Blad gemeenschappelijke regeling van Omgevingsdienst Midden-Holland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Omgevingsdienst Midden-Holland | Blad gemeenschappelijke regeling 2023, 1079 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Controleprotocol 2023, Omgevingsdienst Midden-Holland
Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de (accountants-)controle op de jaarrekening moet het algemeen bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen plaatsvindt in dit controleprotocol. Nieuw vanaf 2023 is, dat de rechtmatigheidsverantwoording van dat verslagjaar niet meer door de accountant, maar door het dagelijks bestuur (DB) afgelegd moet worden. Waar voorheen in het controleprotocol alleen de zaken rondom de accountantscontrole geregeld waren, is dat nu dus uitgebreid met zaken die de rechtmatigheidsverantwoording door het DB betreffen. Voor het verslagjaar 2023 en daarna zal de rol van de accountant zich ten aanzien van de rechtmatigheid beperken tot beoordeling van de kwaliteit van de door de ODMH gehanteerde controlesystematiek en de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Object van controle in dit protocol zijn de jaarcijfers van de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur van de ODMH.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan:
- 1.
- 2.
De Provinciewet, artikel 217, schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
Het algemeen bestuur heeft op 26 oktober 2023 de verordening ex artikel 217 Provinciewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Omgevingsdienst Midden-Holland vastgesteld (de ‘Controleverordening ODMH 2023’). In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft het algemeen bestuur nadere aanwijzingen voor de te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties, alsmede welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn. Met dit controleprotocol wordt invulling gegeven aan het te hanteren normenkader.
2 Algemene uitgangspunten voor de controle op rechtmatigheid
Zoals in artikel 217 Provinciewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door het dagelijks bestuur gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
- 1.
- 2.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, lid 6 Provinciewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) alsmede de voor accountants geldende controle- en overige standaarden bepalend voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Bado dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Het dagelijks bestuur hoeft niet vast te stellen dat álle handelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De controle beperkt zich tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen, die als baten, lasten of balansmutaties in de jaarrekening worden verantwoord.
3 Algemene uitgangspunten voor de controle op getrouwheid
Zoals in artikel 217 Provinciewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, lid 6 Provinciewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) alsmede de voor accountants geldende controle- en overige standaarden bepalend zijn voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden.
4 Te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties
4.1 Rechtmatigheidsverantwoording door dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur accepteert in de controle bepaalde goedkeurings- en rapporteringstoleranties en richt de interne controle ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording daarop in. Het DB controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over de rechtmatigheid (en de getrouwheid) van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen, rekening houdend met de vastgestelde goedkeuringstolerantie (zie ook hoofdstuk 4.2). Het DB richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het hierna opgenomen schema is de rapporteringstolerantie opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren. Deze liggen tussen het vastgesteld minimum van 0% en maximum van 3%.
De percentages worden steeds genomen van de werkelijke lasten, inclusief de stortingen in de reserves.
Deze rapporteringstolerantie houdt in dat bij overschrijding van dit bedrag de rechtmatigheidsfouten in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening door het dagelijks bestuur worden opgenomen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van afwijkingen.
Op basis van de (programma)begroting 2023 van de Omgevingsdienst Midden-Holland betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van ten hoogste € 229.000 en een totaal van onduidelijkheden van eveneens € 229.000 in de rechtmatigheidsverantwoording niet zullen worden gerapporteerd. Daarboven zullen de rechtmatigheidsfouten verantwoord moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en in de paragraaf Bedrijfsvoering.
Via een door de commissie BBV voorgeschreven tekst in de jaarrekening zal het dagelijks bestuur verantwoording afleggen over het rechtmatig handelen.
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. Naast de getrouwheid controleert de accountant ook de rechtmatigheid van de bestedingen van specifieke uitkeringen in het kader van de Single Information Single Audit (SiSa), vooralsnog lijkt deze controle zowel door het DB als door de accountant uitgevoerd te moeten worden. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.
De percentages zijn gebaseerd op het Bado. Wanneer de percentages in het Bado wijzigen, sluiten we aan op die percentages. De percentages worden steeds genomen van de werkelijke lasten, inclusief de stortingen in de reserves.
Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.
Op basis van de (programma)begroting 2023 van de Omgevingsdienst Midden-Holland betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van ten hoogste € 229.000 en een totaal van onzekerheden van ten hoogste € 687.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.
Voor de rapporteringstolerantie stelt het algemeen bestuur als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven € 50.000 euro rapporteert, die hij in het kader van de uitvoering van de accountantscontrole signaleert.
Via een aparte bijlage bij de jaarrekening zal verantwoording worden afgelegd over een nader bepaald aantal specifieke uitkeringen. In het kader van de Single Information Single Audit (SiSa) zijn door het Ministerie van BZK de volgende rapporteringstoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen:
Dit houdt in dat de accountant alle geconstateerde tekortkomingen en onzekerheden zal rapporteren die afzonderlijk op regelingniveau de bovenstaande rapporteringstolerantie overtreffen. Dit in aanvulling op de eerder door het algemeen bestuur vastgestelde rapporteringstoleranties.
5 Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
De bovenste zes criteria zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het DB. Er is dus sprake van overlap. Over deze criteria wordt niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze zes criteria blijven wel onderdeel uitmaken van het control-framework van het DB. Daarnaast blijven deze criteria onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant.
Blijven over de laatste drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium, misbruik & oneigenlijk gebruik. Deze komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording.
Hierna worden de drie criteria nader toegelicht.
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is - voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door het algemeen bestuur geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan het algemeen bestuur.
In voorkomende gevallen zijn onderstaande begrotingsafwijkingen als onrechtmatig te bestempelen, maar hoeven niet te worden meegewogen in het accountantsoordeel:
- 1.
- 2.
- 3.
Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die na het verantwoordingsjaar als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of toezichthouder blijkt. Het gaat hier in de praktijk veelal om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen.
- 4.
Besteding en inning van gelden door de omgevingsdienst zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving (Algemene verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, algemene maatregelen van bestuur, ministeriële regelingen, raadsbesluiten, verordeningen, richtlijnen, protocollen en dergelijke met een wettelijke grondslag en jurisprudentie). De gestelde voorwaarden hebben over het algemeen betrekking op:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn.
3. Misbruik & oneigenlijk gebruik-criterium
Het algemeen bestuur van de ODMH heeft middels vaststelling van de verordeningen ex art 216 en ex art 217 Provinciewet het kader bepaald aangaande M&O-beleid. Voor bestaande procedures wordt binnen de ODMH getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik genomen worden. Binnen de belangrijkste procedures zijn reeds (informeel) adequate maatregelen getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Toch kan het voorkomen dat er, ondanks het toereikende M&O-beleid, onzekerheid blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid. Het kan dan gaan om een onzekerheid die inherent is aan de regeling die onderwerp is van de toetsing. Hier zal als volgt mee worden omgegaan:
- 1.
Indien bij een toereikend M&O-beleid, dat in voldoende mate is uitgevoerd, toch een belangrijke (materiële) onzekerheid - die inherent is aan de regeling - blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. De accountant dient te overwegen of hij in zijn verklaring, naar zijn oordeel, een toelichtende paragraaf opneemt waarin hij de gebruikers van de verantwoording nog eens nadrukkelijk op de bestaande onzekerheid wijst.
- 2.
6 Reikwijdte van de controle bij de rechtmatigheidstoetsing
De controle op rechtmatigheid voor de kalenderjaren is limitatief gericht op:
a. De naleving van wettelijke kaders (verantwoording door DB);
Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Voorbeelden van deze zgn. externe wetgeving zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
b. De naleving van de volgende kaders (verantwoording door DB):
Voorbeelden van deze zgn. interne wetgeving zijn:
- 1.
- 2.
- 3.
c. Single information single audit (SiSa) (verantwoording door accountant):
Ingaande 2007 is het principe van Single information single audit ingevoerd voor bijna alle specifieke uitkeringen van het rijk. Voor SiSa-verantwoordingen gelden veelal specifieke toetsingsvoorwaarden. Voor zover deze deel uitmaken van de jaarrekening zijn ook de bepalingen zoals vermeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol van toepassing. In de Circulaire SiSa van het Ministerie van BZK is nadere regelgeving verstrekt over de wijze van verantwoorden over specifieke uitkeringen.
De controle op rechtmatigheid maakt gebruik van het actuele normenkader. Voor de controle 2023 is dat het normenkader, dat tegelijk met dit controleprotocol wordt vastgesteld. Het normenkader omvat de voor de controle relevante wet- en regelgeving van de Omgevingsdienst Midden-Holland. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd.
7 Rapportering door het dagelijks bestuur
In de jaarrekening legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid.
De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording, die straks, als verplichte bijlage, een onderdeel vormt van de jaarrekening. In deze standaardtekst wordt gesproken over afwijkingen. Onder afwijkingen worden verstaan posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het DB een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.
Naast het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording kan het DB in de bedrijfsvoerings-paragraaf het ‘eigen verhaal’ aan het AB vertellen, over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten.
8 Rapportering door de accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, zoals hierna in het kort weergegeven, als volgt:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden - op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan het algemeen bestuur gerapporteerd.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de omgevingsdienst gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven ten aanzien van de getrouwheid. De accountant weegt de rechtmatigheidsfouten mee in de controle en zal hierover rapporteren als het DB dit verzuimd heeft. De controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland,
gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 4 oktober.
Het controleprotocol, inclusief het als bijlage bijgevoegde normenkader, vast te stellen. Dit protocol treedt in werking met ingang van de eerste dag na de bekendmaking in het Blad gemeenschappelijke regelingen en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2023, met dien verstande dat deze van toepassing is op de controles en verantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
Het in 2013 vastgestelde controleprotocol blijft van toepassing op de controles en de verantwoording van het verslagjaar 2022. Na afloop van genoemde controles en verantwoordingen vervalt deze.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 26 oktober 2023.
Normenkader voor de rechtmatigheidscontrole verslagjaar 2023
Dit normenkader geldt als bijlage van het controleprotocol 2023. Het normenkader omvat de voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving van de ODMH.
Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van rechtmatigheidscontrole Hierna volgt een inventarisatie van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) relevante regelgeving. Met de in dit normenkader gepresenteerde inventarisatie wordt een minimumkader geboden voor de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2023-1079.html