Budgetbeheerregeling Laborijn 2023

Het Algemeen Bestuur van het openbaar lichaam Laborijn;

gelet op:

• de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn;

• het Organisatiebesluit Laborijn;

• de Financiële- en controle verordening Laborijn;

• het Mandaat- en ondermandaatbesluit directeur Laborijn;

• het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Laborijn;

besluit:

vast te stellen de regeling budgetbeheer Laborijn, waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de begroting zijn opgenomen binnen de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 van de Gemeenschappelijke regeling Uitvoeringsorganisatie Laborijn is op dit besluit van overeenkomstige toepassing. In dit besluit wordt daarnaast verstaan onder:

• A. Directeur: de directeur van Laborijn, bedoeld in artikel 37 van de regeling. Hij/zij is eindverantwoordelijk voor de regievoering, waaronder o.a. te verstaan: het bewaken van het verloop van onder meer de beleidsprocessen, de budgetcyclus en de beleidsplannen, overeenkomstig de door het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur vastgestelde kaders.

• B. Manager: hoofd van één van de organisatieonderdelen van Laborijn.

• C. Budgethouder: de directeur, bedoeld onder A, is budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget in de beleidsbegroting. Hij/zij kan een deel van zijn/haar taken en bevoegdheden doormandateren aan een budgetbeheerder.

• D. Budgetbeheerder: een functionaris die door de budgethouder is gemandateerd de taken behorende bij het aan de budgethouder toegewezen budget uit te voeren rekening houdende met de daarvoor nader vastgelegde regelingen c.q. beperkingen.

• E. Budgetregister: document waarin gegevens zijn vastgelegd met betrekking tot de mandatering van budgetten aan budgethouder en budgetbeheerders.

• F. Budget: is een hoeveelheid financiële middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een taakstelling op basis van de begroting. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten

• G. Exploitatiebudget: een hoeveelheid financiële middelen voor het uitvoeren van jaarlijks terugkerende taken. Een exploitatiebudget wordt jaarlijks in de begroting opgenomen.

• H. Investeringsbudget: een hoeveelheid financiële middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (= investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft.

• I. Rechten respectievelijk Verplichtingen: verkrijging van (subsidie)gelden respectievelijk de financiële verplichtingen die voortvloeien uit het besluit tot aangaan van overeenkomsten met betrekking tot levering van goederen, diensten of werken

• J. Mandaat: opdracht of bevoegdheid om namens en onder verantwoordelijkheid van een ander zaken af te handelen

• K. Mandaatbesluiten: door het bestuur vastgestelde regelingen met betrekking tot de bevoegdheid voor het verlenen van mandaten of ondermandaten binnen Laborijn.

Artikel 2 Algemeen

De directeur handelt overeenkomstig alle relevante kaders, richtlijnen, besluiten en regelingen die binnen Laborijn zijn vastgesteld.

Rechten en verplichtingen kunnen alleen door de daartoe aangewezen budgethouder en budgetbeheerders worden aangegaan. Hierbij dienen de regels in acht genomen te worden zoals verwoord in het laatst vastgestelde ondermandaatbesluit, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, budgetbeheerregeling, vastgestelde processen en/of nadere (uitvoerings)voorschriften die door of namens de bestuursorganen van Laborijn worden vastgesteld. Uitoefening van bevoegdheden vinden slechts plaats voor zover dit past binnen de taken en verantwoordelijkheden die aan Laborijn zijn op- of overgedragen.

Artikel 3 Bevoegdheden budgethouder

• 1. De budgethouder krijgt jaarlijks de financiële middelen, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de begroting voor dat jaar, voor de uitvoering van de opgedragen taken aan de organisatie.

• 2. De budgethouder is bevoegd binnen het toegekende budget te schuiven, mits dit binnen het programma in de begroting past.

• 3. De budgethouder heeft de bevoegdheid inkomsten te realiseren ten gunste van de aan hem toegekende budgetten

• 4. De budgethouder heeft de bevoegdheid ondermandaat te verlenen in lijn met het besluit mandaat directeur Laborijn.

Artikel 4 Bevoegdheden budgetbeheerders

• 1. De budgetbeheerder heeft de beschikking over het toegekende budget. Als toereikend budget aanwezig is en voor zover gemandateerd is de budgetbeheerder bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken ten behoeve van zijn/ haar organisatieonderdeel binnen Laborijn. Daarnaast moet de verplichting rechtstreeks verbandhouden met de aan het budget gekoppelde taken.

• 2. De budgetbeheerder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het betreffende begrotingsjaar (maximaal 12 maanden) en niet boven het aan hem/ haar gemandateerde bedrag. Het betreft hier de totale contractwaarde.

• 3. De budgetbeheerder is niet bevoegd binnen het toegekende budget voor een product te schuiven.

Artikel 5 Budgetregister

• 1. Jaarlijks wordt een budgetregister opgesteld. In dit register zijn de gegevens vastgelegd met betrekking tot de toedeling van budgetten aan budgetbeheerders en de maximale bedragen per opdracht tot het aangaan van een verplichting. Het budgetregister wordt jaarlijks vastgesteld door de Directeur.

• 2. De afdeling Bedrijfsvoering, onderdeel Financiën voert de administratie van het budgetregister en is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten en de bijbehorende budgethouder/-beheerders in de financiële administratie.

• 3. Tussentijdse wijzigingen worden in het register verwerkt door middel van de “wijzigingsopdracht budgetregister”.

• 4. Budgetten worden toegewezen aan een bepaalde functie. Als een persoon de functie niet meer vervult, vervalt gelijktijdig de bevoegdheid met betrekking tot het desbetreffende budget.

  Richtlijnen maximale bedragen waarvoor verplichtingen (niet zijnde investeringen) mogen worden aangegaan:

  Maximaal bedrag	Functie
  < € 250.000, -	Directeur
  < € 100.000, -	Manager
  < € 20.000, -	Teamleider WLC
  < € 10.000, -	Medewerker faciliterende zaken Accountmanager

Artikel 7 Overhevelen van budget

• 1. Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar tenzij het Algemeen Bestuur toestemming verleent.

• 2. Budgetoverschotten en tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar.

Artikel 8 Investeringen

• 1. Jaarlijks wordt het meerjareninvesteringsplan vastgesteld door het Algemeen Bestuur

• 2. In geval van afwijking op investeringskredieten moet vooraf, afhankelijk van de soort overschrijding, goedkeuring worden gevraagd bij het Algemeen Bestuur.

Artikel 9 Vervanging

Bij afwezigheid van de budgethouder tekent zijn plaatsvervanger die daartoe door hem/ haar is aangewezen. Bij afwezigheid van een budgetbeheerder tekent zijn/ haar plaatsvervanger. Als er geen plaatsvervanger is aangewezen dan blijft de ondertekening voorbehouden aan de directeur.

Artikel 10 Functiescheiding

De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van medewerker financiële administratie en/of treasury.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Regeling budgetbeheer Laborijn 2023”.

Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Laborijn op 15 december 2023.

De secretaris

J.T. Spruit

De voorzitter

drs. E.J. Huizinga MBA