Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de ISD Bollenstreek

Het algemeen bestuur van de ISD Bollenstreek besluit;

gelet op :

• artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;

• artikel 35 lid 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• artikel 44 van de Gemeenschappelijke Regeling ISD Bollenstreek,

overwegende dat het nodig is om regels te stellen aangaande de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de ISD Bollenstreek,

vast te stellen de

“Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie 2023 ISD Bollenstreek”

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door het algemene bestuur benoemde accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de accountant;

• c. jaarrekening: jaarrekening als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• d. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar.

• 3. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • a. Het algemene bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • b. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

Artikel 3. Informatieverstrekking door het dagelijkse bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 4. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 5. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle van de ISD Bollenstreek en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a. De wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de opvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de ISD Bollenstreek uit.

• 2. Ter bevordering van de efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit het algemeen bestuur en vertegenwoordigers van de ISD Bollenstreek.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijkse bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de ISD Bollenstreek.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijkse bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijkse bestuur informeert het algemene bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijkse bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant indien dit in het direct belang van de dienst is.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en een afschrift aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur en operationele manager waar de ambtenaar werkzaam is en de controller.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling in het algemeen bestuur van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (ook wel: “Controle verordening”) ISD Bollenstreek wordt ingetrokken per de in artikel 9 lid 1 genoemde datum, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2022 en eerder.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 31 december 2023 en is van toepassing op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken vanaf het verslagjaar 2023 en verder. Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie 2023 ISD Bollenstreek”

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur 14 december 2023

de secretaris,

R.J. ‘t Jong

de voorzitter,

D.T.C. Salman