U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ISD Bollenstreek
Gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 51 van de Gemeenschappelijke regeling ISD Bollenstreek
Vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening ISD Bollenstreek).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie/archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast in een Besluit Informatiebeheer.
Het dagelijks bestuur doet een maal per jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht over het door de archivaris gevoerde beheer van de informatie/archiefbescheiden van de ISD Bollenstreek in de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden.
Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie- en archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie/archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 40, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Als archivaris is de directeur van het Erfgoed Leiden aangewezen.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 29 juni 2020
De secretaris,
R.J. ’t Jong
De voorzitter,
D.T.C. Salman
De wet stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid. Daarmee is deze wet de belangrijkste voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. De wet stelt extra eisen aan bescheiden die blijvend worden bewaard. De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit. Op zijn beurt bevat dit Archiefbesluit weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn weer verder uitgewerkt in de Archiefregeling en de verordening.
De verordening is opgesteld voor de gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek (ISD). De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende Iandelijke wet- en regelgeving geldend op 1 januari 2015.
Conform artikel 40, lid 1 van de wet dient de zorg te worden geregeld omtrent alle informatie van de bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Daarbij dient zoveel mogelijk de bepalingen van de wet te worden gevolgd. Dit betekent dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor informatie van de gemeenschappelijke regeling en dat de archivaris van de aangewezen archiefbewaarplaats toezicht uitoefent op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie.
Evenals de wet is deze verordening zowel van toepassing op papieren als op digitale documenten. Vandaar dat in plaats van het begrip 'archiefbescheiden' de term 'informatie' wordt gehanteerd. Beide begrippen worden in het kader van deze verordening als synoniem beschouwd. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip 'archiefbescheiden' opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werking van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip `zorg', dat niet wordt gedefinieerd in de wet. Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32 lid 2 van de wet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de beheerder van de archiefbewaarplaats van de gemeente Leiden. De benoeming van deze archivaris is gekoppeld aan het feit dat ISD De Bollenstreek een dienstverleningsovereenkomst heeft gesloten met de gemeente Leiden voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie/archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de door haarzelf beheerde informatie/archiefbescheiden.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van 'informatie'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld inclusief die welke enkel met informatietechnologie kan worden opgevraagd.
Ondanks de verruimde betekenis van het begrip 'informatie' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: Besluit Informatiebeheer.
De regeling stelt op grond van artikel 11, lid 2 van het besluit nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het besluit kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel dienen ook de te verzenden stukken aan genoemde regeling te voldoen.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
De jaarlijkse verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur vormt de basis voor de door het algemeen bestuur aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te verstrekken informatie en inlichtingen. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op horizontale verantwoording.
De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur als bedoeld in artikel 9.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-727.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen