Regeling melding vermoeden misstand van Baanbrekers

De directeur namens het Dagelijks Bestuur van de uitvoeringsorganisatie Baanbrekers,

Gelet op het feit dat Baanbrekers hecht aan het voeren van een deugdelijk integriteitsbeleid als onderdeel van het beleid m.b.t. de psycho sociale arbeidsbelasting (PSA);

Gelet op de instemming van de ondernemingsraad datum 17 oktober 2023.

Besluit vast te stellen:

REGELING MELDING VERMOEDEN MISSTAND VAN BAANBREKERS

(Klokkenluidersregeling Baanbrekers d.d. 30 oktober 2023)

HOOFDSTUK 1. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. Baanbrekers: de gemeenschappelijke regeling uitvoeringsorganisatie Baanbrekers alsmede hieronder begrepen de Stichting Bevordering Werkgelegenheid Midden-Langstraat (SBW), Stichting Fidant en Ruelong B.V (WML-facilitair), hierna eveneens te noemen “Baanbrekers”;

  • b. Werkgever of het bevoegd gezag: het Dagelijks Bestuur van Baanbrekers. Onder bevoegd gezag wordt tevens verstaan:

    • Het door het bevoegd gezag gemandateerde personen.

  • c. Melder: een ieder die in dienst is of is geweest bij Baanbrekers, of de verbonden partijen (bijvoorbeeld Stichting Bevordering Werkgelegenheid Midden-Langstraat (SBW) of Stichting Fidant of Ruelong B.V.) op grond van een arbeidsovereenkomst, maar ook diegene die niet in dienst is, maar wel een werkrelatie heeft gehad met Baanbrekers of met één van de verbonden partijen;

  • d. Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen Baanbrekers, of bij een andere organisatie, indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:

  • 1. het vermoeden is gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit kennis die de werknemer bij Baanbrekers heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en

  • 2. het maatschappelijk belang in het geding is bij:

    • (dreigende) schending c.q. overtreding van een wettelijke voorschrift, interne regels van de werkgever, of van het recht van de Europese Unie, waaronder een (dreigend) strafbaar feit, schending van persoonsgegevens, witwassen van gelden etc.;

    • een (dreigend) gevaar voor de gezondheid, de veiligheid van personen of het milieu;

    • een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van Baanbrekers als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

  • e. melding: de melding van een vermoeden van een misstand door de melder;

  • f. vertrouwenspersoon: de functionaris als zodanig benoemd door het bevoegd gezag van Baanbrekers;

  • g. onderzoekers: de persoon of personen aan wie het bevoegd gezag het onderzoek naar de misstand opdraagt;

  • h. extern meldpunt: een externe commissie, persoon of autoriteit die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt, waaronder het Huis voor klokkenluiders.

Artikel 2. Bescherming van de melder tegen benadeling

• 1. De melder zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen enkel nadelig gevolg ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan:

  • a. het verlenen van ongevraagd ontslag;

  • b. het niet verlengen van een dienstverband voor bepaalde tijd;

  • c. het niet omzetten van een dienstverband voor bepaalde tijd in een vast dienstverband;

  • d. de opgelegde benoeming in een andere functie;

  • e. het treffen van disciplinaire maatregelen, waaronder het opleggen van een boete zoals bedoeld in artikel 7:650 BW;

  • f. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;

  • g. het onthouden van promotiekansen;

  • h. het afwijzen van een verlofaanvraag

  • i. discriminatie, intimidatie, pesterijen of uitsluiting, smaad of last;

  • j. voortijdige beëindiging van een overeenkomst tot levering van goederen en diensten etc. voor zover dit redelijkerwijs verband houdt met de door de melder gedane melding van een vermoeden van een misstand.

• 2. Werkgever draagt er zorg voor dat de melder ook anderszins geen nadelige gevolgen van de melding ondervindt.

• 3. Werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

• 4. Het bepaalde in lid 1 en 2 van dit artikel geldt ook voor de melder die te goeder trouw een vermoeden van een misstand in een andere organisatie dan die van Baanbrekers, volgens de in die organisatie geldende regels, bij die organisatie heeft gemeld. De bescherming geldt alleen als de melder:

  • met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt en voor deze organisatie werkgerelateerde activiteiten heeft verricht;

  • kennis heeft verkregen van de vermoede misstand.

• 5. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de vertrouwenspersoon van Baanbrekers. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar het bevoegd gezag.

• 6. Werkgever zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

Artikel 3. Bescherming leidinggevenden en andere betrokkenen tegen benadeling

• 1. Werkgever zal eventuele ingeschakelde leidinggevenden en/of onderzoekers niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken.

• 2. Werkgever zal een melder die wordt gehoord door, documenten verstrekt aan of anderszins medewerking verleent aan de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.

• 3. De bewijslast dat eventuele benadeling geen verband houdt met de melding ligt bij werkgever.

Artikel 4. De vertrouwenspersoon

• 1. Het bevoegd gezag wijst één of meer vertrouwenspersonen aan.

• 2. De vertrouwenspersoon heeft tot taak de melder te adviseren.

• 3. De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een geanonimiseerd verslag van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen m.b.t. een vermoeden van een misstand, zoals deze zijn gedaan bij de vertrouwenspersoon. Dit verslag wordt aan het bevoegd gezag en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.

• 4. De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 2, tweede tot en met het vijfde lid, tegen benadeling van zijn rechtspositie als gevolg van de hem bij deze regeling toebedeelde taken.

Artikel 5. Het externe meldpunt

• 1. Als extern meldpunt is wettelijk aangewezen het Huis voor klokkenluiders.

• 2. Het Huis voor klokkenluiders heeft tot taak een door de melder gemeld vermoeden van een misstand te laten onderzoeken door de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, zoals bedoeld in artikel 3a, derde lid van de Wet bescherming klokkenluiders, en/of zich daarover te laten adviseren door de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, zoals bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de Wet bescherming klokkenluiders.

HOOFDSTUK 2. Interne meldingsprocedure

Artikel 6. Interne Melding

• 1. De melder kan bij een vermoeden van een misstand binnen Baanbrekers een melding doen bij zijn leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon van Baanbrekers.

• 2. Een melder van een andere organisatie die door zijn werk gerelateerde activiteiten met Baanbrekers in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen Baanbrekers kan ook een interne melding doen bij de vertrouwenspersoon.

• 3. De leidinggevende of vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de melder, door naar het bevoegd gezag.

• 4. Het heeft de voorkeur dat de melder zijn melding intern doet. Maar de melder kan rechtstreeks bij het externe meldpunt melding doen van een vermoeden van een misstand. Een externe melding is aan orde op grond van artikel 13 lid 2 namelijk als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd.

• 5. Als er sprake is van een strafbaar feit moet de melder aangifte doen. Ook als er een melding gedaan is.

Artikel 7. Melding door personen niet zijnde werknemers

De oud-werknemer of diegenen die geen werknemer zijn maar anderszins werkgerelateerde activiteiten verrichten of hebben verricht voor Baanbrekers en die een vermoeden van een misstand willen melden doen dit schriftelijk of mondeling via de telefoon of d.m.v. een gesprek op locatie binnen een periode van 24 maanden na ontslag of beëindiging van de werkzaamheden voor Baanbrekers bij een vertrouwenspersoon van Baanbrekers.

Artikel 8. Informeren van bevoegd gezag, vertrouwelijke omgang met de melding en identiteit melder

• 1. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon bij wie een melding is gedaan draagt er zorg voor dat de melding wordt geregistreerd in een daarvoor ingericht register en dat het bevoegd gezag onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is.

• 2. Werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn. De gegevens en informatie over de melding worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn.

• 3. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en gaan vertrouwelijk om met de informatie van de melding.

• 4. Als het vermoeden van een misstand is gemeld en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan defunctionaris bij wie de melder zijn melding heeft gedaan of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie onverwijld door aan de melder.

• 5. De identiteit van de adviseur, degene die de melder bijstaat en van betrokken derden is ook vertrouwelijk. Deze wordt niet bekend gemaakt zonder uitdrukkelijk schriftelijke toestemming van de melder respectievelijk de adviseur of degene die de melder bijstaat of de betrokken derden.

Artikel 9. Ontvangstbevestiging door het bevoegd gezag

Het bevoegd gezag zendt aan de melder, of de vertrouwenspersoon bij wie het vermoeden van een misstand is gemeld, binnen 7 dagen na ontvangst van een melding een ontvangstbevestiging. In het laatste geval stuurt de vertrouwenspersoon de ontvangstbevestiging door aan de melder. De ontvangstbevestiging bevat een zakelijke beschrijving van het gemelde vermoeden van een misstand, de datum waarop de melder het vermoeden heeft gemeld en een afschrift van de melding.

Artikel 10. Uitvoering intern onderzoek door het bevoegd gezag

• 1. Het bevoegd gezag stelt na ontvangst van de melding onverwijld een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand, tenzij:

  • a. Het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of,

  • b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.

• 2. Indien het bevoegd gezag besluit geen onderzoek in te stellen wordt de melder schriftelijk binnen drie weken na de interne melding geïnformeerd. Daarbij wordt aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld.

• 3. Het bevoegd gezag draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn. Dit kan de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders zijn of een andere bevoegde autoriteit (denk aan de Autoriteit Persoonsgegevens, de Autoriteit Financiële Markten, DNB etc.) of een andere partij.

• 4. Het bevoegd gezag kan een (externe) deskundige(n) raadplegen bij het onderzoek.

• 5. Het bevoegd gezag informeert de melder schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. Dit wordt gedaan direct nadat het onderzoek is ingesteld.

• 6. Als het bevoegd gezag besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder binnen twee weken na de melding. Daarbij geeft hij aan waarom geen onderzoek wordt ingesteld.

• 7. Het bevoegd gezag informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

• 8. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers zorgen voor een verslag en leggen dit ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder die een afschrift ontvangt van dit verslag.

• 9. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een verslag en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon die gehoord is die een afschrift ontvangt van dit verslag.

• 10. De onderzoekers kunnen binnen Baanbrekers alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

• 11. De onderzoekers stellen een vertrouwelijk concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken c.q. een reactie op te geven, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het concept rapport verplicht.

• 12. Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht, of in het rapport of in het standpunt van het bevoegd gezag sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert het bevoegd gezag hierop en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.

• 13. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 11. Standpunt en kennisgeving door het bevoegd gezag

• 1. Het bevoegd gezag stelt de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan binnen twaalf weken na ontvangst van de melding schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand.

• 2. Indien niet binnen twaalf weken een standpunt kan worden gegeven worden de melder, of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan, voordat deze termijn is verstreken, daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Het bevoegd gezag kan het in te nemen standpunt met ten hoogste vier weken verdagen.

HOOFDSTUK 3. Externe meldingsprocedure

Artikel 12. Melding bij het externe meldpunt

• 1. De melder is niet verplicht om een melding van een vermoeden van een misstand eerst intern te melden. Hij kan daarvan ook direct een externe melding doen. Verder kan de melder ook kiezen voor een externe melding, indien:

  • a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 11;

  • b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 11.

• 2. Indien zwaarwegende belangen de toepassing van de interne meldingsprocedure in de weg staan, kan de melder het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het externe meldpunt. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of er sprake is van:

  • a. Acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

  • b. een vermoeden dat het bevoegd gezag bij de vermoede misstand betrokken is;

  • c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;

  • d. een eerdere melding van dezelfde misstand of onregelmatigheid die de misstand niet heeft weggenomen.

• 3. De melding bij het externe meldpunt bevat ten minste:

  • a. naam en adres van de melder;

  • b. de dagtekening;

  • c. de organisatie waar de betrokkene werkzaam is of is geweest;

  • d. de organisatie waarop de melding betrekking heeft;

  • e. de gronden waarop het vermoeden van de misstand is gebaseerd;

  • f. de reden van melding aan het externe meldpunt.

• 4. Het externe meldpunt draagt er zorg voor dat de melder, het bevoegd gezag en de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft op de hoogte worden gesteld van de melding bij het externe meldpunt, tenzij het onderzoeksbelang hierdoor kan worden geschaad.

• 5. Is er sprake van een externe melding bij het Huis voor klokkenluiders is de verdere onderzoeksprocedure neergelegd in de Wet Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 13. Standpunt bevoegd gezag naar aanleiding van het advies van het externe meldpunt

• 1. Het bevoegd gezag stelt na ontvangst van het advies of aanbeveling van het externe meldpunt, het externe meldpunt schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt en de eventuele consequenties die het daaraan verbindt.

• 2. Het externe meldpunt of het bevoegd gezag zal het standpunt van het bevoegd gezag aan de melder doen toekomen.

• 3. Een van het advies of aanbeveling afwijkend standpunt wordt gemotiveerd door het bevoegd gezag.

Artikel 14. Publicatie, jaarverslag en evaluatie

• 1. De werkgever zorgt ervoor dat deze regeling extern wordt gepubliceerd en wordt opgenomen in het personeelshandboek.

• 2. De werkgever stelt, indien er sprake is geweest van één of meerdere meldingen in het voorgaande jaar, een jaarverslag op waar in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake wettelijke bepalingen het volgende wordt gemeld:

  • a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand;

  • b. het aantal meldingen dat niet heeft geleid tot een onderzoek;

  • c. het aantal onderzoeken dat het externe meldpunt heeft verricht;

  • d. het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat het externe meldpunt heeft uitgebracht.

• 3. Dit jaarverslag wordt aan het bevoegd gezag en de Ondernemingsraad gestuurd ter bespreking.

HOOFDSTUK 4. Slotbepalingen

Artikel 15. Intrekking en inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking na bekendmaking.

• 2. De Regeling melding vermoeden misstand van Baanbrekers 2017 wordt na bekendmaking van de Regeling melding vermoeden misstand van Baanbrekers (klokkenluidersregeling Baanbrekers d.d. 30 oktober 2023) ingetrokken.

Aldus vastgesteld namens het Dagelijks Bestuur d.d. 30 oktober 2023

De directeur,

De heer A. van Oudheusden