Dienstverleningsovereenkomst archiefbeheer Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen

Het Servicecentrum MER, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de voorzitter van het Dagelijks Bestuur.

De gemeente Maasgouw, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester.

De gemeente Echt-Susteren, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester.

De gemeente Roerdalen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester.

(hierna ook samen te noemen: ‘opdrachtgevers’)

en

de gemeente Roermond, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de clustermanager Sport en Cultuur,

(hierna ook te noemen: ‘opdrachtnemer’)

overwegende dat opdrachtgevers een aantal diensten op het terrein van de archiefzorg en archief-beheer willen laten verrichten door de archiefdienst van opdrachtnemer, en opdrachtnemer bereid en in staat is deze diensten overeenkomstig de eisen van de Archiefwet 1995 uit te voeren;

gelet op de bepalingen in of krachtens de Archiefwet 1995 en de Gemeentewet;

komen als volgt overeen:

Artikel 1 Begrippen

In deze dienstverleningsovereenkomst wordt verstaan onder:

• 1. de wet: Archiefwet 1995;

• 2. de archiefdienst: het team Gemeentearchief van de gemeente Roermond;

• 3. de archiefbewaarplaats: de op grond van artikel 31 van de wet voor permanente bewaring van archiefbescheiden aangewezen archiefbewaarplaatsen van de gemeente Roermond gevestigd in het pand aan de Swalmerstraat 12 te Roermond en de gemeente Weert, gevestigd in het pand Wilhelminasingel 250 te Weert;

• 4. de archivaris: de bij besluit van de burgemeester en wethouders van Roermond tot gemeentearchivaris benoemde functionaris;

• 5. archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden afkomstig van het Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen;

• 6. beheer: het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren en beschikbaar stellen van (informatie uit) de overgedragen archiefbescheiden. Tevens wordt hieronder verstaan het zodanig bewaren van archiefbescheiden, en indien nodig zodanige maatregelen treffen, dat na tenminste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren. De archieven van Maasgouw gaan naar Weert en worden daar opgeslagen en ter beschikking gesteld onder dezelfde voorwaarden als in Roermond;

• 7. studiezaal: de studiezaal van het Gemeentearchief Roermond voor het Servicecentrum MER, Echt-Susteren en Roerdalen en de studiezaal van het Gemeentearchief Weert voor Maasgouw;

• 8. zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

Artikel 2 Onderwerp

De archiefdienst van opdrachtnemer beheert overeenkomstig het bepaalde in deze overeenkomst in opdracht van opdrachtgevers de overgedragen archiefbescheiden.

Artikel 3 Aanwijzing archivaris

Het Dagelijks Bestuur Servicecentrum MER en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen wijzen de gemeentearchivaris van Roermond aan tot archivaris van de voorgenoemde organisaties.

Artikel 4 Aanwijzing archiefbewaarplaats

Het Dagelijks Bestuur van het Servicecentrum MER en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen wijzen de archief-bewaarplaats van de gemeente Roermond en de gemeente Weert aan als archiefbewaarplaatsen voor de voorgenoemde organisaties overeenkomstig de bepalingen in artikel 31 van de wet.

Artikel 5 Dienstverlening

• a. De archiefdienst beheert alle naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van opdrachtgevers conform artikel 12 van de Archiefwet 1995 aan de hand van een ‘basispakket’.

• b. Het basispakket omvat de volgende wettelijke taken:

  • de opslag van de archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen;

  • het voor raadpleging beschikbaar stellen van de archiefbescheiden aan het publiek en de gemeentelijke organisaties;

  • het verstrekken van informatie aan het publiek;

  • toezicht op nog niet overgebrachte archiefbescheiden.

• c. De archivaris is bij de uitvoering van zijn werkzaamheden gebonden aan de bepalingen van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de archiefverordening van opdrachtgevers alsmede het studiezaalreglement van opdrachtnemer, zoals deze bij aanvang van deze overeenkomst luiden dan wel op enig moment komen te luiden.

Artikel 6 Beschikbaarstelling archiefbescheiden

• a. De archiefdienst stelt de archiefbescheiden voor raadpleging beschikbaar gedurende de openingstijden van de studiezaal.

• b. Gedigitaliseerde inventarissen worden op Internet en op de studiezaal beschikbaar gesteld.

• c. De archiefdienst stelt aan opdrachtgevers, op hun verzoek, overgebrachte archiefbescheiden ter beschikking op de studiezaal van het Gemeentearchief dan wel ter uitlening.

Artikel 7 Behoudswerkzaamheden

• a. De archiefdienst coördineert en begeleidt de conservering / restauratie van archiefbescheiden aan de hand van schade-inventarisatierapporten.

• b. Het opstellen van schade-inventarisatierapporten gebeurt in opdracht en voor rekening van opdrachtgevers.

• c. De kosten van de conservering/restauratie van archiefbescheiden komen ten laste van opdrachtgevers.

Artikel 8 Toezicht op het beheer

• a. De archivaris houdt toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

• b. Ten behoeve van dit toezicht verricht de archivaris tenminste een maal per twee jaar een inspectie en levert een rapportage hierover op. Het rapport wordt besproken met de opdrachtgevers. In deze rapportages signaleert hij eventuele problemen en adviseert hij over de aanpak daarvan.

• c. De archivaris adviseert de opdrachtgevers gevraagd en ongevraagd omtrent de archiefzorg en het archiefbeheer voor hun organen, diensten en instellingen.

Artikel 9 Jaarverslag

De archivaris brengt tweejaarlijks schriftelijk een verslag uit aan het Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen waarin staat vermeld welke werkzaamheden de afgelopen jaren zijn uitgevoerd.

Artikel 10 Overleg

• a. Partijen voeren tenminste eenmaal per jaar overleg over de uitvoering van deze overeenkomst. Het initiatief tot dit overleg wordt genomen door de archivaris.

• b. In het overleg komen tenminste aan de orde de dienstverlening met betrekking tot de overgebrachte archieven en het jaarverslag.

Artikel 11 Financiën

• a. Voor de in het basispakket omschreven werkzaamheden zijn de opdrachtgevers aan opdracht-nemer jaarlijks een bedrag verschuldigd van € 80,- (exclusief BTW) per strekkende meter van de te beheren archiefbescheiden.

• b. Voornoemd bedrag wordt jaarlijks met het prijsindexcijfer verhoogd, voor het eerst per 1 januari 2024, conform de wijziging van het door het Centraal Bureau voor de Statistiek vastgestelde prinsindexcijfer.

• c. De bij aanvang van deze overeenkomst in aanmerking te nemen strekkende meters zijn vermeld in het bij deze overeenkomst behorende addendum. Bij wijzigingen in het aantal strekkende meter te beheren archiefbescheiden komen partijen aanpassing van het addendum overeen.

Artikel 12 Facturering en betaling

• a. Het Servicecentrum MER ontvangt jaarlijks in januari een factuur ter zake van het op grond van het bepaalde in artikel 11 verschuldigde bedrag.

• b. Betaling van deze factuur dient te geschieden binnen een betalingstermijn van vier weken, bij gebreke waarvan de gemeente Roermond zonder nadere ingebrekestelling gerechtigd is de wettelijke rente en eventuele incassokosten in rekening te brengen.

Artikel 13 Tussentijdse wijziging

Indien één der partijen de overeenkomst tussentijds wenst te wijzigen geeft zij hiervan kennis aan de wederpartij. Tussentijdse wijziging kan alleen tot stand komen indien beide partijen hiermee instemmen. Wijzigingen zijn alleen van kracht voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd en door de partijen zijn ondertekend.

Artikel 14 Onvoorziene gevallen

Ten aanzien van zaken die niet in deze overeenkomst zijn vastgelegd maar wel een regeling behoeven, spreken partijen uit in goed overleg met elkaar tot een regeling te willen komen.

Artikel 15 Looptijd en beëindiging

• a. Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van 1 januari 2023 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• b. Deze overeenkomst kan door elk van partijen worden opgezegd, ingaande 1 januari van enig kalenderjaar, door mededeling aan de andere partij bij aangetekend schrijven. De opzeg-termijn bedraagt minimaal één jaar.

• c. Het vaststellen van een regeling tot opzegging van de overeenkomst geschiedt door de (gemeente)besturen van alle partijen gezamenlijk, c.q. het Servicecentrum MER en de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen.

Aldus overeengekomen en in vijfvoud ondertekend.

Datum:

Namens het Servicecentrum MER,

S. Strous,

voorzitter

Dagelijks Bestuur,

Datum:

Namens de gemeente Maasgouw,

S. Strous.

burgemeester,

Datum:

Namens de gemeente Echt-Susteren,

J. Hessels,

burgemeester,

Datum:

Namens de gemeente Roerdalen,

M. de Boer-Beerta,

burgemeester,

Datum:

Namens de gemeente Roermond,

F. Craemers.,

clustermanager Sport & Cultuur,

Addendum DVO:

Roerdalen archiefbewaarplaats Roermond Is reeds overgedragen	362
Roerdalen archiefbewaarplaats Odiliënberg Nog over te dragen op later moment	220,5
Echt-Susteren archiefbewaarplaats Roermond Voorlopig nog niet aan de orde	468,5
Maasgouw naar archiefbewaarplaats Weert Per 1 januari 2023 over te dragen	612,5
Servicec+entrum MER Voorlopig nog geen over te dragen archieven	0
		Totaal: 974,5

Er wordt gerekend met € 80,- per strekkende meter.

Dit zou betekenen:

Per 1 januari 2023: 362 m1 x € 80,- = € 28.960 pj (voor rekening van de gemeente Roerdalen). Per 1 januari 2023 612,5 m1 x € 80,- = € 49.000,- pj (voor rekening van gemeente Maasgouw).

Structureel per 1 jan. 2024: voor gemeente Roerdalen € 28.960,- en voor de gemeente Maasgouw € 49.000,- (exclusief jaarlijkse index-verhoging).