U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
Verordening van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen houdende regels omtrent archiefbescheiden Archiefverordening BsGW
Onderwerp: Archiefverordening BsGW 2022
Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 10-11-2022;
Gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995, artikel 14 lid 1 én artikel 33 van de Gemeenschappelijke regeling BSGW;
vast te stellen de navolgende verordening betreffende de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (de Archiefverordening).
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefruimte voorschriften vast.
Het dagelijks bestuur ziet erop toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een deelnemer geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan.
Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 41 lid 1 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 8 december 2022
N.M.J.G. Lebens, directeur
M.H.E. Pelzer, voorzitter
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archief- bescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling.
Artikelsgewijze toelichting Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2 (toelichting op dit artikel alleen van toepassing bij in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden)
Archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van de deelnemers aan de regeling zijn en blijven de verantwoordelijkheid van de betrokken deelnemers en worden te zijner tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door elk van de deelnemers afzonderlijk is aangewezen.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 1 te stellen voorschriften: ‘Beheerregeling Informatiebeheer BSGW’
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 1 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 1 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in de ‘Beheerregeling Informatiebeheer Gemeenschappelijke Regeling BSGW’.
Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur op deze manier vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-1384.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen