Controleverordening Recreatieschap Spaarnwoude

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Spaarnwoude;

 

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van Spaarnwoude d.d. 24 november 2022;

 

gelet op Wet gemeenschappelijk regeling artikel 59 en overeenkomstig het bepaalde in artikel 190 tot en met 219 Provinciewet;

 

besluit vast te stellen de Controleverordening Recreatieschap Spaarnwoude:

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

 

  • a.

    Schap:

  • Het openbaar lichaam Recreatieschap Spaarnwoude

  • b.

    Algemeen bestuur:

  • Het algemeen bestuur van het schap (AB)

  • c.

    Dagelijks bestuur:

  • Het dagelijks bestuur van het schap ( DB)

  • d.

    Accountant:

  • Een door het algemeen bestuur van het schap benoemde:

    • •

      registeraccountant of

    • •

      accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

    • •

      organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, die belast is met de controle van de jaarrekening van het schap.

  • e.

    Accountantscontrole:

  • De controle van de in artikel 26 van de Gemeenschappelijke regeling Recreatieschap Spaarnwoude bedoelde jaarrekening wordt uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant ten behoeve van:

    • 1.

      de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 217 Provinciewet, lid 3;

    • •

      het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • •

      het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur van het schap opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 190 van de Provinciewet.

  • 2. het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 217 Provinciewet, lid 4;

  • f.

    Administratie:

  • Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het schap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • g.

    Administratieve organisatie:

  • Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • h.

    Financieel beheer

  • Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van het schap.

  • i.

    Uitvoeringsorganisatie

  • De organisatie die in opdracht van het algemeen bestuur van het recreatieschap het beheer, de planvorming en het beleid voorbereidt en/of uitvoert.

Artikel 2. Overige begripsbepalingen

Waar in of krachtens deze verordening artikelen van de Provinciewet of enige andere wet of wettelijke regeling van overeenkomstige toepassing worden verklaard, komt in die artikelen in de plaats van:

  • a.

    ‘de provincie’: het schap

  • b.

    ‘provinciale staten’: het algemeen bestuur

  • c.

    ‘gedeputeerde staten’: het dagelijks bestuur

Artikel 3. Opdracht aan accountant

  • 1.

    Het algemeen bestuur benoemt de accountant.

  • 2.

    De accountant past in beginsel voor de controle van het schap het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” integraal toe.

  • 3.

    De accountant hanteert voor zijn controle de volgende goedkeuringstoleranties:

  • 4.

    Als rapportagegrens wordt € 25.000 gehanteerd. De accountant rapporteert over elke fout of onzekerheid die hoger is dan dit bedrag.

  • 5.

    Voorafgaand aan de jaarlijkse controle kunnen middels een periodiek overleg de volgende zaken nader worden besproken:

    • a.

      eventuele afwijkende toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren overige verantwoordingen en de daarbij toe te passen eventueel van het Besluit afwijkende goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

    • c.

      de eventuele inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

    • f.

      de bij de externe accountantscontrole te betrekken door het schap vastgestelde verordeningen, eventuele overige besluiten en externe wetgeving in het kader van de rechtmatigheid;

    • g.

      de posten van de jaarrekening en overige verantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

    • h.

      de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 4. Informatieverstrekking door het algemeen bestuur

  • 1.

    Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2.

    Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. door de accountant kunnen worden opgevraagd en goed toegankelijk zijn.

  • 3.

    Bij de jaarrekening bevestigt de uitvoeringsorganisatie aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4.

    Het algemeen bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur, zodanig dat vaststelling door het algemeen bestuur uiterlijk 14 juli van elk jaar volgend op het begrotingsjaar kan plaatsvinden.

  • 5.

    Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de uitvoeringsorganisatie aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

  • 1.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2.

    De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant overlegt over de uitvoering van de controlewerkzaamheden, maar kan ook de werkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3.

    Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en een of meerder vertegenwoordigers van het algemeen bestuur van het schap of met een of meer vertegenwoordigers van de uitvoeringsorganisatie.

Artikel 6. Toegang tot informatie

  • 1.

    De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. De uitvoeringsorganisatie draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het schap.

  • 2.

    De accountant is bevoegd om van alle medewerkers van de uitvoeringsorganisatie mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. De directie van de uitvoeringsorganisatie draagt er zorg voor, dat de desbetreffende personen hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3.

    De directie van de uitvoeringsorganisatie draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de uitvoeringsorganisatie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7. Specifieke controles en opdrachten

  • 1.

    Het algemeen bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De uitvoeringsorganisatie informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2.

    De uitvoeringsorganisatie draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

  • 3.

    Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is de uitvoeringsorganisatie bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het schap wordt geacht.

Artikel 8. Rapportering

  • 1.

    Indien de accountant bij de jaarrekening controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de uitvoeringsorganisatie.

  • 2.

    In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de persoon van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de persoon werkzaam is, de (concern-) controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende personen.

  • 3.

    De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het algemeen bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor de uitvoeringsorganisatie om op deze stukken te reageren.

  • 4.

    De accountant bespreekt indien gewenst voorafgaand aan de bestuursbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

Artikel 9. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Controleverordening vastgesteld op 22 juni 2006 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de accountantscontrole van de jaarrekening ( en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2022.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 11. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening Recreatieschap Spaarnwoude”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van Recreatieschap Spaarnwoude op 9 december 2022,

De voorzitter,

Mevr. I. Zaal

Naar boven