REGELING CONTROLEVERORDENING RHC GELDERS ARCHIEF 2023

Het algemeen bestuur van het RHC Gelders Archief te Arnhem,

ter nadere uitwerking van:

1. de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Gelders Archief artikel 24 lid 2

“Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer”

2. de Gemeentewet artikel 213

“De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst”

besluit vast te stellen de volgende

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, 2e lid van de Gemeentewet;

b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 21 GR Gelders Archief bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant ten behoeve van:

1. de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3

2. het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4

c. Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 2. Voorafgaand aan de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur in overleg met de accountant vast:

a. de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening;

b. de door de accountant te hanteren rapporteringtolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen;

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur, dan wel de directeur mits daartoe gemandateerd, kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur, dan wel de directeur mits daartoe gemandateerd, bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

b. de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met het dagelijks bestuur plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren

Artikel 5. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur binnen de termijnen, vastgesteld in de GR Gelders Archief.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van het Gelders Archief en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van het Gelders Archief.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van het Gelders Archief werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van het Gelders Archief zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beleid als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur. Mits daartoe gemandateerd kan de directeur in de plaats treden van het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de directeur in de plaats treden van het dagelijks bestuur.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2023.

Artikel 9. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling controleverordening RHC Gelders Archief 2023”.

Deze regeling vervangt “Controleverordening RHC Gelders Archief 2016” ingaande 1 januari 2016.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van het RHC Gelders Archief, gehouden te Arnhem, d.d. ..-..-….,

Mw. Adelheid Ponsioen Dr. F.J.W. van Kan

Voorzitter Directeur