Managementsamenvatting
VrZW streeft op termijn naar een volledig digitaal archief. Een noodzakelijke maatregel om dat te bereiken is het regelen van vervanging in de zin van de Archiefwet. Vervanging houdt in dat kader in dat:
- •
analoge documenten worden vervangen door digitale documenten;
- •
deze digitale documenten na vervanging als archiefexemplaar fungeren;
- •
de analoge documenten vernietigd worden. Pas na deze vernietiging is er sprake van vervanging.
De consequentie van vervanging is dat er geen analoog archief meer wordt opgebouwd en er volledig digitaal gewerkt kan worden. Er worden een aantal eisen aan vervanging gesteld:
- •
het moet duidelijk zijn voor welke processen en documenten het geldt (de reikwijdte);
- •
de vereiste beeldkwaliteit bij het scannen moet zijn bepaald;
- •
de technische infrastructuur moet goed zijn ingericht en goed functioneren;
- •
het proces van digitaliseren moet zijn ingeregeld en goed worden uitgevoerd;
- •
de kwaliteit van dit proces moet zijn geborgd.
In dit handboek vervanging zijn deze punten uitgewerkt.
Reikwijdte: Vervanging geldt voor alle documenten die onderdeel uitmaken van een op of na 1 januari 2018 afgesloten dossier en voor alle nieuw opgemaakte of ontvangen documenten. De regeling geldt ook voor de Ondernemingsraad van VrZW, maar niet voor de Brandweerschool. Een uitzondering op de algemene bepalingen vormen de personeelsdossiers: hiervoor geldt de datum van 1 januari 2019 als ingangsdatum. Personeelsdossiers die voor 1 januari 2019 zijn afgesloten, worden niet vervangen. De vervangingsregeling is wel van toepassing op alle personeelsdossiers die op 1 januari 2019 nog niet waren afgesloten en op alle personeelsdossiers die op of na die datum zijn gestart. Omdat het HR-proces inmiddels volledig is gedigitaliseerd, kan de werking van de vervangingsregeling voor documenten die onderdeel uitmaken van personeelsdossiers worden beperkt tot documenten die voor de inwerkingtreding van deze vervangingsregeling zijn ontvangen of opgemaakt.
Algemene uitzonderingen op vervanging zijn er ook: Artikel 2, eerste lid, onderdeel c van het Archiefbesluit 1995 stelt dat bij vervanging rekening gehouden dient te worden met de waarde van documenten als onderdeel van het cultureel erfgoed. Concreet houdt dit in dat analoge documenten met een dergelijke intrinsieke waarde niet vervangen worden. De medewerkers DIV bezitten de benodigde kwalificaties om deze afweging te maken. Ook als het niet mogelijk is om een getrouwe kopie van het analoge document te maken, zal niet tot vervanging worden overgegaan.
Het overgrote deel van de documenten komt de organisatie al in digitale vorm binnen en/of verlaat de organisatie in digitale vorm. Op deze documenten is vervanging dus niet van toepassing: ze zijn ‘digitaal geboren’, wat maakt dat het digitale exemplaar al het archiefexemplaar is.
Infrastructuur: Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de gegevens die in de te vervangen documenten voorkomen. Dit houdt in dat de kwaliteit van de scan dusdanig moet zijn dat dit geborgd is. De standaard instellingen zijn op een wijze doorgevoerd dat deze kwaliteit voldoende geborgd is. Factoren als resolutie, kleur, doorzoekbaarheid en compressie zijn daarbij van groot belang. De conclusie is dat alle scan-hardware en -software die binnen VrZW gebruikt worden, geschikt zijn om de vereiste kwaliteit te leveren.
Procedures: Naast de eigenschappen van de benodigde digitaliseringsapparatuur zijn ook de te volgen procedures beschreven. Aangezien er voor de vervangen documenten geen beroep meer kan worden gedaan op de papieren dossiers is het van groot belang dat bepaalde controlehandelingen worden verricht om te controleren of de digitale versie daadwerkelijk een getrouwe weergave is van het analoge bestand. Ook moet ervoor gezorgd worden dat de documenten na digitalisering daadwerkelijk vernietigd worden om van vervanging te kunnen spreken. Dit voorkomt dat er een dubbele bewaarlast ontstaat voor de betreffende dossiers en het geeft duidelijkheid waar de informatie zich bevindt.
Borging: In het geval van VrZW is er sprake van routinematige vervanging. Dat houdt in dat vervanging een continu proces is dat aan verandering onderhevig kan zijn. Het is daarom van belang om dit handboek waar nodig aan te passen en, bij ingrijpende wijzigingen, opnieuw te laten vaststellen. Om die reden wordt dit handboek één keer per twee jaar of eerder geactualiseerd, indien veel of grote wijzigingen zoals de implementatie van een nieuw DMS, een gewijzigd proces of verandering van de scaninstellingen dit noodzakelijk maken.