Artikelsgewijze toelichting Verordening accountantscontrole Werkorganisatie Druten Wijchen 2023
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet de directie verantwoording afleggen aan het bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het bestuur moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het bestuur.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast en regelt de eventuele verlenging van het contract. Het tweede lid regelt, dat de directie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het bestuur wijst de accountant aan (artikel 213, lid 2 GW).
Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages:
Goedkeuringstoleranties
|
Soorten verklaring
|
|
Goedkeurend
|
Beperking
|
Oordeel-onthouding
|
Afkeurend
|
Fouten in de jaarrekening*
Onzekerheden in de controle*
|
≤ 1% ≤ 3%
|
> 1% < 3% > 3% < 10%
|
- ≥ 10%
|
≥ 3%
|
*= berekening % van de totale lasten
Rapporteringtoleranties
|
|
De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door het bestuur lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringtoleranties kunnen door het bestuur lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.
De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen door het bestuur worden geregeld in de “Financiële verordening op het financieel beheer en organisatie van Werkorganisatie Druten Wijchen 2023”. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 – 3 % liggen van de totale lasten van de werkorganisatie, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens het bestuur een fout of onduidelijkheid moet rapporteren via de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan het bestuur een rapportagegrens vaststellen, waarboven het bestuur afwijkingen die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moet toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening.
Artikel 3. Informatieverstrekking door directie
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van de directie voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door het bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Uit praktisch oogpunt is er in de verordening voor gekozen om de verstrekking van de gecontroleerde jaarrekening, accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het bestuur voor 15 april te laten plaatsvinden. Het bestuur stelt deze voorlopig vast en biedt deze aan de deelnemende gemeenten, met het verzoek hier een zienswijze op af te geven. Het bestuur stelt vervolgens de jaarrekening definitief vast voor 1 juli.
Het derde lid is een optioneel lid. Het verplicht de directie een verklaring af te geven aan de accountant, waarin de directie verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat de directie een dergelijke verklaring verstrekt.
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het bestuur. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat de directie bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het bestuur daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en de directie ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. De directie is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de door het bestuur ingestelde auditcommissie. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5. Toegang tot informatie door accountant
Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan de directie de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de werkorganisatie en de ambtenaren volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de werkorganisatie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van de directie. Ook kan de directie besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant.
Artikel 7. Rapportering
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het bestuur en de directie. Aanvullend daarop kan het bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat de directie in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het bestuur. Hetzelfde geldt voor het oordeel van de accountant dat de rechtmatigheidsverantwoording door de directie niet getrouw is. Dit zodat de directie (in overleg met het bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de werkorganisatie kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het bestuur door de accountant besproken met de directie. Het geeft de directie de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het bestuur mondeling toelicht.