Blad gemeenschappelijke regeling van Werkorganisatie BUCH
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Werkorganisatie BUCH | Blad gemeenschappelijke regeling 2023, 219 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid Werkorganisatie BUCH
De BUCH wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstelling realiseren:
De BUCH heeft de volgende ambities:
De BUCH houdt zich aan de relevante wet- en regelgeving.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de BUCH restrictief worden uitgelegd en toegepast. Dit om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
2.2 ALGEMENE BEGINSELEN BIJ INKOPEN
Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht
De BUCH neemt bij de inkopen de volgende vier algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De BUCH neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De BUCH past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe haar Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten.
Gestimuleerd wordt dat de BUCH en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag neemt de BUCH (indien nodig ) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze de BUCH de klacht vervolgens behandelen. De BUCH heeft samen met de gemeenten een eigen klachtenmeldpunt voor aanbesteden.
De bestuurders en ambtenaren van de BUCH houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief.
De BUCH doet enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen en aanbesteden mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden via het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De BUCH kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
3.2 EERLIJKE MEDEDINGING EN COMMERCIEËLE BELANGEN
De BUCH bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De BUCH wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
3.3 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN
De BUCH neemt een voorbeeld rol op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Centraal daarin staat de verantwoorde balans tussen de zorg voor het welzijn van de mensen (people), de ecologische kwaliteit (planet) en de economische welvaart (prosperity). Dit is een integrale verantwoordelijkheid voor de BUCH en wordt ook gevraagd van partners, leveranciers etc. De BUCH zet Inkoop strategisch in om de duurzaamheidsdoelstellingen van het Rijk te helpen realiseren en waar mogelijk te versnellen. De BUCH streeft hierbij de doelstellingen na die zijn opgenomen in het Ambitiedocument Klimaat BUCH-gemeenten (Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo) en zijn vastgelegd in 2020. De overkoepelende doelen zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
In dit Ambitiedocument Klimaat staat dat de BUCH en de gemeenten hieraan werken vanuit de vijf klimaat pijlers van het Programma Klimaat. Deze vijf pijlers zijn onderling verbonden en zijn als volgt:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Daarnaast heeft de BUCH een verantwoordelijkheid om zich sterk in te zetten op de duurzaamheidsdoelstelling als ondertekenaar van het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (Manifest MVOI).
De basis voor MVOI wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming deze aspecten te betrekken en door een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. MVOI komt altijd langs in de besluitvorming en is voor de BUCH een organisatie brede verantwoordelijkheid. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende MVOI thema’s.
Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor werkzoekende 1 . Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn de BUCH en de gemeenten aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN). De RPA-NHN verzorgt tevens de controle op opvolging van de gedane toezeggingen.
De BUCH heeft oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om inwoners te laten participeren in de samenleving. De BUCH helpt daar waar mogelijk de inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.
4.3 LOKALE ECONOMIE, MKB EN SOCIALE ONDERNEMINGEN
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. De BUCH houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.
Bij inkopen kan de BUCH opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of gecertificeerde sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
De BUCH bevordert en stimuleert innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. De BUCH heeft oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie toe te passen voor deze uitdagingen.
5.1 BEPALEN VAN DE INKOOPPROCEDURE
De BUCH heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening/ inbesteding) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien de BUCH er voor kiest taken uit te besteden hanteert zij (onder meer) de onderstaande uitgangspunten voor het kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure. Bij deze afwegingen is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang. Opdrachten met een waarde boven de Europese drempelbedragen, moeten in principe volgende Europese procedures worden aanbesteed. Opdrachten waarvan de geschatte waarde minder bedraagt dan de drempelbedragen, hoeven niet Europees te worden aanbesteed. Op deze procedures zijn alleen hoofdstuk 1 van de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit, de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, en in het geval van opdrachten voor werken het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) van toepassing.
De BUCH past − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures toe.
*Europese drempelbedragen wijzigen elke 2 jaar.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De BUCH vraagt aan één ondernemer een offerte.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De BUCH vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.
Bij grotere opdrachten onder de Europese drempelbedragen kan er gekozen worden om nationaal aan te besteden. De opdracht wordt opengezet voor Nederlandse bedrijven. Er kan gekozen worden voor een nationale openbare of niet-openbare procedure. De aankondiging van een opdracht vindt in ieder geval plaats via TenderNed.
Boven de Europese drempelbedragen besteedt de BUCH in beginsel Europees aan, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De opdracht wordt opengezet voor Europese bedrijven.
Sociale en andere specifieke diensten
Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Deze is van toepassing indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van € 750.000 overschrijdt.
Bij sociale en andere specifieke diensten onder de €750.000 gebruikt de BUCH een meervoudige onderhandse procedure, waarbij drie tot vijf offertes gevraagd worden.
De specifieke voorschriften die gelden voor een sociale en andere specifieke diensten staan in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. Deze artikelen zijn alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht het drempelbedrag van € 750.000 overschrijdt.
5.2 RAMING EN FINANCIEEL BUDGET
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De BUCH wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Hiervoor maakt de BUCH gebruik van het strategiedocument.
5.3 REGISTRATIE EN DOSSIERVORIMING
De stelregel is dat aan elke inkoop/bestelling altijd een schriftelijke opdracht voor af gaat. Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om:
- •
- •
- •
Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief.
Contractbeheer is het administratieve proces van het beheren van contracten binnen de organisatie, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Door middel van een centraal contractbeheersysteem wordt het beheer van alle contracten gefaciliteerd vanuit een centraal systeem binnen de organisatie. Het gaat hier met name om de verlengings- en expiratiedata van contracten.
Voor inkopen waar de hoogte van de opdrachtwaarde onder de Europese drempelbedragen blijft, kan er in sommige gevallen worden afgeweken van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Afwijkingen zijn alleen toegestaan in gevallen waarin het doorlopen van de voorgeschreven procedures onevenredig is of voor het specifieke geval disproportioneel is. Daarbij worden alle relevante omstandigheden in aanmerking genomen.
Bij opdrachten boven de Europese drempelwaarden geldt hogere, Europese wetgeving en is afwijking alleen mogelijk op basis van de Aanbestedingswet.
Op basis van de Bevoegdhedenregeling bestuur Werkorganisatie BUCH 2020 is de algemeen directeur bevoegd tot het afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid op basis van en binnen de kader van de in dit beleid opgenomen afwijkingsmogelijkheid, indien het afwijken niet overeenkomstig het advies van de inkoopadviseur van het domein is.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2023-219.html