Organisatiebesluit GR Samenwerking de Bevelanden 2024 

Het Dagelijks Bestuur van GR Samenwerking de Bevelanden, handelend voor zover het de eigen bevoegdheid betreft;

gelet op artikel 21, lid 2 van de gemeenschappelijke regeling;

overwegende dat het Dagelijks Bestuur in een (organisatie)besluit nadere regels vaststelt betreffende de taken en bevoegdheden van de directie en ambtelijke organisatie;

b e s l u i t :

Vast te stellen het Organisatiebesluit GR Samenwerking de Bevelanden 2024

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt, naast het bepaalde in artikel 1 van de regeling Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking de Bevelanden (GR de Bevelanden), verstaan onder:

• 1. Algemeen Bestuur : het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Bevelanden.

• 2. Dagelijks Bestuur : het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Bevelanden.

• 3. Voorzitter : de voorzitter van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur.

• 4. Directeur: de directeur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Bevelanden.

• 1. Manager: de verantwoordelijk leidinggevende van een organisatieonderdeel.

• 2. Managementteam (MT): het overlegorgaan, dat ten doel heeft de uitoefening van de door het bestuur aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken optimaal te laten verlopen. De directeur, de concerncontroller en de managers van de organisatieonderdelen vormen het MT.

• 3. Organisatieonderdeel: ieder cluster binnen een organisatieonderdeel die op grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de manager aflegt.

Hoofdstuk 2 De structuur van de ambtelijke organisatie

Artikel 2 De structuur van de ambtelijke organisatie

2.1 De directeur is bevoegd om de GR de Bevelanden in te delen in organisatorische onderdelen.

2.2 De ambtelijke organisatie van de GR de Bevelanden kent de volgende organisatieonderdelen:

• 1. Staf;

• 2. HRM;

• 3. ICT;

• 4. Werk en Handhaving;

• 5. Gebiedsteam 1;

• 6. Gebiedsteam 2;

• 7. Bedrijfsvoering.

2.3 De taaktoedeling aan de in het tweede lid bedoelde organisatieonderdelen geschiedt door de directeur.

2.4 Wijziging van de structuur als bedoeld in dit artikel geschiedt niet dan nadat het personeel bij de voorbereiding daarvan inspraak heeft gehad volgens de vastgestelde regels van medezeggenschap.

Hoofdstuk 3 Directeur

Artikel 3 Taken en verantwoordelijkheden van de directeur ten aanzien van het bestuur:

3.1. De directeur is verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de begeleidingscommissie.

3.2 De directeur draagt gevraagd en ongevraagd zorg voor dat de leden van het Algemeen Bestuur, het Dagelijks Bestuur en de begeleidingscommissie over de informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie naar behoren uit te oefenen.

3.3 De directeur draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. De directeur adviseert het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur ten behoeve van de door hen te nemen besluiten. De directeur ziet erop toe dat de aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur voor te leggen voorstellen voldoen aan de eisen van helderheid, volledigheid, innerlijke consistentie, algemeen juridische kwaliteit en in overeenstemming zijn met het algemene beleid.

3.4 De directeur is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur.

3.5 De directeur stelt bij afwezigheid de voorzitter hiervan in kennis.

Artikel 4 Taken en verantwoordelijkheden van de directeur ten aanzien van de organisatie:

• 1. Onder de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur berust de zorg voor het dagelijks beheer van de organisatie bij de directeur.

4.2 De directeur draagt zorg voor een adequate organisatorische inrichting en de inhoudelijke kwaliteit van de taakuitvoering en dienstverlening.

4.3 De directeur draagt, binnen de door het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur gestelde kaders, zorg voor de uitvoering van het personeelsbeleid en de rechtspositionele bepalingen.

• 1. De directeur besluit over de inzet en het beheren van de middelen.

• 2. De directeur bewaakt binnen de organisatie de eenduidigheid in het functioneren van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Bevelanden als geheel.

• 3. De directeur draagt zorg voor een actieve voorlichting naar buiten toe over de werkzaamheden van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Bevelanden.

Artikel 5 Vervanging directeur

5.1 Bij afwezigheid van de directeur wordt de functie waargenomen door de manager Bedrijfsvoering.

5.2 Als vervanging in de lijn niet mogelijk is, kan de directeur een plaatsvervanger schriftelijk aanwijzen.

5.3 Indien vervanging in het geheel niet mogelijk is, dan besluit het Dagelijks Bestuur op voordracht van de directeur, wie als plaatsvervanger optreedt.

Hoofdstuk 4 Manager

• 1. Artikel 6 Manager

6.1 Onder de verantwoordelijkheid van de directeur draagt een manager van een organisatieonderdeel met inachtneming van de vastgestelde kaders de zorg voor haar/zijn organisatieonderdeel.

6.2 Een manager draagt de zorg voor de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van informatie, juridische rechtmatigheid, financiële rechtmatigheid en doelmatigheid, de doeltreffendheid richting de directeur en adviesorganen.

6.3 De manager draagt zorg voor het goed functioneren van de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel.

6.4 De manager draagt zorg voor een adequate vertegenwoordiging in externe overlegstructuren op het terrein van haar/zijn organisatieonderdeel.

6.5 Vervanging van managers geschiedt in onderling overleg en met instemming van de directeur.

• 1. Artikel 7 Verantwoording

7.1. Ieder organisatieonderdeel legt verantwoording af over de uitvoering van het jaarplan en de besteding/uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en middelen.

7.2 De managers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de directeur en adviesorganen.

Hoofdstuk 5 Concerncontroller

• 1. Artikel 8 Taken Concerncontroller

• 1. De taken van de concerncontroller zijn primair gericht op de verbetering van de bedrijfsvoering en de administratieve organisatie, specifiek de doorontwikkeling en het volgen van de planning en control cyclus (P&C-cyclus) en de verbetering van de bedrijfsprocessen en de managementinformatie.

• 2. De concern-controller heeft een signaalfunctie naar de directeur voor wat betreft omissies op het terrein van de kwaliteit van processen, de rechtmatigheid, de doelmatigheid en privacy.

8.3 De concerncontroller informeert het Dagelijks Bestuur gevraagd en ongevraagd over de aanwending van middelen en concernzaken.

8.4 De concerncontroller heeft de bevoegdheid na kennisgeving aan de directeur rechtstreeks te adviseren aan het Dagelijks Bestuur.

Hoofdstuk 6 Managementteam (MT)

• 1. Artikel 9 Samenstelling en taken MT

9.1 Het managementteam bestaat uit de directeur, de concerncontroller en de managers van de organisatieonderdelen.

9.2 Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• 1. de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

• 2. het geven van organisatieonderdeel-overstijgende adviezen;

• 3. de coördinatie van activiteiten tussen organisatieonderdelen onderling en in relatie tot het bestuur;

• 4. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• 5. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• 6. het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en risico’s en het adequaat hierop anticiperen.

9.3 Het managementteam is verantwoordelijk voor een meerjarige visie op de organisatie en de organisatie-onderdelen.

• 1. 9.4 De directeur is voorzitter van het managementteam en neemt, met inachtneming van de adviezen van de leden van het managementteam, de benodigde organisatieonderdelen-overstijgende besluiten en draagt eindverantwoordelijkheid.

• 4. Hoofdstuk 7 Accountant

Artikel 10 Inrichting accountantscontrole

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Algemeen Bestuur, (een vertegenwoordiger van) het Dagelijks Bestuur en directeur.

Artikel 11 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeenschappelijke regeling zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

• 5. Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

• 1. Artikel 12 Bijzondere omstandigheden

Indien er naar het oordeel van de directeur zodanig tegenstellingen ontstaan of dreigen te ontstaan in het beleid van de deelnemers dat het functioneren van Samenwerking GR de Bevelanden hierdoor wordt bemoeilijkt, meldt de directeur dit aan het Dagelijks Bestuur.

• 1. Artikel 13 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het Dagelijks Bestuur een bijzondere voorziening treffen.

• 1. Artikel 14 Buitenwerking stellen

De “Instructie directeur Samenwerking de Bevelanden”, vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 november 2014, vervalt met het inwerking treden van het Organisatiebesluit GR de Bevelanden 2024.

• 1. Artikel 15 Inwerkingtreding

15.1. Dit Organisatiebesluit treedt in werking op 1 januari 2024.

15.2. Dit besluit wordt aangehaald als: “Organisatiebesluit gemeenschappelijke regeling Samenwerking de Bevelanden 2024”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking De Bevelanden op 30 oktober 2023.

Namens deze,

drs. M.C. Noordhoek, de directeur

M.A. Fränzel MSc., de voorzitter