Gewijzigde controleverordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2023

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;

Gezien voorgaand voorstel van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant

BESLUIT

Vast te stellen de gewijzigde controleverordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant

Artikel 1: begrippenkader

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Accountant: Een door het algemeen bestuur benoemde organisatie waarin voor de accountants-controle bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in de artikel 217 van de Provinciewet genoemde jaarrekening;

• 2. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 217 van de Provinciewet genoemde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant;

• 3. Deelverantwoording: Een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de ODZOB welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2: opdrachtverlening accountantscontrole

De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, met inachtneming van de volgende uitgangspunten:

• de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening is 1% en de onzekerheidstolerantie is 3%;

• de door de accountant te hanteren rapporteringtolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen bedraagt € 50.000;

• het door de accountant, bij zijn onderzoek naar zowel de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en grootte en samenstelling van het vermogen als de getrouwheid van de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverklaring, te hanteren normenkader en toetsingskader wordt door het algemeen bestuur (jaarlijks) in een controleprotocol vastgesteld.

Artikel 3: informatieverstrekking

• 1. De directeur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle;

• 2. De directeur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn;

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk middels een letter of representation (LOR) aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt;

• 4. De directeur biedt de gecontroleerde concept-jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan het dagelijks bestuur aan.

• Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde concept-jaarrekening voor 30 april van het jaar, volgend op het boekjaar, ter informatie voor aan de deelnemers van de ODZOB;

• 5. Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen vóór 15 juli van het jaar, volgend op het boekjaar, ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur;

• 6. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4: inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met de organisatie plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren;

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de portefeuillehouder Financiën van het dagelijks bestuur, de directeur en de controller, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het algemeen bestuur vastgestelde mandaatbesluiten.

Artikel 5: toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. De directeur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de ODZOB;

• 2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van de ODZOB werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen;

• 3. De directeur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de ODZOB zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over:

  • a. de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en grootte en samenstelling van het vermogen;

  • b. de getrouwheid van de door het dagelijks bestuur afgegeven rechtmatigheidsverklaring;

  • c. het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur op te stellen regels als bedoeld in artikel 190 Provinciewet;

  • d. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • e. de verenigbaarheid van het jaarverslag en de jaarrekening.

Artikel 6: overige controles en opdrachten

Het dagelijks bestuur, dan wel de directeur, mits daartoe gemandateerd, kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de getrouwheid, rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

Artikel 7: rapportage

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur;

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de controller en de directeur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende functionarissen van de ODZOB;

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan de verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren;

• 4. De accountant bespreekt, indien hier aanleiding toe is, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met portefeuillehouder financiën, da auditcommissie, de directeur en de controller.

Artikel 8: hardheidsclausule

Van deze controleverordening kan worden afgeweken voor zover toepassing leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 9: inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De controleverordening 2023 d.d. 8 december 2022 wordt ingetrokken.

• 2. Deze gewijzigde verordening treedt, met terugwerkende kracht, in werking per 1 januari 2023;

• 3. Deze verordening geldt voor onbepaalde tijd;

• 4. Deze verordening wordt aangehaald als: Gewijzigde controleverordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2023.

Zo vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant d.d. 30 november 2022.

J.C.J. van Bree

Voorzitter

M. van Dort

Secretaris