Financiele verordening ODMH 2023

Financiële verordening ODMH

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH),

gelet op, artikel 216 van de Provinciewet, artikel 57 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de artikelen 31 en 33 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden-Holland en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten,

besluit vast te stellen:

Financiële Verordening ODMH (Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de ODMH).

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Administratie

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de ODMH en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• 2. Rechtmatigheidsverantwoording

de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• 3. De regeling

Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden-Holland;

• 4. Algemeen bestuur

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland zoals bedoeld in artikel 6 van de regeling;

• 5. Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland zoals bedoeld in artikel 12 van de regeling.

Paragraaf 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1. Het algemeen bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van een nieuwe bestuursperiode een begrotingsindeling vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere begrotingsperiode op voorstel van het dagelijks bestuur per programma vast

• 1. de taakvelden, en

• 2. de beleidsindicatoren. Het voorstel van het dagelijks bestuur bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere begrotingsperiode een nadere onderverdeling van de programma’s vast.

• 4. Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van iedere begrotingsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 2. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000,- afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als zij verwachten, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 3. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het algemeen bestuur bedoeld in artikel 5, eerste lid, doet het dagelijks bestuur voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het dagelijks bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 5. Tussentijdse rapportages

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de ODMH, naar de situatie per 1 mei en 1 september, uiterlijk in (respectievelijk) juni en oktober van het lopende boekjaar.

• 2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

• 3. De rapportage gaat ten minste in op afwijkingen van groter dan € 50.000,-, zowel wat betreft de lasten, de baten, de geleverde programma’s en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten daarvan. In de rapportage wordt indien van toepassing aandacht besteed aan afwijkingen van:

• 1. deelnemerbijdragen

• 2. realisatie op begrote subsidieverwachtingen.

• 3. nieuw beleid

4. de in de begroting opgenomen taakstellingen

5.de opgestelde projectplannen voor de grote projecten

Artikel 6. Jaarstukken

Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het dagelijks bestuur het algemeen bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Artikel 7. Verantwoording

• 1. De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur.

• 2. Het dagelijks bestuur geeft het algemeen bestuur alle inlichtingen die het algemeen bestuur voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft.

Artikel 8. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeenschappelijke regelingen bericht dat alle gemeenschappelijke regelingen samen het collectieve aandeel van gemeenschappelijke regelingen in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000,- nader toegelicht.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks uiterlijk op 31 oktober ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit de relevante wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. [Het dagelijksbestuur operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.]

Artikel 11 Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

3. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• 1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• 2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• 3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

4. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van eigendommen.

Paragraaf 4. Financieel beleid

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen kan een voorziening wegens oninbaarheid gevormd worden ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief alsmede geactiveerde kosten voor het afsluiten van geldleningen worden afgeschreven volgens de wijze en duur zoals aangegeven in de tabel in lid 4.

• 2. De afschrijvingen zijn gebaseerd op de historische uitgaafprijs van de activa, verminderd met de ontvangen bijdragen van derden en de inzet van eigen middelen. De afschrijvingstermijn is gerelateerd aan de geschatte economische levensduur van de afzonderlijke activa.

• 3. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 1.000 worden niet geactiveerd.

• 4. Afschrijvingstabel:

(*) Afschrijfstermijnen van de materiële vaste activa, indien en voor zover aanwezig op de balans van de ODMH

Artikel 15. Reserves en voorzieningen

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

2. Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en behandelt in ieder geval:

• 1. de vorming en besteding van reserves;

• 2. de vorming en besteding van voorzieningen, en

• 3. bij welke specifiek benoemde taakvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:

• 1. het specifieke doel van de reserve;

• 2. het bestedingsplan van de reserve

• 3. de voeding van de reserve;

• 4. de maximale hoogte van de reserve, en

• 5. de maximale looptijd.

4. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 16. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de ODMH wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken.

• 2. Bij de indirecte kosten worden in ieder geval betrokken: de bijdrage aan reserves voor de vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

Artikel 17. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten en werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

Artikel 18. Tarieven

Het dagelijks bestuur past jaarlijks de regionaal bepaalde inflatiecorrectie toe op het tarief van de ODMH. Dit tarief maakt deel uit van de Programmabegroting.

Artikel 19: Financieringsfunctie

 1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor

• 1. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• 2. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

• 3. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

• 4. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. Het dagelijks bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 3. Het dagelijks bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en tweede lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in het Treasurystatuut. Het dagelijks bestuur zendt het Treasurystatuut ter kennisgeving aan het algemeen bestuur.

Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 20. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1. Het dagelijks bestuur biedt, op verzoek van het algemeen bestuur, en tenminste eenmaal in de vier jaar aan het algemeen bestuur een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan ter vaststelling. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald.

• 2. Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het dagelijks bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.

• 3. Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 21. Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan gebouwen en overige kapitaalgoederen.

Artikel 22. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• 1. de kasgeldlimiet;

• 2. de renterisiconorm;

• 3. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor tenminste de komende vier jaar;

• 4. de rentevisie en

• 5. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 23. Bedrijfsvoering

• 1. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag (onderdeel van de Jaarstukken) wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

• 2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf worden de bevindingen van de rechtmatigheidsverantwoording weergegeven en worden eventuele beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en/of onduidelijkheden omschreven.

Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 24. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• 3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• 5. het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 25. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• 1. een eenduidige indeling van de gemeenschappelijk organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeenschappelijke taken aan de afdelingen;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

7. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 26. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 23 lid 2. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Paragraaf 7. Slotbepalingen

Artikel 27. Intrekking oude regeling

De Financiële verordening ODMH 2012 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 28. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de bekendmaking in het Blad gemeenschappelijke regelingen en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening ODMH.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 26 oktober 2023.

De directeur,

A. Mutter

De voorzitter,

T. van Vugt