REGELING NORMENKADER RECHTMATIGHEID RHC GELDERS ARCHIEF 2023

Het algemeen bestuur van het RHC Gelders Archief te Arnhem,

overwegende dat ingevolge

– artikel 213 van de Gemeentewet (“De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst”),

– artikel 24 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling (“Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.”)

– en de Controleverordening Gelders Archief artikel 2, lid 2.c. (“Voorafgaand aan de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur in overleg met de accountant vast de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening en de rapporteringstolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen”)

er een normenkader rechtmatigheid moet worden opgesteld voor de controle van de externe accountant

besluit vast te stellen het volgende

Artikel 1 Rechtmatigheidscriteria

De accountant gebruikt voor de controle van de rechtmatigheid van de baten lasten en de balansmutaties de volgende rechtmatigheidscriteria:

1. Calculatiecriterium

2. Valuteringscriterium

3. Leveringscriterium

4. Adresseringscriterium

5. Volledigheidscriterium

6. Aanvaardbaarheidscriterium

7. Begrotingscriterium

8. Voorwaardecriterium

9. M&O-beleid (misbruik en oneigenlijk gebruik)

De volgende rechtmatigheidscriteria worden niet afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel; deze worden door het dagelijks bestuur intern gecontroleerd en in de rechtmatigheidsverantwoording, als onderdeel van het jaarverslag, verantwoord aan het algemeen bestuur:

7. Begrotingscriterium

8. Voorwaardecriterium

9. M&O-beleid

In bijlage 1 wordt een toelichting op de criteria gegeven.

Artikel 2 Normenkader interne regelgeving

Het Gelders Archief heeft geen interne regelgeving uitgevaardigd welke in het kader van de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening getoetst dienen te worden.

Artikel 3 Normenkader externe regelgeving

De volgende externe regelgeving (niet limitatief) dient in het kader van de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening getoetst te worden:

• Gemeentewet;

• BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden);

• BBV (Besluit Begroting en Verantwoording);

• Kadernota rechtmatigheid (commissie BBV);

• FIDO (Wet financiering decentrale overheden)

• Regeling Schatkistbankieren decentrale overheden

• Wet gemeenschappelijke regelingen

• Regeling Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief

• Europese aanbestedingsregels

• CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO)

• Fiscale wetgeving

• Sociale verzekeringswetten

• Wet Markt en Overheid

• Wet Normering Topinkomens

Ten behoeve van de controle op de rechtmatigheid van de baten lasten en de balansmutaties hanteert de accountant de rechtmatigheidscriteria die genoemd zijn in artikel 1.

Artikel 4 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met ingang van 1 januari 2023 in werking.

Artikel 5 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Regeling normenkader rechtmatigheid RHC Gelders Archief 2023”.

Deze regeling vervangt “Normenkader rechtmatigheid RHC Gelders Archief 2018” ingaande 1 januari 2018.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het RHC Gelders Archief, gehouden te Arnhem, d.d. ..-..-….,

Mw. Adelheid Ponsioen Dr. F.J.W. van Kan

Voorzitter Directeur

BIJLAGE 1 : Toelichting Rechtmatigheidscriteria

1. Calculatiecriterium, de vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Voorbeeld: facturen

2. Valuteringscriterium, het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist. Voorbeelden: aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen;

3. Leveringscriterium, juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Voorbeelden: inkoop van goederen/diensten;

4. Adresseringscriterium, de persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Voorbeeld: betalingsverkeer;

5. Volledigheidscriterium, alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Voorbeelden: bijdragen van de gemeenten en de opbrengsten van projecten.

6. Aanvaardbaarheidscriterium, de financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de Gemeenschappelijke Regeling en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Voorbeelden: inkoop van goederen en/of diensten en verstrekken van subsidies;

7. Begrotingscriterium, financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma). Voorbeeld: overschrijding van het programma.

8. Voorwaardencriterium, nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Voorbeelden: subsidievoorwaarden, aanbesteding en belastingwetgeving;

Het voorwaardencriterium bestaat uit de volgende criteria: de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; de heffings- en/of declaratiegrondslag; normbedragen (denk aan hoogte en duur); de bevoegdheden; het voeren van een administratie; het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.

9. M&O-criterium, de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Voorbeelden: subsidieregelingen, kwijtschelding en uitkeringen.