Treasurystatuut Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg

Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg

gelet op:

• de Financiële Verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg;

• de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido);

• en de Organisatieverordening van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg

besluit:

vast te stellen:

HET TREASURYSTATUUT GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING VEILIGHEIDSREGIO ZUID-LIMBURG.

Het treasurystatuut regelt de interne kaders die VRZL stelt om de risico’s die samenhangen met financiering, liquiditeitenbeheer, beleggingen etc. te beheersen. De belangrijkste doelstelling hiervan is het beheersen van de financiële risico’s, het realiseren van zo laag mogelijke kosten en het zekerstellen van voldoende liquiditeit.

I De treasuryfunctie

Artikel 1 Doelstellingen

• 1. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities

• 2. De geldstromen met zo weinig mogelijk risico beheren waarbij;

  • a. financiële risico’s (renterisico, liquiditeitsrisico, valutarisico, koersrisico en

• kredietrisico) worden beheerst;

  • b. kosten zo laag mogelijk worden gehouden.

• 3. Het effectief aantrekken van voldoende financiële middelen om de programma's binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting te kunnen uitvoeren;

• 4. Het waarborgen van de financiële continuïteit en zorgdragen voor een goede liquiditeitspositie;

• 5. Borgen dat wordt voldaan aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en dient zodanig te zijn dat verplichtingen worden nagekomen;

• 6. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities.

Artikel 2 Taken

1. Het beheren van geldmiddelen, rekening-courantsaldi en andere financiële vermogenswaarden

2. Het beheren van opgenomen geldleningen en het aantrekken van kort- en langlopende leningen

3. Het beheer van contracten met bankinstellingen

4. Het toezicht houden op het beheer van contante geldmiddelen binnen de organisatie

Artikel 3 De treasurer

• 1. Als treasurer wordt aangewezen de Controller binnen de afdeling Bestuurs- en directieondersteuning.

• 2. Bij afwezigheid van de treasurer wordt deze vervangen door diens plaatsvervanger (Teamleider Financiën en Inkoop).

II Risicobeheer

Artikel 4

• 1. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie in samenhang met de liquiditeitenplanning.

• 2. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele situatie in de markt en de rentevisie.

• 3. De rentevisie wordt jaarlijks opgesteld en is gebaseerd op de actuele ontwikkelingen in de markt waarbij mede betrokken wordt de rentevisie van tenminste een vooraanstaande financiële instelling.

• 4. Het renterisico op de lange schuld bedraagt maximaal de renterisiconorm zoals bedoeld in de Wet Fido.

• 5. Het renterisico op de korte schuld bedraagt maximaal de kasgeldlimiet zoals bedoeld in de Wet Fido.

• 6. Valutarisico’s worden uitgesloten door uitsluitend leningen aan te gaan of te verstrekken in euro’s.

• 7. De koersrisico’s op uitzettingen worden beperkt door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom gegarandeerd is aan het einde van de looptijd.

• 8. Interne liquiditeitsrisico’s door treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning die aansluit op het meerjaren investeringsprogramma.

III Financiering

Artikel 5

• 1. Financieringen worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak.

• 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren.

• 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen en obligatieleningen.

• 4. De veiligheidsregio vraagt binnen de wettelijke regelgeving schriftelijk offertes op bij minimaal 3 financiële ondernemingen dan wel medeoverheden, voordat langlopende financieringsmiddelen worden aangetrokken. Dit is ook van toepassing op kortlopende financieringsmiddelen langer dan een maand. Deze offertes worden door de veiligheidsregio schriftelijk vastgelegd.

IV Langlopende uitzettingen

Artikel 6

1. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4 genoemde voorwaarden.

2. Er worden bij minimaal 3 verschillende financiële instellingen offertes aangevraagd.

V Geldstromenbeheer

Artikel 7

Het liquiditeitsgebruik wordt beperkt door de geldstromen op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

VI Saldo- en liquiditeitenbeheer

Artikel 8

• 1. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kunnen kortlopende middelen worden aangetrokken.

• 2. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld leningen, kasgeldleningen en rekening courantkredieten.

• 3. Toegestane instrumenten bij het uitzetten van middelen voor een periode korter dan een jaar zijn rekening courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s.

VII Relatiebeheer

Artikel 9

• 1. Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste eens in de vier jaar beoordeeld.

• 2. Financiële instellingen dienen onder Nederlands of anderszins EU-toezicht te vallen, zoals 'De Nederlandsche Bank' en de Verzekeringskamer en overigens te voldoen aan de desbetreffende bepalingen in artikel 4.

• 3. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

VIII Informatie

Artikel 10

Door middel van een treasuryparagraaf in de begroting en het jaarverslag wordt verslag gedaan van de voornemens en de realisatie op treasury gebied. De verantwoording over het uit te voeren treasury beleid vindt plaats binnen de reguliere Planning & Control cyclus. In de financieringsparagraaf bij de jaarrekening wordt het uitgevoerde beleid toegelicht.

IX Verantwoordelijkheden

Artikel 11

Algemeen Bestuur:

• Het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening.

• Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan.

• Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.

Dagelijks Bestuur:

• Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid).

• Het rapporteren aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid.

• Het vaststellen van het treasurystatuut.

• Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties.

Controller:

• Is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van het treasurybeleid.

• Is verantwoordelijk voor de feitelijke uitvoering van de treasuryfunctie.

• Is verantwoordelijk voor het opstellen van het treasurystatuut, de treasuryparagraaf en het

treasuryjaarplan.

• Het uitvoeren van activiteiten conform het treasurystatuut.

X Bevoegdheden

(zie ook Bijlage II : Tabel bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten evenals de daarbij benodigde autorisatie. )

Artikel 12

• Het aantrekken en uitzetten van middelen via daggeld,

• kasgeld, deposito, spaarrekening of rekening courant Controller

• Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Controller

• Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen

• en obligatieleningen Controller

• Het uitzetten van middelen met een looptijd langer dan 1 jaar Controller

• Het vervroegd aflossen van lopende leningen. Controller

XI Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Artikel 13

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze

schriftelijk vastgelegd en worden aan de betrokken partijen kenbaar gemaakt (zie artikel 16).

2. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

• de uitvoering rechtmatig en doelmatig is.

• de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd.

• de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

3. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste

voorwaarden:

• iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogenprincipe).

• de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen.

• de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke

functionarissen.

XII Inwerkingtreding/citeerartikel

Artikel 14

Het statuut treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 15

Dit statuut kan worden aangehaald onder de naam Treasurystatuut Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg.

Bijjlage I : Begrippenkader

- Consolidatie Het omzetten van korte financieringsmiddelen in lange financiering.

- Deposito Spaarvorm waarbij een bedrag voor een bepaalde periode tegen een vast rentepercentage wordt weggezet.

- Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren.

- Eigen vermogen Het deel van het vermogen dat permanent aanwezig is en als eerste alle risico’s draagt die zijn verbonden aan de bedrijfsuitoefening.

- Financiering Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen bestaan.

- Geldstromenbeheer Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer).

- Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen.

- Kasgeld Kortlopende leningen zonder tussentijdse aflossingen met een looptijd korter dan twee jaar.

- Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting bij aanvang van het jaar.

- Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen.

- Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit.

- Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar.

- Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomende en uitgaande geldstromen ingedeeld per tijdseenheid

- Obligatie Verhandelbare schuldtitel als onderdeel van een obligatielening.

- Onderhandse lening Direct bij marktpartijen te plaatsen leningen met een looptijd langer dan twee jaren

- Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten door rentewijzigingen

- Renterisiconorm Een bij de aanvang van het jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal

- Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding

- Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling

- Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen.

- Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

- Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

- Vreemd vermogen Het totaal van de aangegane schulden, waarbij een onderscheid naar looptijd wordt gemaakt.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg van 24 juni 2022

De voorzitter, De secretaris,

mr. J.M. Penn-te Strake drs. F.C.W. Klaassen