Budgethoudersregeling openbaar lichaam Rogplus

Het dagelijks bestuur van Rogplus

Gelet op artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 212 van de Gemeentewet, de gemeenschappelijke regeling Rogplus en de Financiële regeling Rogplus, ;

BESLUIT:

vast te stellen de Budgethoudersregeling openbaar lichaam Rogplus

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

• a. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van openbaar lichaam Rogplus

• b. Begroting: de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die middelen;

• c. Begrotingswijziging: betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het dagelijks bestuur ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur;

• d. Budget: een door het dagelijks bestuur in de taakveldraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een taak binnen een door het algemeen bestuur programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;

• e. Budgethouder: de medewerker die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten en het aanwijzen van een of meerdere deelbudgethouders en/of budgetbeheerders;

• f. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van openbaar lichaam Rogplus;

• g. Deelbudgethouder: de medewerker die, onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouder, verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen, verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• h. Hoofdbudgethouder: de directeur van Rogplus. De hoofdbudgethouder wijst één of meerdere budgethouders aan;

• i. Mandaat: de bevoegdheid van een functionaris Rogplus aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie de bevoegdheid is gemandateerd om een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken aan te gaan en om ten laste hiervan bestedingen te verrichten. Om budgetten te kunnen aanwenden kan het nodig zijn dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De budgethouder mag niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende rechtshandelingen verrichten, maar kan hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig hebben van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister OL Rogplus;

• j. Prestatieverklaring: een bewijsstuk, waarmee vastgelegd wordt dat de prestatie, waarvoor een factuur ontvangen is, ook daadwerkelijk geleverd is;

• k. Taak: het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit;

• l. Taakveld: een door het ministerie voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar budgetten aan gekoppeld zijn en op welk niveau de rechtmatigheid wordt vastgesteld;

• m. Taakveldraming: een gedetailleerde uitwerking van de taakveldbegroting;

• n. Verplichting: de verplichting tot het verrichten van een financiële beheershandeling (zoals het doen van betalingen of een verrekening) aan een derde op grond van een overeenkomst, besluit of beschikking.

Artikel 2 Vaststelling budgetten Rogplus

• 1. Jaarlijks, voor een door het dagelijks bestuur vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder en de budgethouders aan het dagelijks bestuur de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen begroting aan.

• 2. Bij het aanleveren wordt rekening gehouden met de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders.

Hoofdstuk 2 Budgethouderschap

Artikel 3 Hoofdbudgethouder (directie), budgethouder en deelbudgethouder

• 1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van het openbaar lichaam ligt in handen van het dagelijks bestuur.

• 2. De uitvoering is door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder heeft de uitvoering opgedragen aan een budgethouder en deelbudgethouders. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor voortgangs- en budgetbewaking en rapporteert, conform de Planning & Control cyclus, aan het dagelijks bestuur.

Artikel 4 (Deel)budgethouder

• 1. De (deel)budgetbehouder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen middelen (= budget).

• 2. De deelbudgethouder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 3. De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

Artikel 5 Functiescheiding

De functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met:

• a. de registrerende functie;

• b. de betalingsfiatterende functie;

• c. de functie van kassier.

• d. de concern controller.

Artikel 6 Budgettoewijzing

• 1. De toewijzing van budgetten wordt schriftelijk vastgelegd. Dit geldt voor de budgetten die door het Dagelijks Bestuur aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de budgethouders en door de budgethouders aan de deelbudgethouders zijn toegewezen.

• 2. Het doorgeven van budgetbevoegdheid en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de (deel)budgethouders.

• 3. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle budgethouders en aangewezen deelbudgethouders.

Hoofdstuk 3 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer

Artikel 7 Aangaan van verplichtingen, betalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders gaan namens Rogplus verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld. Dit lid is niet van toepassing op de openeinderegeling. Indien er sprake is van een openeinderegeling waarbij de kosten hoger dreigen uit te vallen dan waar de gemeente vanuit gaat, dan dient dit onverwijld aan het AB gemeld te worden.

• 3. Alleen de desbetreffende (deel)budgethouder accordeert facturen. Bij afwezigheid van (deel)budgethouder, als betaling van een factuur geen uitstel kan dulden, accordeert de budgetverantwoordelijke volgens het principe van horizontale vervanging, daarna volgt verticale vervanging. Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder accordeert de adjunct directeur of bij zijn afwezigheid het Dagelijks Bestuur.

• 4. Als er sprake is van een calamiteit bijvoorbeeld: sluiten zorglocatie en geen overleg mogelijk was, informeren de hoofdbudgethouder terstond het algemeen bestuur over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk legt hij aan het dagelijks bestuur een voorstel voor tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

• 5. Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder en de (deel)budgethouder betalingen aan zichzelf autoriseren (bijvoorbeeld: declaraties).

• 6. De hoofdbudgethouder en de (deel)budgethouders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

  Functie	Bevoegd tot maximaal
  Dagelijks bestuur	Bedragen hoger dan € 1.500.000, -
  Hoofdbudgethouder	€ 1.500.000, -
  Budgethouder	€ 500.000, -
  Deelbudgetbehouder	€ 5.000, -

• 7. De (deel)budgethouder heeft de verantwoordelijkheid om de prestatieverklaring vast te leggen bij ontvangst van een factuur.

• 8. De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de (deel)budgethouders en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording, autorisatie van verplichtingen en lagere maximale hoogtes van bevoegdheden.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 8 Verschuiving van budgetten

• 1. Het verschuiven van budgetten tussen producten binnen een programma is uitsluitend toegestaan met instemming van het algemeen bestuur. Hierbij geldt bovendien de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden beleidsdoelstellingen wel gerealiseerd worden.

• 2. Het is de (deel)budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een product. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden beleidsdoelstelling wel gerealiseerd worden.

Artikel 9 Toezicht

• 1. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende (deel)budgethouders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

• 2. Toezicht op de naleving van deze regeling wordt vormgegeven volgens het PDCA (Plan, Do, Check, Act) principe.

Artikel 10 Informatievoorziening/registratie

• 1. De hoofdbudgethouder en iedere (deel)budgethouder heeft toegang tot financiële informatie over de toegewezen budgetten.

• 2. De financiële administratie houdt een register bij waarin de hoofdbudgethouder en de (deel)budgethouders per budget worden vastgelegd, inclusief tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten.

Artikel 11 Overige bepalingen

• 1. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 2. De hoofdbudgethouder en (deel)budgethouders handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

  • a. deze budgethoudersregeling;

  • b. de mandaatregeling en mandaatregister;

  • c. het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • d. de Nederlandse wet.

• 3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het dagelijks bestuur.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling openbaar lichaam Rogplus.

Aldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur, gehouden op 2 juni 2022

Ondertekening

De secretaris,

A.J.G.M. van Genabeek

De voorzitter,

C. Bronsveld-Snoep