Besluitenlijst Algemeen Bestuur GRSK

1	Opening en mededelingen De vergadering is openbaar. De voorzitter heet iedereen van harte welkom. Er zijn 3 gasten aanwezig als toehoorder. Bericht van verhindering ontvangen van A. Callewaert (Bergeijk), C. van de Ven en W. van Beek (Bladel). F. d’Haens (Bladel) is aanwezig als vervanger. J. Vorstenbosch meldt dat werkafspraak uit de bestuurscommissie SSC zoals ook door DB GRSK is geaccordeerd m.b.t. kleine aanpassingen software tot €10.000 (m.n. aansluiten bij bestaande applicaties door organisaties, gelijktrekken van applicatielandschap). Deze wijzigingen kunnen worden opgepakt door GRSK SSC en verlopen niet via formele routing via begrotingswijziging. F. Rombouts vult hierop aan dat deze aanpassingen wel worden gemeld in bestuurscommissie SSC. Besluit: Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de mededelingen.
2	Ingekomen stukken Besluit: Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de ingekomen brief van de provincie m.b.t. archiefbeheer.
3	Besluitenlijst vorige vergadering 14 maart 2023 Er zijn geen opmerkingen.Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt besluitenlijst van vergadering 14-3-2023 ongewijzigd vast.
4	Informatie- en archiefbeheer GRSK Toelichting door J. Vorstenbosch: M.b.t. archief moest GRSK een inhaalslag maken. In de begroting van vorig jaar zijn hiervoor middelen opgenomen. GRSK is gestart met opstellen van verbeterplan i.s.m. provincie en RHCe. Verwacht wordt dat met deze aanpak dat GRSK gaat voldoen aan de eisen volgens de Archiefinspectie en Archiefwet. Besluit: Het Algemeen Bestuur: 1. Neemt kennis van het Jaarverslag archiefbeheer GRSK 2022; 2. Neemt kennis van het Verbeterplan archiefbeheer 2023-2024; 3. Neemt kennis van de Beheerregeling informatiebeheer GRSK; 4. Neemt kennis van het Aanwijzings- en benoemingsbesluit informatiebeheer; 5. Stelt de Archiefverordening Samenwerking Kempengemeenten 2023 vast.
5	Wijziging regeling GRSK Toelichting door J. Vorstenbosch: Met de voorgestelde wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten is ingestemd door de colleges en de raden van de Kempengemeenten. Deze wijziging is nodig vanwege gewijzigde deelname en terughalen van taakvelden na Opnieuw Verbinden, de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de wens van bestuurders om meer inhoudelijke inbreng te hebben binnen de GRSK. Met de nieuwe GR is dit alles gerealiseerd. Het ministerie heeft m.b.t. overgang van bijzondere bijstand naar KempenPlus een typefout geconstateerd in de tekst. Dit is opgelost middels een ambtelijke correctie. Het DB heeft besloten om de juiste versie (incl. ambtelijke correctie) aan het Algemeen Bestuur voor te leggen ter vaststelling. Gemeente Reusel-De Mierden heeft als penvoerder namens GRSK alles in gereedheid gebracht om wijziging te publiceren na instemming. Onderdeel van de wijziging van regeling is dat bijzondere bijstand overgaat van GRSK naar KempenPlus. Hierover is overleg tussen D. Jansen (bestuur KempenPlus), M. van Dalen (voorzitter bestuurscommissie MD GRSK), F. Baudoin (directeur KempenPlus) en J. Vorstenbosch (directeur GRSK). Door adviesbureau KokxDeVoogd worden 2 dienstverleningsovereenkomsten opgesteld: DVO tussen GRSK en KempenPlus DVO tussen KempenPlus en gemeente Oirschot Deze dienstverleningsovereenkomsten worden ter besluitvorming voorgelegd in de betrokken besturen. Besluit: Het Algemeen Bestuur besluit: Vast te stellen dat aan de voorwaarden voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten is voldaan; De gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten definitief vast te stellen; De gemeente Reusel- De Mierden te verzoeken om per direct de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten bekend te maken; Akkoord te gaan met de voorgestelde tekstuele aanpassing en een ambtshalve correctie hiervan voor publicatie.
6	Bestuursmutaties: samenstelling AB en DB na wijziging GR Toelichting: In de vergadering van Dagelijks Bestuur is opmerking gemaakt m.b.t. plaatsvervangers voor DB. Er is een werkafspraak opgenomen in het overzicht dat bij afwezigheid van een DB lid dat college een lid van het eigen college kan afvaardigen. Voorwaarde is dat het af te vaardigen collegelid tevens AB-lid is. N.a.v. opmerking van F. d’Haens dat er oplossing moet komen in geval DB-lid langdurig afwezig is bijv. door ziekte. A. van de Ven roept op om juridisch correct te handelen en dit nader uit te zoeken. W. Wouters doet suggestie om aantal plaatsvervangende AB-leden uit te breiden. F. Rombouts verzoekt om ook helderheid te geven over vervanging van voorzitter of plaatsvervangend voorzitter bij langdurige afwezigheid. Besluit: Vervanging van AB-leden en (plv.) voorzitter opnieuw agenderen voor volgende vergadering en ter besluitvorming voorleggen. Voorzitter verzoekt directeur GRSK om dit middels schriftelijke ronde voor het volgende overleg van Algemeen Bestuur op te pakken. Besluit: Het Algemeen bestuur neemt kennis van de door colleges aangewezen deelnemers van AB GRSK; neemt kennis van de leden van de Bestuurscommissies SSC, MD, VTH en Financiën; neemt kennis van de gewijzigde samenstelling en taakverdeling binnen DB GRSK; besluit de samenstelling en taakverdeling van huidige DB GRSK te continueren en vast te stellen na wijziging van de regeling GRSK.
7	Jaarstukken 2022, controleverklaring, accountantsverslag en voorstel resultaatbestemming Besluit: Het Algemeen Bestuur besluit om: Het jaarverslag en jaarrekening 2022 vast te stellen; De overschrijdingen van budgetten, die opgenomen zijn in de jaarrekening en toegelicht worden in het jaarverslag, te autoriseren; Kennis te nemen van het rapport van bevindingen van de externe accountant; Het positieve resultaat te verdelen op de deelnemende gemeenten op basis van de specificatie.
8.a	Beantwoording zienswijzen Begroting 2024 Toelichting: F. Rombouts meldt dat gemeente Reusel-De Mierden niet akkoord gaat met de nota van zienswijzen m.n. beantwoording zienswijze over MicrosoftOffice365. Besluit: Het Algemeen Bestuur stemt in met de nota voor zienswijze met aantekening dat AB-leden van gemeente Reusel-De Mierden niet akkoord gaan met de beantwoording over MicrosoftOffice365 in de nota van zienswijzen.
8.b	Vaststellen Begroting GRSK 2024 Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt de begroting 2024 vast. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt de begrotingswijziging 2023 vast.
9	Rondvraag A. van Beek: Gemeente Oirschot is voornemens om de frontoffice Wmo met ingang van 1-1-2024 weg te halen bij MD GRSK. Hierover zijn gesprekken opgestart tussen gemeente en GRSK. Deze mededeling is ook in vergadering van Dagelijks Bestuur GRSK op 4-7-2023 gemeld. J. Vorstenbosch: Voor de GRSK is wijziging van de regeling het sluitstuk van traject Opnieuw Verbinden. Ook is de GRSK een van de eerste organisaties in Nederland die de regeling heeft gewijzigd i.v.m. de wijziging van Wgr. In vergadering van DB is afgesproken om ter gelegenheid van de gewijzigde regeling voor de medewerkers een traktatie te organiseren namens bestuur, directie en management GRSK.
10	Sluiting Voorzitter bedankt iedereen voor zijn/haar inbreng en sluit de vergadering.

Vastgesteld in de vergadering van Algemeen Bestuur d.d. 19 december 2023

drs. W.A.C.M. Wouters, voorzitter

mr. J.A.F.M. Vorstenbosch, directeur