Informatieverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018

Het Algemeen Bestuur; Gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 30 eerste lid van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord; Besluit de navolgende Informatieverordening vast te stellen, waarin de zorg voor het informatiebeheer van de organisatie belegd wordt.

Samenvatting

De Informatieverordening richt zich op bestuurlijke verantwoordelijkheden met betrekking tot het informatiebeheer. De verordening moet op grond van de Gemeenschappelijke Regeling (artikel 30) door het Algemeen Bestuur te worden vastgesteld.

De herziening van de huidige verordening (De Archiefverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2009) is meegenomen als onderdeel van de uitgesproken intentie om “de basis op orde” te brengen. In dit geval betekent dit aan te laten sluiten bij de operationele bedrijfsvoering. Daarom is er voor gekozen om de traditionele begrippen als “archief” en “document” te vervangen door “informatiebestand”, dat meer recht doet aan de veelvoud van digitale verschijningsvormen van informatie. Op deze manier komt het beheer van informatie centraal te staan, ongeacht de vormaanduiding [document] of de administratieve status [archief] daarvan. Om dezelfde reden is er ook voor gekozen om de term archiefverordening te vervangen door informatieverordening.

Daarnaast wordt er, conform de uitgangspunten van de VNG Modelverordening uit 2017, een duidelijke scheiding gemaakt tussen de taken en bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur en die van het Algemeen Bestuur. Het vaststellen van nadere voorschriften behoort tot de taken van het Dagelijks Bestuur. Ook het aanwijzen van een archivaris en een archiefbewaarplaats behoort tot deze taken.

De Informatieverordening bevat drie hoofdbestandsdelen: Zorg, Toezicht en Beheer

a) de bepaling voor de zorg die het Dagelijks Bestuur draagt voor het beheer van informatie binnen de veiligheidsregio;

b) het toezicht op het beheer van informatie:

c) het beleggen van de beheerverantwoordelijkheid van overgebrachte informatiebestanden

Hoofdstuk 1 Begrippen en algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet: de Archiefwet 1995

b. de Veiligheidsregio: de rechtspersoon Veiligheidsregio

c. informatiebestanden: de in de wet bedoelde archiefbescheiden

d. overgebrachte informatiebestanden: informatiebestanden in beheer gegeven bij de archiefbewaarplaats

e. de archiefbewaarplaats: de door het Dagelijks Bestuur aangewezen beheeromgeving voor overgebrachte informatiebestanden

f. de archivaris: de door het Dagelijks Bestuur aangewezen archivaris

Artikel 2

• 1. Ten behoeve van het beheer van overgebrachte informatiebestanden wijst het Dagelijks Bestuur een archiefbewaarplaats aan.

• 2. Ten behoeve van het toezicht op het informatiebeheer wijst het Dagelijks Bestuur een archivaris aan.

Hoofdstuk 2 De zorg voor het informatiebeheer

Artikel 3

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid en interne regelgeving met betrekking tot de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 ten behoeve van het beheer van informatiebestanden.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat dit beleid in samenhang met ander informatiebeleid wordt vastgesteld.

Artikel 4

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat op de jaarlijkse begroting voldoende middelen worden geraamd om het beheer van informatiebestanden naar behoren uit te voeren.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het aanstellen van voldoende en deskundig personeel voor het beheer van informatiebestanden.

Artikel 5

Het Dagelijks Bestuur stelt nadere voorschriften vast met betrekking tot het informatiebeheer.

Artikel 6

• 1. Het Dagelijks Bestuur brengt jaarlijks aan het Algemeen Bestuur verslag uit over de kwaliteit van het informatiebeheer.

• 2. De bevindingen van de archiefinspectie met betrekking tot de kwaliteit van het informatiebeheer (het archiefinspectierapport) worden opgenomen in het verslag.

Hoofdstuk 3 Toezicht op het interne informatiebeheer

Artikel 7

• 1. De archivaris is belast met het toezicht op het informatiebeheer.

• 2. De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit van zijn bevindingen aan het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio.

• 3. De archivaris geeft aan welke maatregelen er met betrekking tot het informatiebeheer door de organisatie moeten worden getroffen.

Artikel 8

• 1. De Veiligheidsregio verstrekt aan de archivaris alle medewerking om inzicht te krijgen in de kwaliteit van het informatiebeheer.

• 2. De archivaris heeft toegang tot de informatiebestanden en de beheeromgevingen waarin deze zich bevinden, tenzij bindende voorschriften ten aanzien van veiligheid of geheimhouding dit verbieden.

Hoofdstuk 4 het beheer van overgebrachte informatiebestanden

Artikel 9

• 1. De archivaris beheert de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatiebestanden.

• 2. De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio over het beheer van de overgebrachte informatiebestanden.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 10

De Archiefverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2009 wordt ingetrokken.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie.

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als Informatieverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur

Alkmaar, 5 oktober 2018

Voorzitter P.M. Bruinooge

Secretaris S. van de Looij

Aanwijzingsbesluit

Het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, gelet op artikel 3, lid 2 van de Informatieverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018, besluit de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum aan te wijzen als archiefbewaarplaats van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord.

Alkmaar, 6 september 2018

Het Dagelijks Bestuur Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Voorzitter P.M. Bruinooge

Secretaris S. van de Looij

Aanwijsbesluit

Het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, gelet op artikel 3, lid 3 van de Informatieverordening Veiligheidsregio Noord-Holland Noord 2018, besluit de directeur-archivaris van het Regionaal Historisch Centrum te Alkmaar, heer P.J. Post aan te wijzen als archivaris van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord.

Alkmaar, 6 september 2018

Het Dagelijks Bestuur Veiligheidsregio Noord-Holland Noord

Voorzitter P.M. Bruinooge

Secretaris S. van de Looij