Controleverordening als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân;

gelet op:

• artikel 213 van de Gemeentewet

• het Besluit accountantscontrole decentrale overheden

• artikel 8, derde lid en artikel 27 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân.

BESLUIT:

vast te stellen de Controleverordening Veiligheidsregio Fryslân 2023 (artikel 213 Gemeentewet) van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c. deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-onderdeel binnen de organisatie van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Fryslân, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• d. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• e. managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• f. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Artikel met leden en opsommingen

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het controleprotocol vast. Het controleprotocol bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de producten of organisatie-onderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In afwijking van het derde lid kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. Het algemeen bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3 Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie uit.

• 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie, de directeur bedrijfsvoering, afdelingshoofd financiën en de concerncontroller.

Artikel 5 Informatieverstrekking door het dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur met inachtneming van het gestelde in artikel 34 lid 4 Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 6. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeenschappelijke regeling en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6 Toegang tot informatie door accountant

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeenschappelijke regeling werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de in de gemeenschappelijke regeling werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle in de gemeenschappelijke regeling werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7 Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

• 5. Voorafgaand aan de publicatie van de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur vindt een gesprek plaats tussen het dagelijks bestuur en de auditcommissie over deze verantwoording. De auditcommissie voert dit gesprek namens het algemeen bestuur. Het doel van dit gesprek is om de kaderstellende en controlerende rol van het algemeen bestuur te versterken.

Artikel 8 Intrekking oude regeling

De Controleverordening Veiligheidsregio Fryslân zoals vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 28 november 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Controleverordening Veiligheidsregio Fryslân 2023’.

Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 14 december 2023.

De voorzitter, S. van Haersma Buma

De secretaris, W.K. Kleinhuis