Privacy verklaring extern SVHW

1. Privacy verklaring SVHW

SVHW vindt het belangrijk om zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig om te gaan met alle persoonsgegevens die SVHW verwerkt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschrijft hoe en welke persoonsgegevens beschermd moeten worden. Ook verplicht de AVG om inwoners, bedrijven, leveranciers en andere contactpersonen hierover te informeren. In deze Privacy verklaring leest u hoe SVHW omgaat met persoonsgegevens. Heeft u vragen, neemt u dan gerust contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (paragraaf 9. Contact).

2. Wetgeving en begrippenlijst

De AVG en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) zijn uitgangspunten voor de omgang met persoonsgegevens. De begrippen worden hier toegelicht:

Betrokkene: de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Cookies: kleine tekstbestanden die bij het bezoek van websites in uw browser worden opgeslagen. Daarmee kan uw surfgedrag en voorkeuren worden bijgehouden en is uw computer, tablet of mobiel te herkennen tijdens uw bezoek. Een cookie kan geen virussen verspreiden.

Persoonsgegevens: alle gegevens die, direct of indirect, gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of gezondheid.

Verwerker: de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: opvragen, vastleggen, bewaren, verzamelen, wijzigen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, doorzenden, verspreiden, afschermen en vernietigen.

Lokale belastingen: alle belastingsoorten die SVHW verwerkt voor haar opdrachtgevers; gemeenten en waterschappen.

 

3. Welke persoonsgegevens verwerkt SVHW?

Persoonsgegevens zijn gegevens die, direct of indirect, terug te leiden zijn naar een persoon. Denk hierbij aan naam en adresgegevens, maar ook aan BSN, bankrekeningnummer, wel of geen hond, het aantal kliko’s dat bij uw huis hoort, enzovoort. SVHW onderscheidt zes groepen bij het verwerken van persoonsgegevens:

• Belastingplichtigen;

• Samenwerkende organisaties (zoals gemeenten, waterschappen, overige (semi) overheidsinstanties);

• Leveranciers van producten en diensten;

• Website bezoekers;

• Sollicitanten;

• Overigen.

Hieronder leest u per groep welke persoonsgegevens SVHW verwerkt, wat de grondslag hiervoor is en waarom.

3.1 Belastingplichtigen

SVHW verwerkt de volgende gegevens:

• contactgegevens, zoals NAW gegevens en/of emailadres;

• contactgegevens van contactpersonen van niet-natuurlijke personen (bijvoorbeeld bedrijven);

• identificatiegegevens, zoals BSN of subjectnummer;

• gegevens van gemachtigden;

• gezondheidsgegevens voor aanslagvermindering;

• aanslaggegevens: alle gegevens die voor het opleggen en innen van de belasting nodig zijn;

• financiële gegevens, zoals bankrekeningnummer, bankafschriften, gegevens over vermogen/schulden, toeslagen enzovoort.

3.1.1. Grondslagen

De grondslagen hiervoor zijn:

• a. vanuit een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c AVG);

• b. de uitvoering van een taak in het algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (art. 6 lid 1 e AVG);

• c. omdat u toestemming heeft gegeven (art. 6 lid 1 a AVG).

3.1.2. Doelen van de verwerking

SVHW verzamelt en verwerkt persoonsgegevens (grondslagen a. en b.) voor het heffen en invorderen van de lokale belastingen, het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ), de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) en de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (Wet BAG).

Voor het uitvoeren van de jaarlijkse automatische kwijtschelding geeft de betrokkene uitdrukkelijk toestemming (grondslag d.). Deze toestemming kan altijd ingetrokken worden (paragraaf 7.6 Recht intrekken toestemming).

3.1.3. Bewaartermijnen

SVHW bewaart persoonsgegevens niet langer dan volgens de AVG noodzakelijk is. In sommige gevallen is er echter sprake van wettelijke verplichte bewaartermijn.

3.2 Samenwerkende Organisaties

SVHW verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen van lokale – en semi overheidsorganen waar zij mee samenwerkt, zoals bijvoorbeeld van deelnemende gemeenten, waterschappen en het Kadaster. SVHW verwerkt de volgende gegevens:

(zakelijke) contact gegevens, zoals bijvoorbeeld naam, functie, email en telefoonnummer;

financiële gegevens, zoals bijvoorbeeld bankrekeningnummer, KvK nummer, btw nummer.

3.2.1. Grondslagen

De grondslagen hiervoor zijn:

• a. dat deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of voor de sluiting van een overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG) of

• b. vanwege de uitvoering van een taak in het algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (art. 6 lid 1 e AVG) of

• c. gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 e AVG).

3.2.2. Doelen van de verwerking

SVHW verzamelt en verwerkt persoonsgegevens (grondslagen a. b. en c.) omdat deze nodig zijn voor de dienstverlening, het overleg met deelnemers of omdat de informatie opgevraagd is of gegeven moet worden.

 

3.2.3 . Bewaartermijnen

Volgens de AVG bewaart SVHW persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

3.3. Leveranciers

SVHW verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen van leveranciers, zoals bijvoorbeeld leveranciers van applicaties, van post- of informatieverwerking. SVHW verwerkt de volgende gegevens:

• (zakelijke) contact gegevens zoals NAW gegevens en/of emailadres;

• financiële gegevens, zoals bijvoorbeeld bankrekeningnummer, KvK nummer en BTW nummer .

3.3.1. Grondslagen

De grondslag hiervoor is:

• a. noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of voor de sluiting van een overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG) of

• b. de uitvoering van een taak in het algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (art. 6 lid 1 e AVG).

3.3.2. Doelen van de verwerking

SVHW verzamelt en verwerkt persoonsgegevens (grondslagen a. en b.) omdat deze nodig zijn voor het uitvoeren van de dienstverleningsovereenkomst tussen de leverancier en SVHW.

3.3.3. Bewaartermijnen

SVHW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. In sommige gevallen is er sprake van wettelijke verplichte bewaartermijn.

 

3.4 Website bezoekers

SVHW verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens van personen die de website van SVHW bezoeken:

• contactgegevens;

• subjectnummer;

• upload documenten;

• cookies.

3.4.1. Grondslagen

De grondslagen hiervoor zijn:

• a. de uitvoering van een taak in het algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag (art. 6 lid 1 e AVG);

• b. gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 e AVG) of

• c. u heeft hiervoor toestemming gegeven (art. 6 lid 1 a AVG).

3.4.2. Doelen van de verwerking

Op de website kunt u via het contactformulier of Mijn SVHW informatie geven voor de belastingaanslag. Deze gegevens horen bij een aanslag en worden verwerkt zoals aangegeven in art 3.1 Belastingplichtigen. Maar u kunt ook een klacht of een vraag via de website indienen. Voor de afhandeling hiervan heeft SVHW uw gegevens nodig. Voor de afhandeling van klachten bewaart SVHW alle bijbehorende documentatie in een digitaal dossier. Jaarlijks evalueren wij de binnengekomen klachten en besluiten we of er maatregelen genomen moeten worden om de dienstverlening te verbeteren. Voor een uitleg over de gebruikte cookies verwijzen we naar paragraaf 8. Website & Cookies.

3.4.3. Bewaartermijnen

SVHW bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

3.5 Sollicitanten

SVHW verzamelt en verwerkt de volgende persoonsgegevens van sollicitanten:

• NAW gegevens;

• contactgegevens;

• financiële gegevens (indien verstrekt);

• C.V.;

• referent gegevens (indien verstrekt).

3.5.1. Grondslagen

De grondslag hiervoor is:

• a. gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 e AVG) of

• b. u heeft ons hiervoor toestemming gegeven (art. 6 lid 1 a AVG).

3.5.2. Doelen van de verwerking

SVHW verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de invulling van een vacature. Alleen de personen die betrokken zijn bij het selectieproces, kunnen deze inzien. Wanneer de sollicitant wordt aangenomen, komen de persoonsgegevens in het personeelssysteem.

3.5.3. Bewaartermijnen

SVHW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In sommige gevallen is er sprake van wettelijke verplichte bewaartermijn.

3.6 Overigen

SVHW verwerkt ook gegevens van mensen die SVHW bezoeken of bellen. De volgende gegevens worden verwerkt

• naam;

• subjectgegevens;

• telefoonnummer;

• duur en tijdstip telefoongesprek;

• gespreknotities;

• camerabeelden.

3.6.1. Grondslagen

De grondslag hiervoor is:

• a. gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 e AVG) of

• b. u heeft hiervoor toestemming gegeven (art. 6 lid 1 a AVG).

3.6.2. Doelen van de verwerking

Bij een bezoek aan SVHW worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt om de veiligheid van bezoekers en medewerkers te kunnen borgen. SVHW gebruikt camera’s gericht op het pand en het eigen terrein, die opnames maken van bezoekers en auto’s. Ook worden bezoekers bij binnenkomst geregistreerd. Wanneer u telefonisch contact zoekt, verwerkt SVHW uw persoonsgegevens om u snel en goed te kunnen helpen. De gegevens die horen bij een aanslagverwerking worden verwerkt zoals aangegeven in paragraaf 3.1 Belastingplichtigen.

3.6.3. Bewaartermijnen

SVHW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

4. Herkomst persoonsgegevens

De persoonsgegevens die SVHW verwerkt voor haar wettelijke taken, komen uit meerdere bronnen:

• SVHW maakt gebruik van basisregistraties, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) en de Basisregistratie Kadaster (BRK);

• Voor (automatische) kwijtschelding krijgt SVHW informatie van het Inlichtingenbureau;

• SVHW vraagt inkomensgegevens op via Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG) voor de vordering op inkomen(artikel 19 Invorderingswet 1990);

• U kunt zelf persoonsgegevens aan SVHW verstrekt hebben via het contactformulier of tijdens een telefonisch contact.

5. Met wie deelt SVHW persoonsgegevens?

In een aantal gevallen deelt SVHW informatie met externe partijen, uiteraard met inachtneming van wet- & regelgeving. Bij samenwerking met externe partijen, waarbij er sprake is van verwerking van persoonsgegevens, maakt SVHW afspraken over de eisen waar dit aan moet voldoen.

SVHW deelt onder contractuele voorwaarden gegevens met de volgende partijen:

• Deelnemers, gemeenten en waterschappen voor wie SVHW dienstverlening uitvoert(volgens Besluit Gegevensverstrekking);

• Kadaster, voor de levering van WOZ gegevens;

• Verwerkers: externe partijen die onder de verantwoordelijkheid van SVHW delen van de dienstverlening uitvoeren, zoals het verzenden van digitale post en het gebruik en beheer van applicaties;

• Inlichtingen bureau, voor het toetsen van inkomensgegevens voor automatische kwijtschelding;

• (Gerechts)deurwaarders, voor het uitvoeren van een invordering.

Uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens

SVHW verwerkt persoonsgegevens met de uiterste zorg. Niet alleen omdat het vanuit wetgeving verplicht is, maar ook omdat we beseffen dat het uw persoonsgegevens zijn en we hier ook zorgvuldig mee willen omgaan. Daarom hanteert SVHW een aantal uitgangspunten:

• Alle medewerkers van SVHW hebben een ambtenaren eed of belofte afgelegd. Zij worden gehouden aan hun geheimhoudingsplicht.

• Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun specifieke taken hebben autorisatie tot uw persoonsgegevens. Hiermee voorkomt SVHW dat iemand persoonsgegevens kan inzien of wijzigen die daar geen recht toe heeft.

• Er is een passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in een informatiebeveiligingsbeleid dat periodiek wordt geëvalueerd en waar nodig aangepast.

• Er is een procedure hoe om te gaan met een datalek. Alle datalekken worden geregistreerd om te voorkomen dat ze in de toekomst opnieuw plaatsvinden. Wanneer een datalek een hoog risico vormt voor uw rechten en vrijheden, informeren we u hierover.

• Volgens de wet heeft SVHW een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. De Functionaris Gegevensbescherming is een onafhankelijke toezichthouder, die controleert of SVHW persoonsgegevens rechtmatig en zorgvuldig behandelt.

Rechten van betrokkene

Als betrokkene heeft u verschillende rechten als het gaat om persoonsgegevens die SVHW van uw verwerkt. Deze rechten staan in dit hoofdstuk vermeld. Wilt u hier meer over weten, dan kunt u bij de Functionaris Gegevensbescherming terecht. Zie voor contactgegevens bij paragraaf 9. Contact.

7.1. Recht van inzage

U kunt vragen of en zo ja, welke persoonsgegevens SVHW van u verwerkt. SVHW vertelt u waarom dit nodig is, van wie we de gegevens hebben gekregen en met wie deze gedeeld kunnen worden. Op verzoek verstrekt SVHW kosteloos een kopie van uw gegevens. Wilt u meerdere kopieën, kan het zijn dat er kosten in rekening worden gebracht.

7.2. Recht op rectificatie

Zijn de gegevens die SVHW van u heeft niet juist of onvolledig, dan mag u deze natuurlijk verbeteren of aanvullen. SVHW verwerkt alleen gegevens die in overeenstemming zijn met de gegevens uit de basisadministratie.

7.3. Recht op vernietigen of wissen

U kunt SVHW vragen uw gegevens te wissen. Dat kan alleen:

• als er geen wettelijke verplichting (meer) is om de gegevens te bewaren;

• als de gegevens niet langer nodig zijn;

• wanneer u niet langer toestemming geeft de gegevens te verwerken;

• als SVHW uw gegevens niet had mogen verwerken.

7.4. Recht op beperking van de verwerking

Van dit recht kunt u gebruik maken wanneer u niet wilt dat SVHW uw gegevens in de toekomst verwerkt. Dit kan alleen:

• als en zo lang de juistheid van de persoonsgegevens wordt tegengesproken;

• de gegevens niet nodig zijn voor een rechtsvordering;

• SVHW uw gegevens niet had mogen verwerken;

• als u bezwaar heeft aangetekend.

7.5 Recht van Bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als deze onrechtmatig is. Daarnaast kan het zijn dat (certificerende) instanties of de accountant uw dossier gebruikt om de kwaliteit van onze dienstverlening te controleren. Mocht u dat niet willen, dan kunt u ons dat laten weten. Uw dossier kan dan nooit hiervoor worden gebruikt.

7.6 Recht intrekken toestemming

Bepaalde gegevens kreeg SVHW met uw toestemming. U heeft bijvoorbeeld een contactverzoek of een klacht via de website ingediend. U hebt altijd het recht die toestemming in te trekken.

SVHW reageert binnen vier weken schriftelijk op uw verzoek. Wanneer SVHW uw verzoek niet opvolgt, dan heeft u het recht om bezwaar te maken. Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Om misbruik te voorkomen, kan SVHW u vragen om u te identificeren.

U kunt alleen verzoeken indienen voor uw eigen gegevens of gegevens van een persoon waar u de gezaghebbende ouder of bewindvoerder voor bent.

Website en cookies

Om de toegankelijkheid van www.svhw.nl en haar onderdelen te optimaliseren, maakt SVHW gebruik van cookies. Een aantal van deze cookies wordt inactief gemaakt als de browser sluit ('sessie-cookies'), een aantal blijft actief ('persistent cookies'). Zo kunnen bijvoorbeeld bij een volgend bezoek uw voorkeuren zichtbaar blijven. Cookies waar www.svhw.nl en haar onderdelen gebruik van maakt, bevatten geen persoonsgegevens. Deze cookies zijn dan ook niet te gebruiken om u te identificeren.

SVHW maakt gebruik van de volgende cookies:

• Cookie voor Matomo (Piwik) (_pk): Deze statistiekendienst houdt bij hoe bezoekers de website gebruiken. Matomo.org verkoopt of verstrekt geen gegevens die te herleiden zijn of mogelijk te herleiden zijn naar personen. De informatie die Matomo verzamelt, wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd. Het IP-adres van de bezoeker aan de website wordt nadrukkelijk niet opgeslagen. Het cookie vervalt 24 maanden na het laatste bezoek aan de website. Lees ook de privacyvoorwaarden van Matomo voor meer informatie. Deze cookies zijn zowel sessie- als persistent cookies;

• Cookies voor DigiD: hiermee wordt uw inlog onthouden, zodat u alle overheidszaken tegelijk kunt regelen zonder opnieuw in te loggen. De cookies van DigiD zijn zowel sessie- als persistent cookies.

U kunt cookies bekijken en verwijderen via uw internetbrowser. Meer informatie vindt u op de website Veilig Internetten.nl.

www.svhw.nl en haar onderdelen kunnen links naar websites van derden bevatten. SVHW is niet verantwoordelijk voor het naleven van de privacywet- en regelgeving door deze derden.

Contact

Heeft u nog vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen via ons contactformulier, of met onze Functionaris Gegevensbescherming via FG@SVHW.nl of (0186) 577 222 of (0800) 020 08 73.

Het kan zijn dat u een klacht heeft over de verwerking van uw gegevens. Ook hiervoor kunt u bij ons terecht via het contactformulier. Zo stelt u ons in staat onze dienstverlening te verbeteren. Bij een klacht volgen wij onze klachtenprocedure. Deze klachtenprocedure vindt u op Overheid.nl.

U kunt uw klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Versiebeheer

SVHW behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat SVHW deze op de website van SVHW publiceert. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

Besluit

1. De Privacy Verklaring d.d. 7 november 2022 versie 3.0 vast te stellen;

2. De Privacy Verklaring d.d. 11 december 2019 versie 2.0 in te trekken;

3. Dit besluit in werking te laten treden op de dag na publicatie.

Disclaimer:

Dit product is een eenvoudige vertaling van de privacywetgeving, de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (AVG). Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en

kunnen er aan dit document geen rechten worden ontleend.

Aldus vastgesteld op 14 december 2022 in het Dagelijks Bestuur SVHW.

Waarnemend directeur, De Voorzitter,