REGELING FINANCIËLE VERORDENING RHC GELDERS ARCHIEF 2023

Het algemeen bestuur van het RHC Gelders Archief te Arnhem,

ter nadere uitwerking van:

1. De Gemeenschappelijke Regeling (GR) Gelders Archief artikel 24 lid 1

“Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Gelders Archief.” en

2. De Gemeentewet artikel 212

“De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan”

besluit vast te stellen de volgende

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van het Gelders Archief en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 1 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Begroting

• 1. Het dagelijks bestuur stelt bij aanvang van iedere cultuurperiode een meerjarenbegroting op conform artikel 17 GR Gelders Archief en jaarlijks een begroting conform artikel 18 GR Gelders Archief.

• 2. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere cultuurperiode de meerjarenbegroting vast conform artikel 17 GR Gelders Archief en jaarlijks de begroting conform artikel 18a GR Gelders Archief.

• 3. Besluiten tot wijziging kunnen uiterlijk tot eind van het begrotingsjaar worden genomen conform artkel 19 GR Gelders Archief.

• 4. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Uitvoering begroting

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de waarborging dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Artikel 4. Interne controle

Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussenrapportage over de realisatie van de begroting van het Gelders Archief van het lopende boekjaar, op basis van informatie over de eerste zes maanden.

• 2. De rapportage gaat in op afwijkingen voor wat betreft de lasten en de baten en de kwalitatieve- en kwantitatieve doelstellingen.

Artikel 6. Jaarstukken

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de verantwoording van de organisatie.

• 2. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

a. wat is bereikt;

b. welke prestaties zijn geleverd;

c. wat de kosten en opbrengsten zijn;

d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering of de beleidsdoelen voor het lopende jaar en komende begrotingsjaar bijstelling behoeven.

Hoofdstuk 2 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van het Gelders Archief, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000,- nader toegelicht.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur bieden het algemeen bestuur ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 2.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

Artikel 11. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

De verantwoordingsgrens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van het Gelders Archief, inclusief de dotaties aan de reserves. Hierbij kan het algemeen bestuur de volgende overwegingen meenemen:

Informatiepositie van het algemeen bestuur Bij een laag percentage worden eerder fouten en onzekerheden zichtbaar voor het algemeen bestuur dan bij een hoog percentage.

Kosten van de verantwoording Het Gelders Archief moet kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de goedkeuringstolerantie op een laag niveau wordt vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen mee zijn gemoeid. Ook zal het Gelders Archief meer afwijkingen moeten opsporen, vastleggen en rapporteren. De (interne) controle wordt duurder.

Eenduidigheid van normen en communicatie Binnen het Gelders Archief kunnen al normen (percentages) gehanteerd worden voor de goedkeuringstoleranties. Wil het algemeen bestuur verschillende normen hanteren, dan moet hij uitleggen waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet.

De rapportagegrens, waarboven afzonderlijke fouten of onduidelijkheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering, kan afwijken van de verantwoordingsgrens. Hierbij kunnen dezelfde overwegingen worden meegenomen als bij de tabel hierboven. Daarnaast verdient het aanbeveling om in de paragraaf bedrijfsvoering vooral die afwijkingen naar voren te laten komen die er echt toe doen, zonder dat de paragraaf buitensporig uitgebreid wordt.

Hoofdstuk 3 Financiële positie

Artikel 12. Financiële positie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

Artikel 13. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks in de jaarstukken inzicht in de grondslagen voor de waardering en afschrijving van de materiële vaste activa.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaalde activiteit worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 4. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 1.000,- worden niet geactiveerd.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1. Het dagelijks bestuur geeft jaarlijks bij de jaarstukken inzicht in de actuele stand van reserves en voorzieningen.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat voor elke reserve en/of voorziening een onderbouwing aanwezig is.

Artikel 15. Financieringsfunctie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen om de activiteiten binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie;

c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

Hoofdstuk 4 Paragrafen

Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Bij de begroting en jaarstukken doet het dagelijks bestuur verslag van de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

Artikel 17. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur verslag van het beleid ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille, geeft inzicht in de rentelasten en renteresultaat, de wijze waarop rente wordt toegerekend en de financieringsbehoefte.

Artikel 18. Bedrijfsvoering

Bij de begroting en jaarstukken doet het dagelijks bestuur verslag van de ontwikkelingen op het gebied van personeel, huisvesting, organisatie, informatisering en de Planning & Controlcyclus.

Artikel 19. Verbonden partijen

Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een overzicht aan van de verbonden partijen. Van elk van de verbonden partijen wordt in elk geval weergegeven het openbare en financiële belang.

Hoofdstuk 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 20. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij het Gelders Archief;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

c. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 21. Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan relevante wet- en regelgeving;

b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk en de deelnemende gemeenten alsmede aan andere instellingen die specifiek verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het Gelders Archief.

Artikel 22. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor:

a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van het toegekende budget.

Artikel 23. Aanbesteding en inkoop

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 24. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met ingang van 1 januari 2023 in werking.

Artikel 25. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Regeling financiële verordening RHC Gelders Archief 2023”.

Deze regeling vervangt “Financiële verordening RHC Gelders Archief 2016” ingaande 1 januari 2016.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het RHC Gelders Archief, gehouden te Arnhem, d.d. ..-..-….,

Mw. Adelheid Ponsioen Dr. F.J.W. van Kan

Voorzitter Directeur