U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland
besluit vast te stellen de navolgende verordening:
verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2023).
Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatie op zodanige wijze geschiedt, dat deze ook na verloop van tijd toegankelijk, authentiek en te raadplegen is.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie, ongeacht hun vorm.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de informatie zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur doet elke twee jaar aan het algemeen bestuur verslag van hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV. Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Als archivaris van de Gemeenschappelijke Regeling wordt benoemd de gemeentearchivaris van de gemeente Zaanstad.
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 20 oktober 2023 te Zaandam.
J. Hamming
Voorzitter
S. van den Broek
Secretaris
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld. Het toepassingsbereik van de verordening is, evenals wet en besluit, zowel papieren als digitale informatie.
De verordening bestaat uit drie gedeelten, namelijk het aanwijzen van een archiefbewaarplaats (hoofdstuk II), de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de informatie (hoofdstuk III) en het toezicht op het bij of op grond van de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (hoofdstuk IV).
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. De formulering borgt dat aan deze verplichting wordt voldaan.
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het Dagelijks Bestuur.
Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden.
De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het dagelijks bestuur om ervoor te zorgen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
Dit onderdeel verplicht het Dagelijks Bestuur ervoor te zorgen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling.
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid van de gemeenschappelijke regeling in den brede. Het dagelijks bestuur dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.
Dit onderdeel is opgenomen om aan te geven dat uitbesteding van de uitvoering van onderdelen van het beheer van archiefbescheiden het dagelijks bestuur niet ontslaat van de eindverantwoordelijkheid voor de zorg voor de kwaliteit van het beheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen archiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 4, eerste lid, te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Het algemeen bestuur verneemt op deze manier minimaal eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 9.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2023-1019.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen