Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Druten, Gemeente Wijchen en de Werkorganisatie Druten Wijchen

Vastgesteld door de colleges van burgemeester en wethouders, en het bestuur van de WDW

Voorwoord

Voor u ligt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Wijchen, Druten en de Werkorganisatie Druten Wijchen (hierna te noemen WDW). In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid worden de visie en de belangrijkste uitgangspunten ten aanzien van de inkoopfunctie beschreven.

Daar waar in dit document gesproken wordt over de WDW, kunt u ook de afzonderlijke gemeentes lezen.

Het inkoopbeleid geeft kaders, richtlijnen en spelregels aan de gemeentes en de WDW, hoe dient te worden omgegaan met het inkoopproces voor leveringen, diensten en werken. Het niet opvolgen brengt risico’s met zich mee voor de WDW. Hierbij kan gedacht worden aan juridische risico’s, financiële risico’s, klachten bij de Europese commissie, rechtsgedingen door marktpartijen en imagoschade.

Het inkoopbeleid voorziet in een beter meetbare bijdrage van het inkoopproces op zowel de kwaliteit van de dienstverlening van de WDW als de daaraan verbonden kosten. De WDW wil een zo goed mogelijke dienstverlening tegen zo laag mogelijke kosten waarbij rechtmatigheid, doelmatigheid, duurzaamheid en integriteit van de medewerkers van de WDW gewaarborgd wordt.

1. Inleiding

De WDW gaat bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van:

• 1. Gemeentelijke doelstellingen: welke doelstellingen wil de WDW met het inkoop- en aan aanbestedingsbeleid realiseren(paragraaf 2)

• 2. Inkoopdoelstellingen: Wat zijn de afgeleide inkoopdoelstellingen (paragraaf 3)

• 3. Uitgangspunten: welke uitgangspunten hanteert de WDW in haar inkoopproces? (zie paragraaf 4)

• 4. Beleidsuitgangspunten: Welke thema’s vindt de WDW belangrijk (paragraaf 5)

• 5. Inkoopproces: Op welke wijze bepaalt de WDW de inkoopproces en procedures (zie paragraaf 6)

2. Gemeentelijke doelstellingen

De WDW zal met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen nastreven:

• a) Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De WDW leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de WDW efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• b) Het is in het belang van de gemeente Wijchen, Druten en de WDW dat inkoophandelingen verlopen langs de wegen die, naast het zakelijke en maatschappelijke, integer en ethisch verantwoord zijn. Aanbestedingen door de overheid staan in toenemende mate in publieke belangstelling. Het hanteren van transparante, niet discriminerende en objectieve procedures zijn een middel ter voorkoming van het in twijfel trekken van de integriteit en ethisch handelen van de WDW en haar medewerkers. Een ieder die direct met de inkoopfunctie te maken heeft, hoort te acteren naar de gedragscode¹ die door NEVI² zijn opgesteld en welke door de gehele (Rijks)overheid en het bedrijfsleven zijn erkend. De Europese aanbestedingsregels vereisen eveneens transparantie, objectiviteit, integriteit en ethisch handelen. E.e.a. in het constante adagium “alles moet na speelbaar en aan een ieder uitlegbaar zijn”. De WDW spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c) De inkoopfunctie heeft betrekking op de inrichting en uitvoering van het inkoopproces en betreft “het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en de instandhouding van een organisatie tegen de meest gunstige voorwaarden ”. De prestaties van de WDW wordt in hoge mate beïnvloed door de prestaties van hun leveranciers. De WDW wil haar budgetten zo doelmatig, integer en rechtmatig besteden en daar verantwoording over kunnen afleggen.

• d) Om efficiencyvoordelen te behalen en in verband met de rechtmatigheid zal de WDW de komende jaren steeds meer opdrachten gaan bundelen door middel van (Europese) aanbestedingen (raam)overeenkomsten afsluiten. Om te voorkomen dat dit ten koste gaat van het MKB en lokale ondernemers zal de WDW waar mogelijk percelen op nemen in Europese aanbestedingen. Hierdoor biedt de WDW kansen aan het MKB en lokale ondernemers om deel te nemen aan Europese aanbestedingen. Lokale en regionale bedrijven, waaronder het midden- en kleinbedrijf (MKB), zorgen o.a. voor regionale werkgelegenheid, lokale voorzieningen en een beperking van de mobiliteit, omdat voor het leveren van de dienstverlening minder ver hoeft te worden gereisd. De WDW wil het midden- en kleinbedrijf, met betrekking tot het gunnen van gemeentelijke opdrachten, een eerlijke kans geven, zonder schending van de (Europese) wet- en regelgeving.

• e) De WDW stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop. Zowel de WDW als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De WDW verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.

• Om deze doelstellingen te realiseren zijn uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Inkoopdoelstellingen WDW

3.1 Missie inkoopfunctie

De missie en visie van de WDW zijn als volgt gedefinieerd.³ De missie geeft aan wat de WDW in de toekomst wil zijn. De missie van de WDW is om het wonen, werken en ondernemen voor de inwoners ondernemers en(maatschappelijke) instellingen in de gemeenten Druten en Wijchen zo prettig mogelijk te maken.

3.2 Visie inkoopfunctie

De toekomst van een organisatie ontstaat niet zomaar, die maak je! En daar heb je een visie (idee) voor nodig: een ambitieus en origineel beeld van de toekomst. De visie de WDW bezien vanuit vier perspectieven te weten:

• Dat inwoners, ondernemers en (maatschappelijke) instellingen zelf met plannen en ideeën komen;

• Dat we in de toekomst samen met onze partners optrekken in de samenleving;

• Dat in de toekomst medewerkers van de WDW graag voor ons werken;

• Dat we in de toekomst de gemeenteraden en colleges van B&W helpen en adviseren.

Bij de missie en visie zijn de volgende kernwaarden gedefinieerd.

• Verbindend;

• Open;

• ondernemend en

• optimistisch.

De kernwaarden verbindend, open, ondernemend en optimistisch bieden de werkorganisatie focus en geven richting bij het nemen van besluiten.

3.3 Doelstellingen inkoopfunctie

Vanuit de missie en visie kunnen de volgende hoofddoelstellingen worden afgeleid voor de inkoopfunctie:

• Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid waarbij maximaal gebruik wordt gemaakt van het marktmechanisme en de betrouwbaarheid van kwaliteit, leveringsbetrouwbaarheid en prijs centraal staan;

• Inkoopprocessen die voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving, de Europese aanbestedingsregels daarbij inbegrepen, waardoor er op rechtmatige wijze wordt ingekocht;

• Het waarborgen van integere uitvoering van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• Inkoopprocessen waarbij de zorg voor milieu, duurzaamheid, circulariteit en maatschappelijk welzijn een hoge prioriteit hebben bij de keuze van leverancier en product;

4. Uitgangspunten

4.1 Algemeen juridisch kader

Rechtmatigheid staat bij de WDW hoog in het vaandel. De WDW leeft bestaande wet- en regelgeving na. Er zijn verschillende soorten wet- en regelgeving te onderscheiden Het streven is om 100% rechtmatig in te kopen.

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving zijn:

• Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie: De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ (Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU) en de ‘Rechtbeschermingsrichtlijn’ (Richtlijn 2007/66/EG) vormen de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen volgen uit de totstandkomingsgeschiedenis, jurisprudentie, groenboeken, interpretatieve mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• Aanbestedingswet 2012: deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten en concessieopdrachten boven, en beperkt onder, de Europese (drempelwaarden) en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Dit wettelijk kader implementeert de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en de ‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’;

• Aanbestedingsbesluit: in dit besluit worden enkele onderwerpen uit de Aanbestedingswet nader uitgewerkt. Onderdeel van dit besluit zijn de ‘Aanbestedingsregelement werken 2016’ (verplicht richtsnoer voor opdrachten voor werken onder de aanbestedingsdrempel), Uniform Aanbestedingsdocument (voorheen Eigen Verklaring) en de Gids Proportionaliteit.

• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

• Wet digitale toegankelijkheid (www.digitoegankelijk.nl/wetgeving). In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor iedereen. Niet alleen bijvoorbeeld gebouwen en het openbaar vervoer, maar ook overheidswebsites;

• Wet Bibob (Wet Bevordering Integriteit Beoordelingen door het Openbaar Bestuur): Met deze wet kunnen overheden, zoals gemeenten, de integriteit (laten) controleren van bedrijven en personen met wie zij zaken doen. De Wet Bibob is een (preventief) bestuursrechtelijk instrument om de integriteit van de overheid te beschermen.⁴

4.2 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De WDW neemt bij het verstrekken van opdrachten de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, die allen gericht zijn op een vrij verkeer van diensten en goederen en gelijke behandeling van ondernemers, in acht:

• Gelijkheidsbeginsel (non discriminatie): Discriminatie op grond van nationaliteit of herkomst van producten is niet toegestaan. Aanbestedende diensten behandelen gegadigden op gelijke wijze

• Transparantie: De gevolgde procedure moet navolgbaar (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;

• Objectiviteit: Alle keuzes die de WDW maakt bij een aanbesteding (keuze van de aanbestedingsprocedure, keuze van de leverancier) dienen objectief gemaakt en gemotiveerd te worden. Ook de te stellen eisen en criteria moeten zo objectief mogelijk zijn;

• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, (contract)voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het onderwerp van de opdracht. In de Gids proportionaliteit die als bijlage onderdeel uitmaakt van de Aanbestedingswet is vastgelegd welke eisen en criteria proportioneel worden geacht. Van de Gids proportionaliteit mag slechts worden afgeweken als de aanbestedende dienst motiveert dat de betreffende afwijking in het specifieke geval proportioneel is. De WDW conformeert zich aan de aanbestedingswet en de Gids proportionaliteit;

• Motiveringsbeginsel: brengt met zich mee dat de motivatie van de instantie waarvan de handeling afkomstig is, duidelijk en ondubbelzinnig tot uitdrukking moet worden gebracht zodat belanghebbenden kennis kunnen nemen van de rechtvaardigheidsgronden van de genomen maatregelen en zij hun rechten kunnen verdedigen;

• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover deze op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de behoefte van de WDW.

4.3 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De WDW neemt bij haar inkopende algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

4.4 Mandaat- en volmachtsbesluit WDW

Het inkopen vindt plaats met inachtneming van het vigerende Mandaat- en volmachtbesluit van de Gemeente Wijchen, Gemeente Druten of WDW. De Gemeente Wijchen, Gemeente Druten en WDW gaan slechts verbintenissen aan op basis van rechtsgeldige besluitvorming en conform bevoegdheden in het betreffende Mandaat- en volmachtbesluit.

4.5 Klachtenafhandeling en rechtsbescherming

In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen aanbestedende diensten en ondernemers ontevredenheid bestaat hoe partijen in de aanbestedingsprocedure handelen. Als uitvloeisel van de Aanbestedingswet 2012 is een standaard klachtenafhandeling voor aanbestedende diensten en ondernemers tot stand gekomen die kan bijdragen aan een snelle en zorgvuldige afhandeling van klachten de WDW heeft besloten de standaard-klachtenafhandeling toe te passen (zie bijlage 3).

4.6 Uniforme documenten

De WDW streeft ernaar om zoveel mogelijk te werken met uniforme documenten. Afwijkingen hierop kunnen alleen plaats vinden als het specifieke geval dit niet toelaat. Afwijking hierop dient te worden afgestemd met centrale inkoop. Uniformiteit in de uitvoering draag eraan bij dat ondernemers weten waar zij aan toe zijn en niet telkens worden geconfronteerd met verschillende documenten.

• Aanbestedingsregelement werken (ARW 2016);

• Algemene gemeentelijke inkoopvoorwaarden (gebaseerd op de VNG voorwaarden)

• Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

• Uniforme Eigen Verklaring (UEA);

• Beleidsregels Wet Bibob Tweestromenland 2020 (Beleidsregels Wet Bibob Tweestromenland 2020);

• Standaard aanbestedingsdocumenten zoals:

  • Aanbestedingsstrategie;

  • Selectieleidraad en Offerteaanvraag;

  • Beschrijvend document;

  • Selectie en/of gunningsadvies;

  • Prijzenblad;

  • Gunnings- en afwijzingsbrieven selectie en gunning;

  • (Raam)overeenkomsten, nadere overeenkomsten en verwerkersovereenkomsten;

  • GIBIT Toolbox.

• Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) behalve § 12 lid 2 onder b van UAV 2012. In plaats van § 12 lid 2 onder b van UAV 2012 geldt het volgende: "dat bij de opneming van het werk als bedoeld in § 9 tweede lid, door de directie redelijkerwijs niet onderkend had kunnen worden en waarvan".

Uit het bovenstaande volgt dat de WDW afwijkt van § 12 lid 2 onder b van UAV 2012. In § 12 is de aansprakelijkheid van de aannemer na de oplevering geregeld. Deze bepaling van de UAV 2012 wijkt af van het Burgerlijk Wetboek (BW). Op grond van het BW (artikel 7:758) is de aannemer niet aansprakelijk voor een gebrek indien de gemeente (in de praktijk- de directie die door de gemeente wordt aangewezen) dat gebrek tijdens de oplevering had kunnen ontdekken. Met andere woorden: de WDW heeft een onderzoeksplicht tijdens de oplevering.

In de UAV 2012 is de aansprakelijkheid van de aannemer na oplevering verder beperkt.

De aannemer is alleen aansprakelijk voor gebreken die zowel tijdens de uitvoering van het werk als tijdens de opneming ondanks nauwlettend toezicht niet ontdekt konden worden door de directie (die door de WDW wordt aangewezen). De onderzoeksplicht van de WDW heeft niet alleen betrekking op het tijdstip van de oplevering maar ook op de periode van de uitvoering van het werk.

De UAV 2012 gaat ook verder in de beperking van de aansprakelijkheid van de aannemer dan de UAV 1989. In de UAV 1989 was de aannemer ook aansprakelijk voor ernstige gebreken (het (gedeeltelijk) instorten van een gebouw bijvoorbeeld) ongeacht het toezicht van de gemeente. In de UAV 2012 is deze bepaling verdwenen. De bovengenoemde bepaling van de UAV 2012 is naar mening van het college niet proportioneel en moet vervangen worden door de wettelijke bepaling over de aansprakelijkheid van de aannemer (artikel 7:758 BW). Het bepaalde in § 12 lid 2 onder b van UAV 2012 is om de volgende redenen niet proportioneel:

• De UAV 2012 verplicht de WDW intensief (waarschijnlijk zelfs dagelijks) toezicht te houden tijdens de uitvoering van het werk zodat de gemeente eventuele gebreken van het werk kan ontdekken. Op dit moment houdt de WDW het toezicht tijdens de uitvoering. Dat wil de WDW ook in de toekomst blijven doen. Uit de UAV 2012 volgt echter dat de WDW meer intensief toezicht moet houden dan voorheen. De WDW wordt daartoe gedwongen door de consequenties die de UAV 2012 verbindt aan de schending van de onderzoeksplicht door de WDW. Als een gebrek dankzij nauwlettend toezicht door de WDW ontdekt had kunnen worden, maar niet is ontdekt omdat het toezicht niet nauwlettend genoeg was, dan is de aannemer niet aansprakelijk. Anders dan voorheen (UAV 1989) geldt dat met de komst van de UAV 2012 ook als het gebouw (gedeeltelijk) is ingestort. Dat betekent dat de tijd- en geldinvestering van de WDW toeneemt ten opzichte van de huidige situatie. De bovengenoemde extra investering van de WDW wordt echter niet gecompenseerd door extra verplichtingen/ investeringen van de aannemer. De aannemer wordt juist gevrijwaard van de aansprakelijkheid.

• Gelet op het voorschrift 3.9A van de Gids Proportionaliteit moet het risico blijven bij een partij die het risico het best kan beheren of beïnvloeden. In dit geval heeft de aannemer de meeste invloed op de kwaliteit van het werk. Hij is ook de meest deskundige partij. Het is dan ook redelijk dat het risico op fouten/gebreken bij de aannemer blijft.

• In het voorschrift 3.9C van de Gids Proportionaliteit zijn de UAV 1989 en de UAVGC 2005 genoemd als evenwichtige pakketten van voorwaarden. De UAV 2012 is echter niet genoemd hoewel die reeds op 30 januari 2012 (dus ongeveer één jaar eerder dan de definitieve versie van de Gids Proportionaliteit) is gepubliceerd in de Staatscourant. Dat kan betekenen dat de opstellers van de Gids Proportionaliteit twijfels hadden over de evenwichtigheid van de UAV 2012.

• De Ministeries van Defensie en Infrastructuur en Milieu hebben niet ingestemd met de UAV 2012 juist vanwege de bovengenoemde vergaande beperking van de aansprakelijkheid van de aannemer. Het systeemtoezicht dat de Ministeries tegenwoordig hanteren was niet toereikend om te voldoen aan de onderzoeksplicht (intensief toezicht) op grond van de UAV 2012.

• Voorstaanders van de UAV 2012 geven aan dat de toepassing van § 12 lid 2 onder b van de UAV 2012 gecorrigeerd kan worden door de rechtspraak van de Raad van Arbitrage. De rechtspraak van de Raad van Arbitrage is echter casuïstisch: met andere woorden afhankelijk van een concrete zaak. Gelet op de onzekerheid die daarmee samenhangt en de hoge proceskosten (ongeveer € 70.000,-- per zaak) is het niet aan te bevelen om deze bepaling van de UAV 2012 ongewijzigd te blijven hanteren. Gelet op het bovenstaande is het college van mening dat het vervangen van § 12 lid 2 onder b van de UAV 2012 door de wettelijke norm opgenomen in artikel 7:758 van het BW proportioneel en redelijk is.

5. Beleidsuitgangspunten

5.1 MKB en lokale ondernemers

Om efficiencyvoordelen te behalen en in verband met de rechtmatigheid zal de WDW de komende jaren steeds meer opdrachten gaan bundelen door middel van (Europese) aanbestedingen (raam)overeenkomsten afsluiten. Om te voorkomen dat dit ten koste gaat van het MKB en lokale ondernemers zal de WDW waar mogelijk percelen op nemen in Europese aanbestedingen. Hierdoor biedt de WDW kansen aan het MKB en lokale ondernemers om deel te nemen aan Europese aanbestedingen. Lokale en regionale bedrijven, waaronder het midden- en kleinbedrijf (MKB), zorgen o.a. voor regionale werkgelegenheid, lokale voorzieningen en een beperking van de mobiliteit, omdat voor het leveren van de dienstverlening minder ver hoeft te worden gereisd. De WDW wil het midden- en kleinbedrijf, met betrekking tot het gunnen van gemeentelijke opdrachten, een eerlijke kans geven, zonder schending van de (Europese) wet- en regelgeving.

Bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedures voor werken, leveringen en diensten gelden de volgende afspraken:

• 1 lokale of regionale ondernemer uitnodigen indien er bij 3 offertes worden opgevraagd;

• Minimaal 1 en maximaal 3 lokale of regionale ondernemers uitnodigen indien er bij 5 ondernemers een offerte wordt uitgevraagd.

• Minimaal 3 en maximaal 5 lokale of regionale ondernemers uitnodigen indien er meer dan 5 ondernemers een offerte wordt uitgevraagd.

Dit is alleen een verplichting indien er mogelijk geschikte lokale/regionale ondernemers zijn.

5.2 Maatschappelijk Verantwoord inkopen

Maatschappelijk en Verantwoord inkopen is het bewust en structureel expliciet maken van duurzaamheidaspecten in alle inkoop. Het doel is een significante bijdrage te leveren aan het realiseren van het economisch-, sociaal- en milieubeleid van de WDW en de maatschappij als geheel.

Bij de inkoop van producten en dienstverlening houdt de WDW rekening met de uitgangspunten van het bedrijfsplan WDW. In aanbestedingsdocumenten zijn de uitgangspunten met betrekking tot duurzaamheid, circulariteit⁵ opgenomen en, waar mogelijk, een stimulans voor de lokale economie. Het doel van de gemeente Wijchen, Druten en de WDW is om duurzaamheid standaard op te nemen in alle Europese aanbestedingen. Waar mogelijk kiest de WDW voor meetbare prestaties en gunningscriteria. Per aanbestedingstraject kiest de WDW voor interne kostenreductie of voor één van de maatschappelijke uitgangspunten. De keuze wordt bepaald door het potentieel van de opdracht.

De duurzaamheidscriteria hebben betrekking op de milieu- en sociale aspecten. Als minimaal uitgangspunt gelden de criteria van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO)⁶. Voor aanbestedingen van producten of diensten waarvoor de duurzaamheidscriteria niet gereed of beschikbaar zijn, wordt vergelijkbaar beleid gevoerd. In samenspraak met de opdrachtgevers en (externe) deskundigen worden duurzaamheidscriteria toegepast.

De gemeente heeft een maatschappelijke verantwoordelijkheid om de milieubelasting van de eigen bedrijfsvoering te beperken en milieuzorg bij derden waar mogelijk te stimuleren. De gemeente beoogt een continue verbetering van de milieuprestatie, waarbij het voorkómen van milieubelasting een hoge prioriteit heeft. Hierbij wordt gezocht naar evenwicht tussen sociale, ecologische en economische belangen (people, planet, profit).

De gemeente wil bij de inkopen en aanbestedingen zoveel mogelijk rekening houden met het aspect duurzaamheid en hierin het goede voorbeeld geven, door toepassing van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces. De gemeentelijke beleidskaders (waaronder milieubeleid en energie/klimaatbeleid) alsook de VNG-richtlijn vormen hierbij het uitgangspunt. Uiteindelijk wil de gemeente hiermee bijdragen aan een betere kwaliteit van de leefomgeving en sociale omstandigheden.

5.3 Social Return

Door een actieve invulling van een sociale paragraaf binnen inkoop- en aanbestedingstrajecten, wil de WDW personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt stimuleren aan het arbeidsproces deel te nemen. Dit heet Social Return. Het doel van Social Return is dat opdrachtnemers van de WDW een bijdrage leveren aan de uitvoering van de werkgelegenheidsdoelstelling binnen de WDW. In het bijzonder geldt dit voor het aan het werk helpen van mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Met Social return worden specifieke voorwaarden gehanteerd bij inkoop- en aanbestedingstrajecten van de WDW. Deze voorwaarde wordt op een wijze die passend is bij de betreffende opdracht vastgelegd in een sociale paragraaf in de offerteaanvragen/bestekken binnen de WDW. De WDW zal bij een geraamde waarde vanaf € 200.000 Social Return meenemen in de aanbestedingen. Uitgangspunt is om Social Return boven de € 200.000 op te nemen in de aanbesteding. Per aanbesteding wordt bekeken wat mogelijk is.

5.4 Samenwerking

De WDW hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking met het MKB en lokale ondernemers, als binnen de eigen organisatie. Daarnaast investeert de WDW in samenwerking met andere publieke organisaties zoals andere gemeenten. Vanuit de WDW zijn er vele samenwerkingsverbanden mogelijk, zowel intern met de interne klanten als extern met leveranciers evenals branche – en vakorganisaties. Voordelen van samenwerking zijn onder meer terug te vinden in kostenbeheersing, prijsreducties en efficiënter gebruik van tijd. De samenwerking kan worden ontplooid vanuit bundeling van producten, vanuit de specifieke klantwens en vanuit het innovatieve vermogen van leveranciers.

De WDW probeert waar mogelijk initiatieven te ontplooien om samenwerking met derden te bevorderen (provincies, gemeenten, waterschapen, regionale overheidsinstellingen) of zich bij bestaande samenwerkingsverbanden aan te sluiten. Samenwerking op het gebied van inkoop biedt vele mogelijkheden. Door krachten te bundelen kan er efficiënter worden ingekocht waarbij mogelijk financiële voordeel kan worden gerealiseerd. Financiële besparing kan worden gerealiseerd door bundeling van het inkoopvolume, zodat gunstiger prijsafspraken kunnen worden gemaakt. Bovendien kan het tijd besparen doordat onderhandelingen met leveranciers of (Europese) aanbestedingen centraal gedaan worden en de uitkomst voor elke deelnemer geldt.

6. Inkoopproces

Voor het uitvoeren van de inkoopproces kiest de WDW voor een centraal georganiseerde inkoopfunctie welke is belegd bij het domein bedrijfsvoering van de WDW. Hierbij wordt door de centrale inkoop samengewerkt met “inkoopprofessionals” binnen de andere domeinen.

Het voordeel van een centraal georganiseerde inkoopfunctie is dat inkopen centraal gecoördineerd worden waardoor mogelijk betere condities bij gemeenschappelijk leveranciers worden bereikt als gevolg van grotere inkoopkracht. Uitgangspunt is dat centrale inkoop als procesbegeleider verantwoordelijk is voor het integrale inkoop- en aanbestedingsproces.

6.1 Uitgangspunten

Een centraal georganiseerd inkoopproces

Het integrale inkoopproces op hoofdlijnen bestaat uit 7 fasen⁷

1	Inventariseren	In deze fase wordt de behoefte aan een product, dienst of werk vastgesteld.
2	Specificeren	In deze fase wordt in een specificatie, bestek op programma van eisen vastgelegd aan welke eisen het product of dienst moet voldoen.
3	Selecteren	Via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd.
4	Contracteren	Hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten en schriftelijk vastgelegd.
5	Bestellen	In deze fase gaat het om het verwerven van goederen of diensten onder de condities die in de voorgaande fasen zijn vastgelegd. Als er geen schriftelijke over­een­komst is valt de bestelfase samen met de contractfase. Bestellingen dienen altijd schriftelijk te geschieden.
6	Bewaken	Het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking.
7	Nazorg/evaluatie	Afwikkelen van eventuele claims, meer- en minder werk, archivering en leveranciersbeoordeling.

Tabel 3. Inkoopproces

6.2 Inkoopprocedures

De keuze voor welke inkoopprocedure moet worden gekozen is afhankelijk van de waarde van de in te kopen dienst, product of werk. De WDW is verplicht opdrachten met een geraamde waarde excl. BTW aan of boven de geraamde drempelbedragen Europees aan te besteden.

De keuze voor één van de aanbestedingsprocedures en het daadwerkelijk inkopen vinden plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdrachtwaarde. De WDW dient op basis van de Gids Proportionaliteit⁸ per opdracht te beoordelen welke aanbestedingsprocedure het meest geschikt is.

6.3 Aanbestedingsprocedures

Binnen de aanbestedingsregelgeving onderscheiden we de volgende aanbestedingsprocedures⁹:

• Europese aanbestedingsprocedure: boven de Europese drempelbedragen zullen we in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving;

• Nationale aanbestedingsprocedure: onder de Europese drempelbedragen zullen we – bijvoorbeeld in geval van een ‘duidelijk grensoverschrijdend belang’ – in beginsel nationaal aanbesteden door voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed te plaatsen;

• Meervoudig onderhandse procedure: onder de Europese drempelbedragen vragen we – indien géén sprake is van een ‘duidelijk grensoverschrijdend belang’ – minimaal drie leveranciers een offerte tenzij een enkelvoudig onderhandse procedure mogelijk is;

• Enkelvoudig onderhandse procedure: we vragen één leverancier een offerte.

Het gebruik van de meervoudig onderhandse procedure biedt door concurrentiestelling een waarborg voor het verkrijgen van een levering, dienst of werk met een goede prijs/kwaliteitverhouding. Daartegenover staat dat ondernemers die inschrijven op een meervoudig onderhandse procedure daarbij offertekosten maken zonder de garantie dat deze kosten kunnen worden terugverdiend. Ook voor de WDW is het uitvoeren van een meervoudig onderhandse procedure een bewerkelijk traject, door onder andere het opstellen van de offerteaanvraag, het beoordelen van de offertes en het motiveren van de gunningsbeslissing.

Voor opdrachten voor leveringen en diensten met een waarde onder de € 50.000 en voor werken onder de € 150.000 geldt dat de argumenten voor het vragen van meerdere offertes in het algemeen niet opwegen tegen de lasten die voor ondernemers en voor ons voortvloeien uit het organiseren van een procedure met meerdere inschrijvers. Het Inkoopbeleid sluit hiermee aan bij de Gids Proportionaliteit die stelt dat voor kleine opdrachten (lees: opdrachten onder de € 50.000 voor leveringen en diensten en onder de € 150.000 voor werken) de enkelvoudig onderhandse procedure in algemene zin de meest aangewezen procedure lijkt.

Voor opdrachten daarboven tot de Europese drempelwaarde geldt dat de grote waarde van de opdracht rechtvaardigt dat meer leveranciers zich inschrijven. Om ook hier een balans te houden met de lasten die dit voor ondernemers met zich meebrengt, geldt de meervoudig onderhandse procedure hier als het meest aangewezen (en voor werken boven de € 3.000.000 de nationale aanbestedingsprocedure).

De WDW past in beginsel voor Diensten en Leveringen de volgende procedures toe:

Aanbestedingsprocedure	Leveringen en Diensten
Europese aanbestedingsprocedure	Vanaf het drempelbedrag
Nationale aanbestedingsprocedure	Tot het drempelbedrag (indien er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang)
Meervoudige onderhandse procedure	≥ € 50.000 - drempelbedrag (zonder duidelijk grensoverschrijdend belang)
Enkelvoudige onderhandse procedure	< € 50.000

Tabel 4. Procedures Leveringen en Diensten

De WDW past in beginsel voor Werken de volgende procedures toe:

Aanbestedingsprocedure	Werken
Europese aanbestedingsprocedure	Vanaf het drempelbedrag
Nationale aanbestedingsprocedure	≥ € 3.000.000 – drempelbedrag < € 150.000 (indien er sprake is van duidelijk grensoverschrijdend belang)
Meervoudige onderhandse procedure	≥ € 150.000 - < € 3.000.000 (zonder duidelijk grensoverschrijdend belang)
Enkelvoudige onderhandse procedure	< € 150.000

Tabel 5. Procedures Werken

De drempelbedragen worden tweejaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld. Indien deze worden gewijzigd zal de WDW de nieuwe aanbestedingsdrempels toepassen bij de aanbestedingstrajecten. De drempelbedragen zijn te vinden op drempelbedragen Europees Aanbesteden

7. Slotbepalingen

7.1 Afwijkingen

Afwijkingen op het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is. De gemeentes en/of WDW hoeft niet aan te tonen dat sprake is van bijzondere omstandigheden als bedoeld in artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht.

7.2 Inwerkingtreding

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking daags na bekendmaking.

7.3 Intrekken oud beleid

• Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Druten van 2 oktober 2018 wordt ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Wijchen van 11 juli 2017 wordt ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• Het Inkoop en Aanbestedingsbeleid van de Werkorganisatie Druten-Wijchen van 5 maart 2018 wordt ingetrokken gelijktijdig met de inwerkingtreding van het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid.

7.4 Citeertitel

Dit beleid kan worden aangehaald als Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Druten, Gemeente Wijchen en de Werkorganisatie Druten Wijchen.

Aldus vastgesteld op 24 mei 2022,

Burgemeester en wethouders gemeente Druten

B.P.P. Janssen

Secretaris

C.A.A. van Rhee-Oud Ammerveld

Burgemeester

Aldus vastgesteld op 24 mei 2022,

Burgemeesters en Wethouders gemeente Wijchen

R. Boer

Secretaris

M. van Beek

Burgemeester

Aldus vastgesteld op 20 juni 2022,

het bestuur van de Werkorganisatie Druten Wijchen

B.P.P. Janssen

Secretaris

M. van Beek

Voorzitter