Blad gemeenschappelijke regeling van Gelders Archief
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Gelders Archief | Blad gemeenschappelijke regeling 2023, 1497 | overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
In het strategisch plan zijn missie, visie, doelstellingen en strategie van het Gelders Archief voor de jaren 2021 tot en met 2024 neergelegd. Dit programmaplan is daarvan een uitwerking en concretisering voor het laatste jaar van deze periode.
Het Rijk zal zich per 1 januari 2025 terugtrekken uit onze gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat 2024 in het teken zal staan van de ontvlechting van de onderlinge relaties en van het gestalte geven aan de nieuwe relatie met het Rijk. Dat laatste is in het bijzonder van belang omdat het beheer van de analoge Rijksbestanden via mandatering bij het Gelders Archief blijft. De nieuwe gemeenschappelijke regeling die in 2023 is voorbereid, zal in 2024 formeel aan de partners worden voorgelegd.
De huidige algemeen directeur gaat in 2024 met pensioen. De werving voor een nieuwe directeur zal tijdig beginnen, zodat de directieovergang zo vloeiend mogelijk kan verlopen.
Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder met een sterk accent op digitale dienstverlening en duurzame toegankelijkheid. We leveren een actieve bijdrage aan het informatiebeheer van onze Gelderse partners en beheren de aan ons toevertrouwde informatie integer en professioneel. Door deze op een laagdrempelige manier beschikbaar te stellen, dragen wij maximaal bij aan een transparante overheid en zijn wij historisch informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem.
Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek (en onze partners), zo faciliteren we het (historisch) onderzoek. Wij leveren de ruwe data, zodat derden deze kunnen bewerken tot producten als boeken en tentoonstellingen.
Uit de missie en visie komen de volgende doelen voort:
Voor een goede relatie tussen burger en bestuur is transparantie levensvoorwaarde. Toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie draagt daar in het bijzonder aan bij. Nu ook het Gelders Archief steeds recenter gevormde archieven beheert, groeit onze bijdrage aan een transparante overheid. Met toezicht en advisering ondersteunt het Archief zijn partners bij een goed dynamisch informatiebeheer en denkt en helpt mee aan een open en transparante overheid.
Beschikbaar stellen van (historische) informatie
Voor het verspreiden van kennis over het verleden van Gelderland is onlinedienstverlening op hetzelfde niveau als dienstverlening in onze studiezaal noodzakelijk. Een optimale toegankelijkheid van de collectie vraagt om een zo groot mogelijke digitale beschikbaarheid van de collectie. De opname van digitale archiefbescheiden bevordert deze onlinedienstverlening, evenals het digitaliseren van bescheiden op verzoek. Onlineaanwezigheid op verschillende platforms en kanalen vergroot de zichtbaarheid van het Gelders Archief en heeft een positieve invloed op hoe burgers, partners en andere belanghebbenden het Gelders Archief beleven.
Om deze doelen te bereiken staan wij de volgende strategie voor:
Wij zijn aanwezig in de gehele informatiebeheerketen, van creatie tot en met presentatie
Concreet houdt dit voor 2024 onder meer in:
- Nadruk in de dienstverlening op onlinetoegankelijkheid, met als belangrijke schakel de website van het Gelders Archief. Bezoekers weten ons steeds beter te vinden, wat resulteert in een grote hoeveelheid websitebezoeken, inlichtingenverzoeken en chatgesprekken.
- Op grote schaal betrekken van bezoekers bij het indexeren van de burgerlijke stand via het online platform Vele Handen. In korte tijd komt daarmee een grote hoeveelheid genealogische data beschikbaar, waardoor bezoekers zoveel mogelijk hun onderzoek online kunnen voortzetten. De tussenkomst van een medewerker is dan niet meer nodig voor dit onderzoek.
- Uitbreiding van het aanbod van scannen-op-verzoek, waarbij we verwachten opnieuw meer dan 2 miljoen scans te maken op verzoek van ons publiek. Daarbij worden de te digitaliseren stukken gecontroleerd op de materiële staat, eventuele conserverende maatregelen worden genomen en na digitalisering worden de stukken op de website gepubliceerd. Zo kan iedereen gebruik maken van de afbeeldingen zonder ze opnieuw te hoeven aanvragen.
- Specifieke dienstverlening gericht op het verzorgen van de inzage- en informatieverzoeken voor archiefbescheiden die niet gedigitaliseerd kunnen worden; daaronder zijn in toenemende mate verzoeken om inzage in beperkt openbare archiefbestanden. Deze vorm van dienstverlening blijft van groot belang voor degenen die hun recht zoeken.
- Voortzetting van de inzet op vergroting van de naamsbekendheid van het Gelders Archief, zodat meer publiek kennis blijft maken met de collectie en ons weet te vinden voor hun onderzoeksvragen en als interessante werkgever. Hierin speelt aandacht voor diversiteit en inclusie in 2024 een grote rol.
- Voortzetting van het digitaliseren en beschrijven van de audiovisuele collectie, binnen het project Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG).
- Verdere professionalisering van onze interne werkwijze en -afspraken, m.n. op het gebied van planning en prioritering, waarbij de implementatie van een centrale planningstool in 2024 definitief wordt afgerond.
- Voortdurende nadruk op de integrale bewerking van archieven en collecties die nog niet toegankelijk zijn voor het publiek, met prioritering op grond van de klantvraag, het (historische) belang van de toegang of collectie en de beschikbare capaciteit. Hierbij zal extra aandacht worden gegeven aan het bewerken van overheidsarchief.
- Proactieve advisering van onze partners en toezicht op hun informatiehuishouding.
- Beleidsvorming ten aanzien van diversiteit en inclusie binnen de collectie, met aandacht voor de wijze van toegankelijk maken en voor het acquisitieprofiel.
- Doorontwikkeling van het digitale depot in al zijn facetten (van bestandsverwerving tot en met beschikbaarstelling) en bevordering van de deelname van onze partners daaraan.
Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Deze zijn vermeld in de Financiële Begroting (onderdeel III) als “lumpsum”.
De aangekondigde juridische terugtrekking van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling heeft, volgens toezegging van de minister van OCW, geen financiële consequenties voor de huidige lumpsum.
De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 9 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces of bij derden. In 2023 bedragen deze kosten naar verwachting € 575.000,-, dat betekent een overhead van minder dan 20%.
4. Bedrag voor vennootschapsbelasting
Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC’s in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de begroting geen rekening mee gehouden.
In de Regeling Gelders Archief (RGA, art 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstelt conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op het Gelders Archief; de betreffende stukken zijn conform de BBV opgesteld.
Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma’s.
2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.
Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers.
Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt per 1 januari 2023 € 462.852.
Dit betreft 9,5% van de deelnemersbijdragen in het GA. De mate waarin weerstandsvermogen wordt gevormd, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen.
Risico’s die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:
1) In 2020 is in het bestuur de bijdrage per deelnemer vastgesteld en is afgesproken dat de deelnemers zich hieraan conformeren. In 2025 zal het Rijk uittreden als deelnemer in de GR, maar heeft schriftelijk bevestigd dat er geen wijziging zal komen in de bijdrage en prijscompensatie voor het analoge Rijks archiefmateriaal dat is opgeslagen bij het Gelders Archief.
2) Ten aanzien van de extra benodigde personele capaciteit voor subsidies en zakelijke diensten wordt in het personeelsbestand gewerkt met tijdelijke functies en arbeidsovereenkomsten, zodat bij het ongepland wegvallen van inkomsten of extra personeelskosten dit binnen de bestaande begrotingen c.q. reserves kan worden opgevangen.
De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de huisvestingschuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie.
Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.
Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld, welke in 2022 is geactualiseerd. Er is geen sprake van achterstallig onderhoud. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening.
Door het Algemeen Bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico’s bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt.
Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 1 januari 2023 wordt een bedrag van € 5.875.336 aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt € 250.000.
De renterisiconorm is wettelijk vastgesteld op 20% van de begrotingsomvang. Van de langlopende schuld mag maximaal dat bedrag aan een renteherziening onderhevig zijn. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000. De renterisiconorm is niet van toepassing voor het Gelders Archief.
Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het algemeen bestuur te benoemen algemeen directeur.
Het Gelders Archief kent drie afdelingen (Publiek, Collectie en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma verzorgen: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, dat direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers.
Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de directeur bedrijfsvoering.
In de Regeling Gelders Archief (RGA artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het algemeen bestuur heeft (conform RGA artikel 24) nadere regels vastgesteld met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de boekhouding in een Financiële Verordening en met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer in een Controle Verordening.
Met ingang van 2023 is de controle van de rechtmatigheid een verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur; hiervoor wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in het jaarverslag. Daarmee komt het rechtmatigheidsverklaring van de externe accountant te vervallen. In 2023 worden de bestaande verordeningen gewijzigd en wordt een intern controleplan opgesteld op basis waarvan de rechtmatigheid wordt getoetst.
De afspraken zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB), waarin de belangrijkste maatregelen zijn beschreven die gericht zijn op de informatieverstrekking voor de dagelijkse bedrijfsvoering, het kunnen beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen leggen.
Er is vastgelegd hoe de processen verlopen, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico’s op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden jaarlijks gecontroleerd.
Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij.
Het Gelders Archief heeft tot doel “de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen”.
De directie wordt gevoerd door de heer dr. F.J.W. van Kan. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.
Conform artikel 3.5 van de Wet Open Overheid (WOO) worden het beleid en de uitvoering van de wetgeving verantwoord in het jaarverslag; hier is nog geen standaardmodel voor. Het Gelders Archief plaatst zoals voorgeschreven alle publicaties van het algemeen bestuur digitaal op Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP), inclusief het jaarverslag en de begroting. Daarnaast wordt gepubliceerd op onze website (zie Organisatie).
III BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING
De begroting 2024 sluit dekkend af. In het onderstaande wordt een toelichting gegeven van de posten in de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000.
De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de Regeling Gelders Archief (bijgesteld vanaf 2020 vanwege de wijziging in de lumpsumfinanciering), inclusief een begroting van de prijscompensatie van 1%. De prijscompensatie wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de andere deelnemers volgen in deze de minister.
Dit bestaat uit de volgende onderdelen:
a) personele kosten van de medewerkers met een arbeidsovereenkomst bij het Gelders Archief.
b) inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden.
c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten.
Hier zijn dus ook de personele kosten opgenomen van de projecten en zakelijke diensten.
Dit betreft het verwacht saldo van de liquide middelen per 31 december.
Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag afgesproken van € 250.000. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt het drempelbedrag niet overschreden.
De hoge liquiditeit is ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de
benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder
waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale restituties. Bij het aflossen van de lening
wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur
heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu
deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorzieningen.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2023-1497.html