Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden 2024

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

b e s l u i t:

vast te stellen de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden 2024.

Artikel 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

1.1 Gemeenschappelijke regeling: gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

1.2 Algemeen Bestuur: Algemeen Bestuur als bedoeld in artikel 8 van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

1.3 Dagelijks Bestuur: Dagelijks Bestuur als bedoeld in artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden;

1.4 Werkorganisatie: de ambtelijke organisatie werkzaam binnen de regeling;

1.5 Team: iedere organisatorische eenheid binnen de regeling met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur;

1.6 Inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves;

1.7 Netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak;

1.8 Bruto schuld: totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva;

1.9 Geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak: totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa.

Artikel 2. Programma-indeling

2.1 Het Dagelijks Bestuur stelt elk jaar vóór 30 april een meerjarenbegroting en een ontwerpbegroting van baten en lasten voor het komend dienstjaar op, voorzien van de nodige toelichting en specificaties.

2.2 De ontwerpbegroting bevat in ieder geval per gemeente een overzicht van de met de gemeenten afgesloten overeenkomsten tot het leveren van producten en diensten en de bijdrage per gemeente hiervoor.

2.3 In de begroting wordt een post onvoorzien van 0,5% van de totale lasten opgenomen.

2.4 Het Dagelijks Bestuur stelt elk jaar vóór 30 april de jaarstukken op van baten en lasten van het vorige kalenderjaar, voorzien van de nodige toelichting en specificaties, met de balans en toelichting.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

3.1 Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de lasten en baten weergegeven.

3.2 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet van het lopende boekjaar weergegeven.

3.3 Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting en meerjarenraming en de investeringen.

3.4 In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde kredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het Algemeen Bestuur doet het Dagelijks Bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd legt het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

• 6. Bij investeringen groter dan € 200.000 informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1. Het Dagelijks Bestuur laat het Algemeen Bestuur uiterlijk vóór 30 september een tussentijdse rapportage over de begroting voorlopig vaststellen.

• 2. De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• 3. de baten en lasten per programma uitgesplitst;

• 4. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar prioriteiten;

• 5. het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen 1 en 2;

• 6. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma en

• 7. het resultaat, volgend uit de onderdelen 3 en 4,

• 8. alsmede de realisatie en raming van de uitputting van investeringskredieten

• 9. In de tussentijdse rapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 6. Informatieplicht

• 1. Het Dagelijks Bestuur besluit over:

de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten en het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties tot een bedrag van € 200.000 indien deze niet in de lopende begroting zijn opgenomen;

• 1. Het Dagelijks Bestuur besluit niet over :

de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten en het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 200.000 dan nadat het Algemeen Bestuur is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het Dagelijks Bestuur te brengen.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare

overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het Dagelijks Bestuur een aanpassing nodig acht, doet het Dagelijks Bestuur een voorstel aan het Algemeen Bestuur voor het wijzigen van de begroting

Hoofdstuk 2. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2. 8.2 Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. 8.3 De afschrijving van activa start in het jaar na de ingebruikname van het desbetreffende goed.

Artikel 9. Reserve

Het totaal van de reservepositie van de gemeenschappelijke regeling bedraagt maximaal 5% van alle baten van de GR.

Hoofdstuk 3. Paragrafen

Artikel 10. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op;

• 1. de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het rentepercentage;

• 2. de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het rentepercentage.

Artikel 11. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

In de deze paragraaf bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• 1. de solvabiliteitsratio;

• 2. de ontwikkeling van de netto schuld;

• 3. structurele exploitatieruimte.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• 3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;

• 5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde Bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde Bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 13. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor:

• 1. 1. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van taken;

• 2. 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijk- heden;

• 1. 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten (een budget- houdersregeling);

• 1. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 2. de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 3. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

• 4. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• 5. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen;

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 14. Interne controle

• 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd conform het vastgesteld controleplan.

Artikel 15. Rechtmatigheidsverantwoording en toetsing begrotingscriterium

• 1. Het Dagelijks Bestuur legt bij de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid van de financiële handelingen.

• 2. Bij meerjarige investeringsbudgetten mogen budgetten per jaarschijf worden gecompenseerd met budgetten van de volgende jaarschijf. Zolang aannemelijk is dat het totaal van de uitgaven binnen een investeringsbudget blijft, levert overschrijding van een jaarschijf geen onrechtmatigheid op. De onder- en overschrijding wordt wel toegelicht in de jaarrekening.

• 3. Begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van de raad passen, moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

• 4. Begrotingsonrechtmatigheden die onderdeel zijn van de verantwoording en daar ook worden toegelicht, zijn:

  • 1. Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend.

  • 2. Budgetoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij het Dagelijks Bestuur ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd door het Algemeen Bestuur.

  • 3. Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.

  • 4. Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding.

  • 5. Budgetoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft het Algemeen Bestuur nog geen besluit genomen.

  • 6. Budgetoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen.

  • 7. Budgetoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen of totaal geautoriseerd budget) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.

  • 8. Budgetafwijkingen welke in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij zeer duidelijk is dat aanzienlijk minder prestaties zijn geleverd c.q. activiteiten zijn ontplooid dan in de financiële begroting specifiek als doelstelling was aangegeven, tenzij deze in de jaarrekening zijn toegelicht.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 16. Inwerkingtreding

16.1 Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2024 met dien verstande dat artikel 15 met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2023 in werking treed.

16.2 Deze verordening vervangt de “Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden” zoals vastgesteld bij besluit van het Algemeen Bestuur van 8 december 2014.

Artikel 17. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden 2024”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden op 30 oktober 2023

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 8

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

Activa met economisch nut en een verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

Verbouwingen dienen qua termijn aan te sluiten met de termijn van levensduur verlenging van het gebouw en maximaal de termijn van de hoofdinvestering.

De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:

• 1. 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen;

• 2. 15 jaar: nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen;

• 3. 10 jaar: renovatie, restauratie en aankoop van bedrijfsgebouwen;

• 4. 15 jaar: technische installatie in bedrijfsgebouwen

• 5. 15 jaar: veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen;

• 6. 10 jaar: telefooninstallaties;

• 7. 4 jaar: automatiseringsapparatuur

• 8. 10 jaar: kantoormeubilair

• 9. 10 jaar: personenauto’s, aanhangwagens en lichte motorvoertuigen.

Namens deze,

drs. M.C. Noordhoek, de directeur

M.A. Fränzel MSc., de voorzitter