële organisatie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidige toewijzing van de taken aan de directie;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbegroting;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de directie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 17. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 7. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen tenminste eenmaal in de 3 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 18. Intrekken oude verordening en overgangsrecht De Financiële verordening WVS-groep zoals vastgesteld op 18 februari 2019 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt. Artikel 19. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2023 met dien verstande dat zij van toepassing is op de rechtmatigheidsverantwoording van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening WVS.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 3 april 2023.

De secretaris , De voorzitter,

P.F.J.M. Havermans T.C. Melisse.

Bijlage, behorende bij artikel 11: Afschrijvingsbeleid

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 2.500 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in tenminste:

• a. 40 jaar: nieuwbouw kantoren en bedrijfsgebouwen;

• b. 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop kantoren en bedrijfsgebouwen;

• c. 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

• d. 10 jaar: bedrijfsauto’s, productiemachines en / of -apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen, groot onderhoud bedrijfsgebouwen;

• e. 10 jaar: zware transportmiddelen, aanhangwagens, lichte motorvoertuigen, zware automatiseringsapparatuur en -programmatuur;

• f. 5 jaar: lichte automatiseringsapparatuur.