Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Inleiding

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop binnen Rogplus plaatsvindt. Rogplus streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na. Inkoop vindt plaats in een dynamische en veranderende omgeving. Rogplus dient hier rekening mee te houden en continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend, Rogplus is immers een samenwerking tussen de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam. De inkoopdoelstellingen zijn afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Inkoop streeft ernaar continu toegevoegde waarde aan het gehele prestatieniveau van Rogplus te leveren. Er kan geen optimale inkoop plaatsvinden zonder in contact te blijven met de “buitenwereld”.

Uitgangspunten bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten door Rogplus zijn:

• 1. Juridisch: hoe gaat Rogplus om met de relevante wet en- regelgeving? (zie hoofdstuk 2)

• 2. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI): hoe gaat Rogplus om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie hoofdstuk 3)

• 3. Economisch: hoe gaat Rogplus om met de markt en Ondernemers? (zie hoofdstuk 4)

• 4. Organisatorisch: hoe koopt Rogplus in? (zie hoofdstuk 5)

LET OP: de bronnen en linken naar websites zijn de actuele gegevens ten tijde van het opstellen van dit document. Eén ieder is verantwoordelijk om de laatste updates te gebruiken, waarvan de verwijzingen mogelijk niet in dit document staan.

Definities:

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

• AVG Algemene verordening gegevensbescherming.

• Beslisdocument Een advies aan het dagelijks bestuur van openbaar lichaam Rogplus

• Bibob Een aanbestedende dienst kan aan het Landelijk Bureau Bibob van het ministerie van Justitie en Veiligheid een Bibob advies vragen wanneer zij twijfelt aan de integriteit van een gegadigde of inschrijver. Door inschakeling van het Landelijk Bureau Bibob krijgt de dienst toegang tot gesloten justitiële bronnen. Het advies is niet bindend maar kan gebruikt worden om een gegadigde of inschrijver uit te sluiten. De uitsluitingsgronden zijn niet verruimd door de invoering van de Wet Bibob. De beslissing om een gegadigde of inschrijver uit te sluiten blijft de bevoegdheid van een aanbestedende dienst (PIANOo).

• BPKV Beste Prijs Kwaliteit Verhouding, bij de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV, voorheen EMVI, Economisch Meest Voordelige Inschrijving) worden naast prijs ook andere kwaliteitsaspecten meegewogen in de beoordeling van de inschrijvingen. BPKV kan ingezet worden om inschrijvers te stimuleren meer te bieden dan wat geëist wordt. In feite concretiseren de BPKV-criteria de wensen die de aanbesteder heeft boven op de minimumeisen voor een bepaalde opdracht (PIANOo) Beste prijs kwaliteitverhouding BPKV.

• Contractant De in de overeenkomst (het contract) genoemde wederpartij van de gemeenschappelijke regeling.

• Contractmanagement Het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop, eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, met als doel het faciliteren van de volledige benutting van contracten en het genereren van managementrapportages (NEVI, 2010).

• Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van het openbaar lichaam Rogplus . Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter van het algemeen bestuur en twee leden uit het algemeen bestuur aangewezen door het algemeen bestuur. In het dagelijks bestuur zijn de drie deelnemende gemeenten vertegenwoordigd.

• Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet:

  • een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer dienstverleners en één of meer aanbestedende Diensten, en die

  • uitsluitend betrekking heeft op het verrichten van Diensten,

  • betrekking heeft op het leveren van producten en/of het uitvoeren verrichten van Diensten als bedoeld in onderdeel a, indien de waarde van die Diensten hoger is dan de waarde van de te leveren producten en/ of het uitvoeren van het werk.

• Drempelbedragen De waarde van een aan te besteden Werk, Dienst of Levering, waarboven meervoudig onderhands of Europees moet worden aanbesteed, dan wel een advies ingewonnen dient te worden bij het Inkoopadviesteam.

• GVA Een Gedragsverklaring aanbesteden is een verklaring van de minister van Justitie en Veiligheid, dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten, speciale-sectoropdrachten, concessieovereenkomsten voor openbare Werken of prijsvragen (PIANOo).

• Inkoop (Rechts)handelingen van Rogplus gericht op het verstrekken van opdrachten tot het verkrijgen van Werken, Leveringen of Diensten en die één of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

• Inkoopadviesteam In 2022 zal Rogplus een inkoopadviesteam gaan oprichten. Dit wordt een samenwerking binnen Rogplus van medewerkers met een rol in inkoop en contactmanagement. Zij zijn het aanspreekpunt voor vragen over enkelvoudige en meervoudig onderhandse Inkopen.

• Inkoopvoorwaarden De geldende (vigerende) algemene inkoopvoorwaarden. Vlaardingen Schiedam 2019. (of de opvolgend geldige inkoopvoorwaarden)

• Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet:

  • Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer leveranciers en één of meer aanbestedende Diensten en die betrekking heeft op:

  • de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of

  • de Levering van producten en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die Levering.

• MKB Midden- en Kleinbedrijf is een bedrijf bestaande uit 0 t/m 250 werknemers MKB.

• MVI Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, dit houdt in dat er bij een aanbesteding rekening wordt gehouden met de 17 duurzaamheidsdoelen die de Verenigde Naties benoemd hebben, de Sustainable development goals.

• MVS Maassluis, Vlaardingen en Schiedam.

• Offerte Een schriftelijk aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

• Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige uitvraag van Rogplus voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

• Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

• SROI Social Return on Investment, naast het “gewone” rendement een investering van de Opdrachtnemer. Deze investering levert een concrete sociale winst (return) op.

• Rogplus De gemeenschappelijke regeling openbaar lichhaam Rogplus. Postadres: Postbus 234, 3140 AE Maassluis. Gevestigd aan Westlandseweg 1, 3144 CZ Maassluis.

• TenderNed TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Alle overheden publiceren via het aankondigingenplatform van TenderNed hun nationale en Europese aanbestedingen. Hier vinden ondernemingen alle aanbestedingen van de overheid.

• Verwerkersovereenkomst Wanneer voor of namens Rogplus persoonsgegevens worden verwerkt, wordt naast het contract de voorwaarde gesteld dat een separate verwerkersovereenkomst noodzakelijk is.

• Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet: ¹

  Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer aannemers en één of meer aanbestedende Diensten en die betrekking heeft op:

  • de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van Werken in het kader van de in de Europese aanbestedingsrichtlijn aangewezen werkzaamheden,

  • de uitvoering of het onderwerp en de uitvoering van een werk, of

  • het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet.

1. Doelstellingen

Rogplus wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

Rogplus leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Rogplus efficiënt, effectief en Maatschappelijk Verantwoord In (MVI). De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel en in verhouding staan tot de “opbrengst of uitkomst” van het inkoopproces. Centraal staat dat de inwoners van de MVS-gemeenten met behulp van de ingekochte voorzieningen langer zelfstandig kunnen blijven leven. Rogplus houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor bedrijven tot de te verlenen opdrachten.

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop, de planning en het Contractmanagement. Er wordt doorlopend geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de actuele marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen Rogplus en de Contractant. Rogplus spant zich in om alle inlichtingen en gegevens aan de Ondernemer te verstrekken die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Rogplus zal als opdrachtgever objectief met in achtneming van de huidige wet- en regelgeving in contact treden met de markt of Contractant.

Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.

Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan Rogplus ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Bij het inkopen tegen de meest optimale prijs-kwaliteit verhouding dient er rekening mee gehouden te worden dat bijvoorbeeld de waarde van servicecontracten, naleveringen, vervanging en reparatie tot dezelfde opdracht behoren als het verkrijgen van de dienst, het product of de Levering. Voor Wmo-dienstverlening is de AMvB reële prijs Wmo 2015 van toepassing. Het is de verwachting dat een dergelijke regeling ook binnen de Jeugdwet gaat gelden.

Een continu positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeenten.

Van inkoopprocessen wordt verwacht dat zij ondersteunend zijn en bijdragen aan het gehele prestatieniveau van Rogplus. De concrete doelstellingen van de Inkoop van Rogplus zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

Zorgen voor administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers.

Zowel Rogplus als de Ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Rogplus probeert deze lasten zoveel mogelijk te verlichten door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De uitzondering op dit streven betreft de verplichtingen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die een (groot) aantal verplichtingen op partijen legt. Rogplus maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Waar dit mogelijk en gewenst is, zal Rogplus digitaal Inkopen en aanbesteden en daarbij steeds de mogelijkheden en onmogelijkheden van de markt in overweging nemen.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zoveel mogelijk laten aansluiten op het algemene beleid van Rogplus , en de Gemeenten

In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleidsstuk:

• Protocol Social return (SROI)

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische, maatschappelijke, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

• informatieveiligheid

In elk inkooptraject moet worden bepaald in hoeverre er raakvlakken zijn met informatieveiligheid. Met name op het gebied van gegevensbeveiliging en omgang met persoonsgegevens.

2. Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

Rogplus leeft de relevante wet- en regelgeving na.

De (Europese) wet- en regelgeving zal door Rogplus zoveel mogelijk restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante geldende wet- en regelgeving volgt uit:

Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de geldende Europese richtlijnen aanbesteden. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven (en beperkt onder) de (Europese) Drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Gids Proportionaliteit: regels in verband met de proportionaliteitseis (zie nog hieronder) en een nadere uitwerking van deze eis.

Algemene Maatregel van Bestuur reële prijs Wmo 2015: Besluit van 10 februari 2017, houdende regels ter waarborging van een goede verhouding tussen de prijs voor de levering van een voorziening en de eisen die worden gesteld aan de kwaliteit van de voorziening en de continuïteit in de hulpverlening tussen de cliënt en de hulpverlener.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2.2 Klachtenafhandeling

Rogplus heeft vanaf 1-3-2022 een eigen klachtenmeldpunt. Klachten over of rondom een aanbesteding dan wel over inkoop in het algemeen, kunnen ingediend worden via kwaliteit@rogplus.nl. De klacht zal dan worden onderzocht door een commissie, bestaande uit een kwaliteitsmedewerker en een medewerker van team juridische zaken. De commissie brengt een advies uit aan de directie van Rogplus die vervolgens beslist. In de loop van 2022 zal de klachtenprocedure verder vormgegeven worden.

Indien de klacht niet naar tevredenheid is opgelost, of er geen overeenstemming is bereikt dan is er de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Commissie van aanbestedingsexperts.

2.3 Uniforme documenten

Rogplus streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat of niet wenselijk is. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Rogplus past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• De geldende Gids Proportionaliteit Gids-proportionaliteit.

• Algemene Inkoopvoorwaarden Vlaardingen Schiedam 2019, de Algemene Inkoopvoorwaarden dienen altijd bij de stukken toegevoegd te worden (verwijzen naar de website is niet voldoende).

• De geldende GIBIT voor IT overeenkomsten GIBIT.

• De geldende ARVODI voor het ter beschikking stellen van personeel (Algemene Rijksvoorwaarden voor Diensten, ARVODI.

2.4 Algemene beginselen bij Inkoop

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

Rogplus neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) Drempelwaarden, en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) Drempelwaarden, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• Non-discriminatie: Rogplus behandelt Ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze.

• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling.

• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig in verhouding tot de opdracht zijn. Rogplus past in de regel het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van Rogplus.

• Objectiviteit: Rogplus zal alle inschrijvingen objectief beoordelen aan de hand van de opgestelde eisen en criteria voor de geldende aanbesteding.

• Daadwerkelijke mededinging: of het voorkomen van een economische machtpositie. In de Mededingingswet wordt dit beginsel als volgt gedefinieerd: positie van een of meer ondernemingen die hen in staat stelt de instandhouding van een daadwerkelijke mededinging op de Nederlandse markt of een deel daarvan te verhinderen door hun de mogelijkheid te geven zich in belangrijke mate onafhankelijk van hun concurrenten, hun leveranciers, hun afnemers of de eindgebruikers te gedragen.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Rogplus neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van het geldende mandaat- en vertegenwoordigingsbesluit van Rogplus. Rogplus wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en rechtsgeldige bestuursrechtelijke en/of civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.6 Privacy en informatieveiligheid

Bij elke inkoopopdracht wordt bepaald welk niveau van privacy en informatieveiligheid benodigd is. Dit wordt, afhankelijk van de classificatie uitgevraagd als volgt:

Leveranciers die Verwerker zijn van Persoonsgegevens

In de Verwerkersovereenkomst wordt ISO27001 certificering of gelijkwaardig vereist en is een recht om te auditen opgenomen. Daarnaast is opgenomen dat zij en hun medewerkers tot geheimhouding verplicht zijn m.u.v. wettelijke verplichtingen of een gerechtelijk bevel. Daarnaast worden specifieke afspraken gemaakt afhankelijk van de dienstverlening.

Van bedrijven die zorgen voor vernietiging van gegevensdragers (papier, harde schijven etc.) wordt een CA+ certificering vereist.

Zorgaanbieders

In de overeenkomst wordt opgenomen dat zij moeten voldoen aan NEN7510 en beveiligd berichtenverkeer volgens i-Standaarden en NTA7516 moeten ondersteunen. Daarnaast is opgenomen dat zij en hun medewerkers tot geheimhouding verplicht zijn m.u.v. wettelijke verplichtingen of een gerechtelijk bevel. Aanvullend is een recht om te auditen opgenomen.

Leveranciers van hulpmiddelen en dienstverleners aan cliënten

In de overeenkomst wordt opgenomen dat zij beveiligd berichtenverkeer volgens NTA7516 moeten ondersteunen en dat zij aangeven hoe zij informatiebeveiliging en de AVG hebben geïmplementeerd. Daarnaast is opgenomen dat zij en hun medewerkers tot geheimhouding verplicht zijn m.u.v. wettelijke verplichtingen of een gerechtelijk bevel. Aanvullend is een recht om te auditen opgenomen.

Overige leveranciers

In de overeenkomst wordt opgenomen dat zij en hun medewerkers tot geheimhouding verplicht zijn m.u.v. wettelijke verplichtingen of een gerechtelijk bevel

2.7 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Het besluit wordt genomen, door het Dagelijks Bestuur op basis van een Beslisdocument, na advies van minimaal het inkoopadviesteam, na besluit van MT/directie en voor zover het één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3. Maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten

Een aanbestedende dienst moet zorgen voor het leveren van zo veel mogelijk maatschappelijke waarde bij het aangaan van een overeenkomst. Door het ondertekenen van het MVI-manifest (Gemeente Maassluis, Vlaardingen en Schiedam, 2017) in 2016 door de Gemeente Maassluis, Vlaardingen en Schiedam is die intentie ook vastgelegd. Het vastgestelde MVI-actieplan geeft handvatten om MVI in te kopen en aan te besteden.

3.1 Integriteit

1. Rogplus stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

Rogplus heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en medewerkers integer handelen. De bestuurders en medewerkers houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor (de schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.

2. Rogplus contracteert enkel integere Ondernemers.

Rogplus wil enkel zakendoen met integere Ondernemers met deugdelijk werkgeverschap, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (GVA).

3. Rogplus werkt enkel met bonafide organisaties.

Rogplus kan ter voorkoming van het faciliteren van criminele organisaties de wet Bibob toepassen bij nationaal openbare en Europese aanbestedingen op het gebied van bouw, ICT en milieu. Uitkomsten van dat onderzoek kunnen leiden tot uitsluiting van een Ondernemer van deelname aan de aanbesteding.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

Rogplus heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt er gestreefd om zo duurzaam mogelijk met mens, milieu en omgeving om te gaan. Naar aanleiding van het ondertekenen van het MVI-manifest door de drie gemeenten is er voor de onderstaande doelstellingen gekozen. Expliciet vermelden we dat Rogplus Werken, Leveringen en/of Diensten weert die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers en het niet-betalen van een leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

In de aanbestedingstrajecten komt MVI op de volgende wijze terug:

In de aanbestedingsstukken (met name in het programma van eisen, de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden MVI-criteria opgenomen. Rogplus kan de slagingskans van het toepassen van MVI-criteria vergroten door onderstaande doelstellingen te specificeren naar een aanbesteding en deze aan de markt voor te leggen door middel van:

• Een marktverkenning;

• Een marktanalyse;

• Een marktconsultatie.

Rogplus kan de aangeboden duurzame oplossingen verifiëren en monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van Rogplus en haar werkwijze.

1. Social Return on Investment (SROI)

Social Return on Investment is naast het “gewone” rendement een investering van de Opdrachtnemer.

Deze investering levert een concrete sociale winst (return) op. Rogplus wil middels SROI de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt stimuleren. Door de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, denk aan langdurig werkzoekenden of gehandicapten bevorderen we de regionale werkgelegenheid en helpen werkzoekenden aan een werkplek, stageplaats of werkervaringsplaats.

Rogplus heeft vastgesteld dat social return dient te worden toegepast op alle aanbestedingen vanaf het Drempelbedrag voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Deze Drempelbedragen zijn voor Werken vanaf €150.000 en op alle aanbestedingen voor Leveringen en Diensten vanaf €70.000.

2. Klimaat bewust inkopen (het tegengaan van klimaatverandering)

Rogplus streeft ernaar klimaatbewust in te kopen. Zij wil door haar inkoopbeleid klimaatverandering tegengaan, de uitstoot van broeikasgassen vermijden en groen creëren ter bevordering van het vastleggen van broeikasgassen en respecteert de natuurlijke en bestaande ecosystemen.

3. Stimuleren van hernieuwbare energieopwekking

Rogplus streeft ernaar bij de productie, en alle aanverwante zaken, waar energie gebruikt wordt, dat 100% gebruik gemaakt wordt van hernieuwbare energie, zo lokaal mogelijk opgewekt.

4. Circulair inkopen

Rogplus streeft ernaar in te kopen met inzet van zo min mogelijk verlies van primaire grondstoffen in de gehele keten. Onze inspanning is gericht op zoveel mogelijk hergebruik, gevolgd door recycling van grondstoffen.

5. Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)

Rogplus verwacht dat bedrijven en partners waar zij direct dan wel indirect zaken mee doet met respect, sociaal en rechtvaardig met mensen, materialen en bedrijven omgaan. Leveren tegen een eerlijke prijs, rekening houdend met de veiligheid en gezondheid van mens en omgeving.

6. Verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering

Rogplus wil dat Verduurzaming (MVI) verder geïmplementeerd wordt in de interne bedrijfsvoering en medewerkers hier actief over geïnformeerd en op getraind worden zodat er bij medewerkers bewustwording en een proactieve houding richting verdere verduurzaming ontwikkeld wordt.

7. “Milieucriteria” verschillende productgroepen

Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door PIANOo zogenaamde ‘milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen’ opgesteld PIANOo Productgroepen MVI-criteria. Het CROW (een kennisorganisatie op het gebied van infrastructuur, openbare ruimte, verkeer en vervoer en werk en veiligheid) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Deze criteria dienen waar mogelijk toegepast te worden in de aanbestedingen (Nieuwe versie RAW-Bepalingen voor Duurzaam inkopen beschikbaar, 2016) Raw bepalingen voor duurzaam inkopen.

8. Prijsstelling en winstpercentage

Rogplus streeft naar een eerlijke prijsstelling door haar te contracteren leveranciers. Dit houdt onder meer in dat aanbiedingen en offertes welke duidelijk niet kostendekkend kunnen zijn worden uitgesloten van mededinging. Aan de andere kant wordt aan aanbieders welke grotendeels op basis van publiek geld worden gefinancierd een restrictie opgelegd dat de bruto winst niet meer mag bedragen dan een bepaald percentage en dat ook de overheadkosten niet significant mogen afwijken van het branchegemiddelde. De betreffende percentages en de sancties op overtreding zullen in het inkoopdocument van de betreffende productgroep worden opgenomen.

3.3 Innovatie

Rogplus moedigt innovatiegericht Inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat Rogplus ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ of functioneel Inkopen in plaats van technisch. Dit houdt in dat wordt ingekocht op basis van een probleemstelling, niet op basis van een oplossing. Daarnaast bekijkt Rogplus (daar waar mogelijk) of in plaats van traditionele contractvormen een andere innovatieve contractvorm mogelijk is.

4. Economische uitgangspunten

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Rogplus acht het van belang om de markt te kennen door (indien mogelijk) een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markten mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie (het consulteren van Ondernemers) kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse en dient ertoe de mogelijkheden in de markt te verkennen.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

Rogplus acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

Rogplus streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers en Contractanten, zowel tijdens als na de contractperiode. Rogplus moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop maar ook de (Europese) wet- en regelgeving naleven.

Rogplus kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van Rogplus door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels.

De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. Alvorens er een aankoop/aanbesteding uitgevoerd wordt dient hierover nagedacht te worden en dit meegenomen te worden in de keuze voor het te volgen aankooptraject en de contractvorming, altijd volgens de geldende wet- en regelgeving.

4.3 Lokale economie en MKB

Rogplus heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Rogplus moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.

Rogplus streeft ernaar om bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en nationale aanbestedingen) minimaal één van de uit te nodigen bedrijven buiten de MVS-gemeenten afkomstig te laten zijn. Dit houdt in dat andere partijen uit het werkgebied van Rogplus afkomstig kunnen zijn. Uiteraard moeten alle uit te nodigen bedrijven voldoen aan de gestelde selectie-eisen en geldende wet- en regelgeving.

Rogplus heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Rogplus houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Conform haar beleid streeft Rogplus ernaar om daar waar mogelijk, zoveel mogelijk inkopen aan het lokale MKB te gunnen. Dit kan Rogplus doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

4.4 Samenwerkingsverbanden

Rogplus hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met de MVS- gemeenten dan wel met andere Gemeenten of aanbestedende Diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op een inkoopsamenwerking en sociale regelgeving. Denk hierbij aan het MVI beleid, Stroomopwaarts en het SROI beleid maar ook aan aanbestedingen die in MVS-verband op de markt gezet worden.

Samenwerkingsverbanden zoals in MVS verband inkopen kunnen o.a. positief bijdragen aan:

• Efficiëntie, denk aan het verdelen van de taken.

• Kostenbesparing, denk aan het inhuren van een deskundige die voor alle betrokken Gemeenten werkt.

• Kennisdeling, het uitwisselen van kennis door meerdere Gemeenten/organisaties.

4.5 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Rogplus bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Rogplus een eerlijke mededinging. Dit zal (ook op de lange termijn) bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking. Rogplus wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

4.6 Contractmanagement

Bij contracten die een hoge financiële waarde vertegenwoordigen, waar kans op afbreukrisico aanwezig is, en die invloed hebben op het realiseren van de maatschappelijke doelen is het van belang dat Contractmanagement wordt uitgevoerd. Contractmanagement vormt een bron van informatie bij het starten van een nieuwe aanbesteding of het aangaan van een nieuwe overeenkomst. Door gebruik te maken van deze informatie zal elk volgend contract zowel de belangen van de Ondernemer als die van Rogplus beter beschrijven en behartigen.

Rogplus beschikt over een contractregister in het CRM-systeem, alle nieuwe en lopende contracten dienen hierin opgeslagen te worden.

In het beleid contractmanagement worden de contractclassificatie en gespreksfrequentie, alsmede de conceptagenda van de contactmomenten vastgelegd.

5. Organisatorische uitgangspunten

5.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject/ inventariseren.

Stap	Fase	Toelichting / activiteiten
1a	Voortraject / inventariseren	Make-or-buy decision onderzoeken en onderbouwen Bepalen van de inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- marktanalyse en/of marktconsultatie) Raming en bepaling van het financiële budget en opdrachtwaarde Bepalen te volgen inkoopprocedure Keuze offerteaanvraag (let op of er al een (raam-)overeenkomst is)
1b	Specificeren	Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen offerteaanvraag
2	Selecteren	Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, of TenderNed Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk) op grond van de geldende Wet- en regelgeving Gunning aan winnende Ondernemer(s) Informeren afgewezen Ondernemers
3	Contracteren	Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst
4	Bestellen	Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen
5	Bewaken	Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties Tijdige betaling facturen
6	Nazorg	Registreren en beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren proces en overeenkomst met Contractant Contractmanagement en contractbeheer

5.2 Inkoop in de organisatie

Rogplus voert namens de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam delen van de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet uit.

Het Inkoopadviesteam

In de loop van 2022 zal Rogplus een eigen inkoopadviesteam oprichten. Het inkoopadviesteam zal bestaan uit medewerkers van Rogplus die in hun dagelijkse werk met Inkoop of contractmanagement te maken hebben. Zij zijn vraagbaak voor collega’s en management in gevallen waarin dit inkoopbeleid niet voorziet.

Administratieve verplichting

De administratieve verplichting houdt in dat er van elke aankoop een compleet (digitaal) dossier is. Door het nalezen van het inkoopdossier moeten alle stappen in het inkoopproces en de beslissingen die eraan vooraf zijn gegaan te herleiden en te begrijpen zijn.

5.3 Raming en financiële budget

De start van elke inkoopactiviteit is het opstellen van een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de totale opdrachtwaarde en inventarisatie van het beschikbare budget. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Rogplus wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Bij het bepalen van de financiële haalbaarheid is het ook nodig om (des-)investeringen en eenmalige (implementatie-)kosten te betrekken bij de afweging.

Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten:

• Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden.

• De waarde van een opdracht omvat de totale (meerjarige) vergoeding aan een opdrachtnemer.

• Voor een opdracht die een combinatie is van Levering, Dienst en/of Werk is bepalend wat het grootste aandeel is, of het hier een Werk, Dienst of Levering betreft.

Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast.

Looptijd	Waardebepaling
Bepaalde looptijd (gelijk aan of korter dan 48 maanden):	Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd
Onbepaalde looptijd, of een looptijd langer dan 48 maanden:	Maandelijks bedrag vermenigvuldigd met 48 *)

De methode van raming mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden.

*) Voor de waarde van een doorlopende of langlopende opdracht dient zowel vier jaar (48 maanden) terug als vier jaar (48 maanden) vooruitgekeken te worden. Dit omdat sommige langlopende opdrachten het ene jaar hogere kosten met zich meebrengen dan het andere jaar, bijvoorbeeld door terugkerend onderhoud of investeringen. Bovenstaande geldt voor alles wat aangekocht wordt.

5.4 Bepalen van de inkoopprocedure

Het is van belang per opdracht te onderzoeken welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Het kiezen van de procedure moet voorzien zijn van een goede motivatie. Deze dient opgenomen te worden in het inkoopdossier. Bij die afweging spelen onder meer de volgende zaken een rol:

• Omvang van de opdracht

• Transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers

• Aantal potentiële inschrijvers/concurrentie

• Gewenst eindresultaat

• Complexiteit van de opdracht

• Type opdracht en opdrachtgever/betrokken sector

• Doorlooptijd van de procedure

• Marktsituatie

• Beleidsdoelen

• Type product, Routine/Hefboom/Strategisch of een Knelpuntproduct Kraljic matrix

De onderstaande bedragen zijn de maximale bedragen tot wanneer deze procedure gevolgd mag worden. De drempels voor enkelvoudige en meervoudige aanbestedingen zijn in MVS-verband vastgesteld. Deze zullen jaarlijks door het Inkoopadviesteam geëvalueerd worden. Eventuele wijzigingen zullen door middel van een Beslisdocument aan het Dagelijks bestuur voorgelegd worden.

Bedragen excl BTW	Werken	Leveringen	Diensten
Enkelvoudig onderhands	Tot 150.000	Tot 70.000	Tot 70.000
Meervoudig onderhands	Tot 2.000.000	Tot Europees drempelbedrag^2	Tot Europees drempelbedrag
Nationaal openbaar	Tot Europees drempelbedrag	nvt	Nvt
Europees	Vanaf Europees drempelbedrag

Rogplus moet bij een opdracht kunnen motiveren:

• Op welk objectieve gronden welke type aanbestedingsprocedure gebruikt wordt.

• Op welke objectieve gronden welke Ondernemers toegelaten worden tot de procedure.

• Waarom opdrachten worden samengevoegd.

• Waarom de opdracht niet is opgedeeld in meerdere percelen.

• Waarom het gunningcriterium laagste prijs wordt toegepast in plaats van te gunnen op criterium Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) Beste prijs kwaliteitverhouding BPKV.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

Rogplus nodigt minimaal één Ondernemer uit een schriftelijke Offerte digitaal uit te brengen. Rogplus motiveert³ en documenteert waarom deze Ondernemer is uitgenodigd en waarom één Ondernemer is gekozen.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Rogplus nodigt ten minste drie en ten hoogste vijf Ondernemers uit een schriftelijke Offerte digitaal uit te brengen. Rogplus motiveert en documenteert waarom deze Ondernemers zijn uitgenodigd en waarom er voor dit aantal Ondernemers is gekozen.

Nationaal aanbesteden

Bij nationaal aanbesteden zal Rogplus de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op TenderNed. Het staat iedere Ondernemer die aan de gestelde eisen voldoet vrij zich via TenderNed in te schrijven.

Europees aanbesteden

Boven de Europese Drempelbedragen zal Rogplus in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Rogplus zal de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op TenderNed. Het staat iedere Ondernemer die aan de gestelde eisen voldoet vrij zich via TenderNed in te schrijven.

Sociale en andere specifieke Diensten (verlicht regime)

Per 18 april 2016 is het verlichte regime voor de 2B-Diensten vervallen. Deze Diensten volgen vanaf die datum het gewone aanbestedingsregime, met uitzondering van sociale en andere specifieke Diensten. Hiervoor is in de aanbestedingswet een vereenvoudigde procedure opgenomen voor opdrachten boven het Drempelbedrag van € 750.000, - (artikel 2.38 en 2.39 Aanbestedingswet). Bij sociale en specifieke Diensten onder de Drempelwaarde moet in het inkoopdossier gemotiveerd worden vastgelegd waarom voor een bepaalde procedure is gekozen. Hierbij moet rekening worden gehouden met de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en de Gids Proportionaliteit Sociale en specifieke Diensten.

5.5 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door medewerkers van Rogplus, eventueel ondersteund door ingehuurde experts. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor (de uitvoering van) het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6. Slotbepalingen

6.1 Naamgeving

Dit beleid wordt aangehaald als “inkoop- en aanbestedingsbeleid Rogplus 2022.

6.2 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking de dag na vaststelling in het managementteam van Rogplus.

Aldus vastgesteld door de directeur Rogplus op 15 februari 2022

Bijlage 1, Algemene Inkoopvoorwaarden Vlaardingen Schiedam 2019

Zie hiervoor het document Algemene Inkoopvoorwaarden VS 2019:

https://repository.officiele-overheidspublicaties.nl/externebijlagen/exb-2019-45905/1/bijlage/exb-2019-45905.pdf