Regeling budgethouderschap BAR-organisatie 2022

Het dagelijks bestuur van de BAR-organisatie,

Overwegende dat;

• de Colleges en de Burgemeesters van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk per 1 januari 2014 de Gemeenschappelijke Regeling BAR-Organisatie hebben opgericht om hun gehele ambtelijke organisaties te integreren in één publiekrechtelijk samenwerkingsverband met als doel het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering van de door de deelnemende gemeenten aan het openbaar lichaam BAR-organisatie opgedragen (wettelijke) taken van de deelnemende gemeenten;

• in artikel 4 van de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie is bepaald dat de deelnemende gemeenten door de BAR-organisatie een takenpakket laten uitvoeren bij mandaat, dat zich in ieder geval uitstrekt tot de volgende werkzaamheden:

  • a. beleidsontwikkeling en beleidsvoorbereiding,

  • b. uitvoering van het gemeentelijk beleid en haar wettelijke taken,

  • c. toezicht op en handhaving van de hiervoor genoemde uitvoering;

• in artikel 13 gemeenschappelijke regeling BAR-organisatie is bepaald dat het Dagelijks Bestuur belast is met onder andere het dagelijks beheer, het toezicht op het beheren van de financiën en de eigendommen van het openbaar lichaam;

• In artikel 35, lid 6 Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat de artikelen 212 en 213 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing zijn op het financieel beleid, het financieel beheer, de inrichting organisatie en de controle;

• daartoe heeft het Algemeen Bestuur hiervoor de Financiële regeling BAR-organisatie 2014 vastgesteld;

• in artikel 12 Financiële regeling BAR-organisatie is bepaald dat het Dagelijks Bestuur onder andere zorg draagt voor de inrichting van de financiële organisatie, het verlenen van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten en regels voor de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

b e s l u i t:

vast te stellen de navolgende Regeling budgethouderschap BAR-organisatie 2022

Artikel 1 - Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. BAR-organisatie: de op grond van de gemeenschappelijke regeling opgerichte werkorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk;

• b. ambtelijke organisatie: het geheel van werknemers werkzaam bij of voor de BAR-organisatie die het gemeentebestuur en het bestuur van de BAR-organisatie ondersteunen bij het ontwikkelen en uitvoeren van de taken en het beleid;

• a. directieraad: de directieraad van de BAR-organisatie bestaat uit de drie algemeen directeuren van de deelnemende gemeenten en de directeuren;

• b. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de BAR-organisatie, als beschreven in hoofdstuk 3 van de GR BAR-organisatie;

• c. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de BAR-organisatie, als beschreven in hoofdstuk 4 van de GR BAR-organisatie;

• d. algemeen directeur: de gemeentesecretarissen van de gemeente Barendrecht, de gemeente Albrandswaard en de gemeente Ridderkerk belast met de eindverantwoordelijkheid over de BAR-organisatie en met de dagelijkse leiding over de directeuren en de managers van concerncontrol, financiën en strategie;

• e. directeur: functionaris, werkzaam bij of voor de BAR-organisatie, belast met de dagelijkse leiding van een aantal managers en de integrale verantwoordelijkheid draagt voor het resultaat en de inzet van middelen van het totaal van de toegewezen clusters;

• f. manager: functionaris, werkzaam bij of voor de BAR-organisatie, belast met de dagelijkse leiding van een cluster en de integrale verantwoordelijkheid daarvoor draagt inclusief de aansturing van de in het betreffende cluster benoemde teamleiders;

• g. hoofd Bureau Bestuursondersteuning / Regieteam: de functionaris belast met de dagelijkse leiding over Bureau Bestuursondersteuning/Regieteam en de integrale verantwoordelijkheid daarvoor;

• h. teamleider: functionaris, werkzaam bij of voor de BAR-organisatie, belast met de dagelijkse leiding van een team en de verantwoordelijkheid voor de processen en de taken van het betreffende team en de zorg voor het personeel;

• i. concerncontroller: de manager van de organisatorisch eenheid concern control van de BAR-organisatie. De concerncontroller is lid van de directie en adviseert de directieraad gevraagd en ongevraagd. De regels ten behoeve van de uitoefening van de functie van concerncontroller zijn vastgelegd in het ‘Reglement voor de concerncontroller van de BAR-organisatie’.

• j. medewerker: de natuurlijke personen die in dienst zijn bij, onder gezag staan van of zijn ingehuurd (onder welke juridisch vorm dan ook) door de BAR-organisatie om bepaalde taken, functies of opdrachten voor de BAR-organisatie en/ of de deelnemende gemeenten uit te voeren.;

• k. budget: middelen die via de BAR-begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend ten behoeve van het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties.

• l. project: een opdracht losstaand van de normale beheersorganisatie, met een tijdsplanning, apart budget en een concrete doelstelling. Een project verlangt in de meeste gevallen een portefeuille overstijgende aanpak, wordt opgestart door de directieraad en wordt aangestuurd door een projectleider van of namens de BAR-organisatie;

• m. budgetbeheer: het geheel van maatregelen om een goed beheer van de budgetten van de BAR-organisatie te waarborgen;

• n. hoofdbudgethouder: de door de directieraad aangewezen directeur verantwoordelijk voor de realisatie van de inkomsten en uitgaven binnen de toegewezen budgetten;

• o. budgethouder: de medewerker die verantwoordelijk is voor de realisatie van de inkomsten en uitgaven binnen de budgetten waarvoor hij als zodanig is aangewezen door de hoofdbudgethouder;

• p. sub-budgethouder: een door de budgethouder aangewezen medewerker met dezelfde taken als de budgethouder, met dien verstande dat de budgethouder verantwoordelijk blijft voor het budget;

• q. kredietbeheerder: een door de (hoofd)budgethouder aangewezen functionaris, werkzaam bij of voor de BAR-organisatie, die onder de verantwoordelijkheid van de (hoofd)budgethouder het eerste beheer van de budgetten op zich neemt;

• r. treasurer: de financieel specialist in dienst van de BAR-organisatie welke verantwoordelijk is voor de uitvoering van de treasuryfunctie;

• s. treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s;

• t. exploitatiebudget: een in de begroting opgenomen budget ten behoeve van uitvoering van activiteiten;

• u. investeringsbudget: een hoeveelheid middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (=investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft;

• v. verplichting: Overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten, het aannemen van werken en besteding van beschikbaar gestelde bedragen voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of andere bijdragen;

• w. taakvelden: eenheden waarin de overzichten van baten en lasten in het programma zijn onderverdeeld en waarin bepaalde kostenplaatsen zijn gegroepeerd;

• x. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen en het ondertekenen daarvan.

Artikel 2 - Vaststelling budgetten

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt jaarlijks de begroting vast. Het Dagelijks Bestuur is daarmee bevoegd te beschikken over de budgetten. Door middel van specifieke besluiten van het Algemeen Bestuur met een begrotingswijziging kunnen budgetten gedurende het begrotingsjaar worden gewijzigd.

Artikel 3- Aanwijzing van budgethouders

• 1. De directieraad is verantwoordelijk voor het budgetbeheer. De directieraad legt over deze budgetten verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.

• 2. De directieraad wijst als hoofdbudgethouder de (algemeen) directeur aan die op basis van toedeling van taken -besloten door of namens het Dagelijks Bestuur van de BAR-organisatie-, verantwoordelijk is voor het betreffende budget en/ of krediet en het (laten) uitvoeren van de werkzaamheden die hieraan zijn verbonden.

• 3. De in lid 2 genoemde hoofdbudgethouder wijst de manager van het betreffende cluster binnen zijn of haar portefeuille aan als budgethouder.

• 4. Wanneer de omvang of de diversiteit van het aantal budgetten per afdeling daartoe aanleiding geeft, kunnen sub-budgethouders worden aangewezen door de hoofdbudgethouder.

• 5. Bij de aanwijzing van een sub-budgethouder, zoals genoemd in lid 4, blijft de budgethouder verantwoordelijk voor het budget.

Artikel 4 - Voorschriften en beperkingen aanwijzing budgethouders

• 1. Bij de aanwijzing van (sub-)budgethouders worden de volgende voorschriften en beperkingen in acht genomen:

  • a. per budget is één budgethouder verantwoordelijk;

  • b. als sub-budgethouders kunnen medewerkers, zoals omschreven in artikel 1, worden aangewezen;

  • c. de functie van (sub)budgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier, medewerker crediteuren- en debiteurenadministratie of de rol van kredietbeheerder;

  • d. de functie van concerncontroller is onverenigbaar met de functie van budgethouder, met uitsluiting van het budget waar hij vanuit zijn functie als manager van het cluster Concerncontrol verantwoordelijk voor is.

• 2. Bij de aanwijzing van sub-budgethouders maakt de budgethouder afspraken over de wijze waarop monitoring en verantwoording gedurende het begrotingsjaar plaatsvindt.

Artikel 5 - Vervanging budgethouders

• 1. Bij afwezigheid of verhindering van de hoofdbudgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, conform de vervangingsregeling management BAR-organisatie uit de organisatieregeling en directieraadstatuut BAR-organisatie.

• 2. Bij afwezigheid of verhindering van de (sub-)budgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door de door de hoofdbudgethouder aangewezen plaatsvervanger.

• 3. Bij afwezigheid of verhindering van het hoofd Bureau Bestuursondersteuning / Regieteam wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door de algemeen directeur van de betreffende gemeente.

• 4. Op de aanwijzing van vervangende budgethouders zijn de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in artikel 4 van toepassing.

Artikel 6 - Vastlegging rollen budgethouders

• 1. De vastlegging van rollen en bevoegdheden van (hoofd)budgethouders en kredietbeheerders vindt plaats in de financiële administratie.

• 2. De teamleiders Financieel Advies en Financieel Services zorgen voor een actuele stand van zaken in het financiële pakket en leveren desgevraagd informatie over de verschillende vastgelegde rollen.

Artikel 7 - Eindverantwoordelijkheid hoofdbudgethouder

• 1. Conform artikel 3, lid 1, is de directieraad verantwoordelijk voor het budgetbeheer. De directieraad legt over deze budgetten verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.

• 2. De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de begroting inclusief de begrotingswijzigingen gedurende het lopende boekjaar.

• 3. Accordering van de (gecodeerde) factuur; de hoofdbudgethouder geeft hierdoor opdracht tot betaling voor zover het budgetten betreft welke niet zijn gemandateerd aan een budgethouder;

• 4. De hoofdbudgethouder verstrekt juiste, tijdige en volledige informatie ten behoeve van de instrumenten in de planning- en controlcyclus. Onder informatie wordt hier verstaan de financiële en beleidsmatige informatie ten behoeve van de planning, de uitvoering, de tussentijdse rapportages en de verantwoording.

• 5. Daarnaast verstrekt de hoofdbudgethouder tijdig informatie aan de directieraad en het Dagelijks Bestuur over gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- en onderschrijding van het budget als een afwijking in de realisatie van de doelstellingen.

Artikel 8 - Verantwoordelijkheid (sub-)budgethouder

• 1. De verantwoordelijkheden van de (sub-)budgethouder zijn gelijk aan die van de hoofdbudgethouder, met dien verstande dat de hoofdbudgethouder eindverantwoordelijk blijft voor betreffende budget.

• 2. Daarnaast is de (sub-)budgethouder verantwoordelijk voor:

  • a. de adequate registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening;

  • b. de juiste, tijdige en volledige urenregistratie in het tijdschrijfsysteem;

  • c. het vooraf informeren van de treasurer bij verwachte grote uitgaven en inkomsten, conform hetgeen geregeld is in het treasurystatuut.

• 3. Bovenstaande is tevens van toepassing indien er sprake is van een ambtelijke programma- of projectleider ten aanzien van zijn programma of (investerings-)project.

Artikel 9 - Handelen conform lokale regelgeving

• 1. De (hoofd-, sub-)budgethouder handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap volgens de geldende publiekrechtelijk en privaatrechtelijk regels en de lokale regels en beleid zoals onder andere zijn vastgelegd in:

  • a. het Algemeen Mandaatbesluit BAR-organisatie;

  • b. het Algemeen Onder-Mandaatbesluit Directieraad BAR-organisatie;

  • c. het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • d. de Financiële regeling BAR-organisatie.

Artikel 10 - Aanwijzing van kredietbeheerders

• 1. Budgethouders wijzen per budget één (of bij uitzondering meerdere) kredietbeheerder(s) aan.

• 2. Een budgethouder neemt bij de aanwijzing van een kredietbeheerder dezelfde voorschriften in acht zoals gesteld in artikel 4, lid 1. Zij kunnen instructies krijgen van de (hoofd)budgethouder.

• 3. Naast het gestelde in het bovenstaande lid is de rol van kredietbeheerder niet verenigbaar met de rol van budgethouder of tekeningsbevoegde.

Artikel 11 - Verantwoordelijkheid kredietbeheerder

• 1. De kredietbeheerder legt aan de budgethouder verantwoording af over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten.

• 2. De kredietbeheerder controleert een ingekomen factuur op juiste levering van goederen en/of diensten tegen de afgesproken prijs en legt de documenten waarmee de prestatielevering is vastgesteld vast.

• 3. De kredietbeheerder codeert de ingekomen factuur zodat de uitgave ten laste van het juiste budget wordt gebracht.

• 4. Wanneer er sprake is van opbrengsten, geeft de kredietbeheerder een door de (hoofd)budgethouder getekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van nota's.

Artikel 12 - Bevoegdheid verplichtingen

• 1. Onder verplichtingen worden naast “verplichtingen betreffende uitgaven” tevens “verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten) verstaan.

• Bevoegdheden tot het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen en het verrichten van betalingen worden verleend in het “Algemeen Mandaatbesluit BAR-organisatie” en het “Algemeen Onder-Mandaatbesluit Directieraad BAR-organisatie”. Voorwaarden voor het aangaan van budgettaire verplichtingen zijn:

  • a. tot maximaal het beschikbaar gestelde bedrag van de betreffende budgetten waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;

  • b. tot maximaal het saldo van een voorziening waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;

  • c. tot maximaal de kosten van uitvoering van een door het Algemeen Bestuur beschikbaar gesteld investeringskrediet, waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;

  • d. waarbij meerjarige verplichtingen slechts worden aangegaan als de budgetten in de meerjarenbegroting toereikend zijn.

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.

• 3. Bij het aangaan van verplichtingen worden de volgende voorschriften in acht genomen:

  • a. verplichtingen worden schriftelijk aangegaan op naam van de juiste rechtspersoon van de BAR-organisatie;

  • b. het routenummer wordt in de opdrachtbevestiging aan de leverancier opgenomen en door de leverancier op de facturen vermeld;

  • c. de leverancier gaat akkoord met digitale facturatie, voor zover mogelijk;

  • d. de inkoopvoorwaarden van de BAR-organisatie worden aan de leverancier verstrekt;

• 4. Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:

  • a. kapitaallasten;

  • b. posten betreffende stortingen in voorzieningen;

  • c. stelposten en onvoorziene uitgaven;

  • d. posten ten behoeve van administratieve boekingen.

Artikel 13 - Wijzigen van budgetten

• 1. De hoofdbudgethouder en (sub-)budgethouder hebben géén bevoegdheid tot het wijzigen van het budget en de aan het budget gekoppelde beleidsdoelstellingen.

• 2. Bij dreigende ontoereikendheid van het budget rapporteert de budgethouder aan de hoofdbudgethouder en deze rapporteert dit zo spoedig mogelijk aan de directieraad en het Dagelijks Bestuur. De (hoofd)budgethouder geeft daarbij de mogelijke handelingsperspectieven aan.

• 3. Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

• 4. Het Dagelijks Bestuur biedt wijzigingen als genoemd in lid 1 ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur aan door middel van de tussentijdse rapportage(s) van de planning & controlcyclus.

• 5. In afwijking op bovenstaand lid geldt dat het Dagelijks Bestuur mag besluiten tot budgetafwijkingen kleiner dan € 100.000 per gebeurtenis. Voor grotere afwijkingen is vooraf een besluit van het Algemeen Bestuur nodig is, uitgezonderd afwijkingen waar de BAR-organisatie geen invloed op heeft. Er mag pas opdracht gegeven worden tot uitvoering c.q. een verplichting worden aangegaan, nadat het Algemeen Bestuur hiermee heeft ingestemd.

• 6. Budgethouders mogen in het lopende jaar schuiven binnen de eigen bedrijfsvoerings-budgetten (van hun cluster).

• 7. Budgethouders mogen, na afstemming met de hoofdbudgethouder, in het lopende jaar onderling schuiven met bedrijfsvoeringsbudgetten (tussen de clusters).

• 8. Er mag niet geschoven worden met maatwerkbudgetten welke specifiek door (een van) de deelnemende gemeenten beschikbaar zijn gesteld. Dergelijke verschuivingen dienen eerst met de betreffende gemeente te worden afgestemd en door de betreffende gemeente te worden goedgekeurd, waarna de mutatie via het Dagelijks Bestuur in begroting BAR-organisatie wordt verwerkt; het besluit is aan de individuele gemeente.

• 9. Er mag niet geschoven worden met projectbudgetten. De directieraad bespreekt ieder kwartaal de financiële voortgang en bekijkt daarbij achteraf of er verschuivingen zijn geweest die op totaalniveau ongewenst zijn en/of afgestemd moeten worden met de gemeenten. Als dit het geval is, kan de directieraad hierop bijsturen.

• 10. De in lid 6 t/m 9 genoemde verschuivingen betreffen enkel incidentele verschuivingen in het lopende jaar. Structurele aanpassingen van budgetten vinden plaats via de reguliere P&C-cyclus en de jaarplannen.

Artikel 14 - Overhevelen van budgetten

• 1. Een structureel exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar.

• 2. De GR BAR verrekent het saldo van de jaarrekening met de deelnemende gemeenten en kent derhalve geen Algemene Reserve. Hierdoor is overheveling van een incidenteel exploitatiebudget naar het volgende jaar binnen de GR BAR niet mogelijk. Indien van toepassing vraagt de GR BAR aan de deelnemende gemeenten deze budgetten door te schuiven in de gemeentelijke jaarrekening en ter beschikking te stellen aan de GR BAR via de 1e tussenrapportage van het nieuwe begrotingsjaar.

• 3. Het restant van een investeringsbudget kan worden overgeheveld naar het volgende jaar. De budgethouder geeft gemotiveerd aan wanneer het investeringsbudget moet worden overgeheveld. Een investeringsbudget kan in principe slechts één keer naar het volgende jaar worden overgeheveld, daarna komt het te vervallen tenzij het Algemeen Bestuur anders besluit.

• 4. Besluitvorming door het Algemeen Bestuur over de in lid 3 bedoelde investeringsbudgetten vindt achteraf plaats met het vaststellen van de tussentijdse rapportage of de jaarrekening waarin de actuele stand van de investeringskredieten is opgenomen.

Artikel 15 - Onvoorziene omstandigheden

In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het Dagelijks Bestuur.

Artikel 16 - Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouderschap BAR-organisatie 2022”.

Artikel 17 – Inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking op na publicatie en werkt terug tot 1 januari 2022.

• 2. De “Regeling budgethouderschap BAR-organisatie 2014” zoals vastgesteld op 17 december 2013 vervalt op de in lid 1 genoemde datum.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering het Dagelijks Bestuur van de BAR-organisatie, gehouden op 23 februari 2022,

de secretaris,

dhr. H.W.J. Klaucke

de Voorzitter,

mw. A. Attema