Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland 2023

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland

 

Gelezen:

Het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland van 1 juni 2023 tot vaststelling van de Archiefverordening Holland Rijnland;

 

Gelet op:

  • artikel 40, eerste lid, van de Archiefwet 1995

  • artikel 41, tweede lid, van de Archiefwet 1995

  • artikel 40, eerste lid, van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland

Besluit:

Vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de analoge en digitale archiefbescheiden van het samenwerkingsorgaan en zijn bestuursorganen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland).

 

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1  

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 40 van de wet, artikel 40, derde lid, van de regeling en artikel 2 van deze verordening voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;

  • b.

    archivaris: de benoemde archivaris, overeenkomstig artikel 40, tweede lid, en artikel 32, eerste en tweede lid, van de wet;

  • c.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van Holland Rijnland, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • d.

    Holland Rijnland: samenwerkingsorgaan Holland Rijnland;

  • e.

    archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, lid 1 t/m 4, van de wet zijnde het geheel van op een of meerdere informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecedeerd op grond van de taakstelling en/of de werkprocessen van een organisatieonderdeel;

  • f.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

  • g.

    openbaar lichaam: het openbaar lichaam, genaamd samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, als bedoeld in artikel 8, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • h.

    regeling: de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland;

  • i.

    wet: de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II. De archiefbewaarplaats

Artikel 2 Archiefbewaarplaats

Het Dagelijks Bestuur wijst de archiefbewaarplaats aan.

Hoofdstuk III. De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 3 Archiefruimte

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4 Beheerder

Het Dagelijks Bestuur wijst de beheerder aan.

Artikel 5 Personeel

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6 Vervaardiging en bewaring

  • 1.

    Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden gebeuren op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 7 Kosten

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 8 Voorschriften

Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 9 Verslag

Het Dagelijks Bestuur doet jaarlijks aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet.

Hoofdstuk IV. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10 Taak archivaris

De archivaris is belast met:

  • 1.

    het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • 2.

    het opnemen, bewaren, beheren en ter beschikking stellen van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archief.

Artikel 11 Vervanging archivaris

Het Dagelijks Bestuur wijst de archivaris aan. De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 40 tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte voldoende en deskundige medewerkers.

Artikel 12 Systeem

  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 13 Informatie

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14 Verplichting beheerder

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het Dagelijks Bestuur een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie/archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van informatiesystemen;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 15 Verslag archivaris

De archivaris doet jaarlijks verslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk V. Slotbepalingen

Artikel 16 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland 2023.

Artikel 17  

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op het moment van publicatie, onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening Holland Rijnland 2008.

  • 2.

    Deze verordening wordt gepubliceerd op de website van Holland Rijnland.

  • 3.

    Deze verordening wordt gepubliceerd op het blad Gemeenschappelijke Regeling.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland op 28 juni 2023

TOELICHTING

ALGEMEEN

De wet stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid. Daarmee is deze wet de belangrijkste voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet stelt extra eisen aan bescheiden die blijvend worden bewaard. De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit. Op zijn beurt bevat dit Archiefbesluit weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in de Archiefregeling en de verordening.

 

De verordening is opgesteld voor de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland. De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende Iandelijke wet- en regelgeving geldend op 1 januari 2023.

Conform artikel 40, eerste lid, van de wet dient de zorg te worden geregeld omtrent alle informatie van de bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Daarbij dient zoveel mogelijk de bepalingen van de wet te worden gevolgd. Dit betekent dat het Dagelijks Bestuur zorgdraagt voor informatie van de Gemeenschappelijke regeling en dat de archivaris van de aangewezen archiefbewaarplaats toezicht uitoefent op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.

 

Evenals de wet is deze verordening zowel van toepassing op papieren als op digitale documenten. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip 'archiefbescheiden' opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werking van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.

 

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip `zorg', dat niet wordt gedefinieerd in de wet. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.

 

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.

 

Algemeen

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van 'informatie'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld inclusief die welke enkel met informatietechnologie kan worden opgevraagd.

 

Ondanks de verruimde betekenis van het begrip 'informatie' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.

 

Archivaris

De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de archivaris van de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. De aanwijzing van deze archivaris is gekoppeld aan het feit dat Holland Rijnland een dienstverleningsovereenkomst heeft gesloten met de gemeente Leiden voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie/archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de door haarzelf beheerde informatie/archiefbescheiden.

 

Artikel 4

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften, t.w. een Besluit Informatiebeheer. Dit besluit dient na het vaststellen van de Archiefverordening door Het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland te worden genomen.

 

Artikel 6

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995, nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel dienen ook de te verzenden stukken aan genoemde regeling te voldoen.

 

Artikel 8

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Holland Rijnland.

 

Artikel 9

De jaarlijkse verslaglegging door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur vormt de basis voor de door het Algemeen Bestuur aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te verstrekken informatie en inlichtingen. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op horizontale verantwoording.

 

Artikel 15

De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor de verantwoording van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur als bedoeld in artikel 9.

Naar boven