Privacyreglement leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland

HET DAGELIJKS BESTUUR VAN HOLLAND RIJNLAND

Gelet op de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de bepalingen van de Wet politiegegevens (Wpg)

Besluit vast te stellen:

WIJZIGING PRIVACYREGLEMENT LEERPLICHT- EN RMC-GEGEVENS HOLLAND RIJNLAND

Paragraaf 1:

Algemene bepalingen

Artikel 1 Begrippen

In aanvulling op de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) gebruikte en gedefinieerde begrippen, wordt in dit reglement verstaan onder:

• a. Leerling: leerplichtigen en kwalificatieplichtigen op grond van de Leerplichtwet 1969, alsmede personen die zijn ingeschreven in een gemeente die deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland.

• b. RMC-doelgroep: alle jongeren tussen de 12 en de 23

• c. Voortijdig schoolverlater (vsv'er): jongere in de leeftijd tot 23 jaar die nog geen startkwalificatie heeft behaald en die niet ingeschreven staat bij een onderwijsinstelling

• d. Jongeren in kwetsbare positie: jongeren afkomstig van het Voortgezet Speciaal Onderwijs, Praktijkonderwijs, de entree-opleiding en het Voortgezet Middelbaar Basisonderwijs, Basisgerichte leerweg.

• e. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

• f. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

• g. Persoonsgebonden nummer: het sociaal-fiscaal-of Burgerservicenummer, bedoeld in artikel 2 lid 3 onder j Algemene wet inzake rijksbelastingen, dan wel het door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) uitgegeven onderwijsnummer;

• h. Administratiecode: eenduidige code die wordt gebruikt ten behoeve van efficiënte verwerking van persoonsgegevens;

• i. Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland: een publieke rechtspersoon als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, die onder andere tot taak heeft de instandhouding van een Regionaal Bureau Leerplicht Holland Rijnland (RBL Holland Rijnland), welk bureau belast is met het uitvoeren van de taken genoemd in de Gemeenschappelijke Regeling Holland Rijnland en met de uitvoering van de RMC-functie als bedoeld in artikel 118h lid 2 Wvo, artikel 8.3.2 lid 2 WEB en artikel 162b lid 2 WEC;

• j. De gemeente: de aan de Gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland deelnemende gemeente die de bevoegdheden zoals opgenomen in de Gemeenschappelijke regeling heeft overgedragen;

• k. RBL: Regionaal Bureau Leerplicht Holland Rijnland;

• l. Verantwoordelijke: het Dagelijks Bestuur van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland alsmede de door de voorzitter van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland aangewezen Consulenten Leerplicht

• m. Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de (dagelijkse) zorg voor de verwerking van persoonsgegevens alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens.

• n. Gebruiker: een natuurlijk persoon die onder direct gezag van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland valt en kennis neemt van bepaalde gegevens in een persoonsregistratie.

• o. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

• p. RMC-functie: de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten als bedoeld in artikel 118h lid 3 Wet op het voortgezet onderwijs, artikel 8.3.2 lid 3 Wet educatie en beroepsonderwijs en artikel 162b lid 3 Wet op de Expertisecentra.

• q. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming.

• r. AP: Autoriteit Persoonsgegevens.

• s. Wpg: Wet politiegegevens

• t. Politiegegevens: persoonsgegevens die in het kader van de politietaak worden verwerkt. Naast de politie moeten ook andere organisaties zich aan de Wpg houden: de bijzondere opsporingsdiensten (BOD) en de buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's), waaronder leerplichtambtenaren.

Artikel 2 Reikwijdte en doelstelling reglement; doel verwerking persoonsgegevens

• 1. Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens van elke geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die door of namens het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland worden verwerkt en heeft tot doel:

  • a. De persoonlijke levenssfeer van die geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt te beschermen tegen misbruik van die gegevens en tegen het verwerken van onjuiste gegevens;

  • b. Te voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt voor een ander doel dan het doel waarvoor ze verzameld zijn;

  • c. De rechten van de natuurlijke personen te waarborgen.

• 2. De verwerking van persoonsgegevens heeft drie doelen:

  • a. De uitvoering van de taken zoals neergelegd in de Leerplichtwet 1969, indien en voor zover deze door de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland aan het samenwerkingsorgaan zijn overgedragen;

  • b. De uitvoering van de in de wet- en regelgeving aan de colleges van burgemeester en wethouders opgedragen taken en bevoegdheden uit hoofde van de RMC-functie, al dan niet op grond van een overeenkomst.

  • c. Het voorkomen van schooluitval. Hiertoe worden onder meer gegevens verwerkt van langdurig zieke kinderen (langer dan 4 weken vrijwel aaneengesloten). Het betreft hier geoorloofd verzuim, waarbij in principe geen wettelijke grondslag te vinden is (zoals artikel 2a of 2b). Langdurig ziekteverzuim leidt in de praktijk soms tot schooluitval. Het RBL heeft een belangrijke rol, en werkt samen met ketenpartners, om dit te voorkomen. Vanuit de grondslag ‘algemeen belang’ in artikel 6 van de AVG en vanuit artikel 3 van de WPG verwerkt en deelt leerplicht gegevens. Hierbij wordt nauwlettend toegezien op proportionaliteit en subsidiariteit.

• 2. Met name Politiegegevens worden slechts verwerkt voor zover zij rechtmatig zijn verkregen en, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, toereikend, terzake dienend en niet bovenmatig zijn.

• 3. Politiegegevens worden uitsluitend voor een ander doel verwerkt dan waarvoor zij zijn verkregen voor zover deze wet daar uitdrukkelijk in voorziet, deze verwerking niet onverenigbaar is met het doel waarvoor deze gegevens zijn verkregen en de verwerking voor dat andere doel overigens noodzakelijk is en in verhouding staat tot dat doel. De verdere verwerking is alleen mogelijk door personen en instanties die bij of krachtens de wet met het oog op een zwaarwegend algemeen belang zijn aangewezen. Hiervoor heeft RBL Holland Rijnland een autorisatiestructuur opgezet die voorkomt dat niet bevoegden inzage in de betreffende gegevens kunnen krijgen.

• 4. Bij de verwerking van politiegegevens op grond van de artikelen 9, 10 en 12 worden de herkomst van de gegevens en de wijze van verkrijging vermeld.

• 5. Het is belangrijk dat de Gebruiker weet welk regime van toepassing is om onrechtmatige gegevensverwerking te voorkomen. Er is namelijk een groot verschil tussen de verwerking van persoonsgegevens onder de AVG en voor de verwerking van politiegegevens onder de Wpg. Politiegegevens mogen bijvoorbeeld alleen voor specifieke doeleinden worden verwerkt die in de Wpg staan omschreven. Daarnaast zijn BOA ‘s bij de verstrekking van politiegegevens gehouden aan het strenge ‘gesloten verstrekkingsregime’ van de Wpg. Dit betekent dat politiegegevens uitsluitend mogen worden verstrekt wanneer dit mogelijk is op basis van een wettelijke bepaling in de Wpg en de bijbehorende besluiten. De ontvanger van de politiegegevens is daarnaast onderworpen aan de geheimhoudingsplicht uit de Wpg. Daarnaast geldt voor BOA’s een plicht om politiegegevens ter beschikking te stellen binnen het politiedomein.

Artikel 3 Categorieën van personen van wie persoonsgegevens worden verstrekt

De registratie bevat uitsluitend persoonsgegevens over:

• a. Alle leerlingen waar de leerplichtwet op van toepassing is.

• b. Alle leerlingen en jongeren in de RMC-doelgroep die in het bevolkingsregister van een van de gemeenten zijn opgenomen;

• c. Ouders of degene die het wettelijk gezag over de leerling heeft bij wie de in de administratie opgenomen gegevens behoren.

Artikel 4 Verwerking persoonsgegevens

• 1. Geen andere persoonsgegevens of bijzondere persoonsgegevens van een leerling worden verwerkt dan:

  • a. Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie bedoelde gegevens;

  • b. Het persoonsgebonden nummer;

  • c. Onderwijsnummer

  • d. Nationaliteit en geboorteplaats;

  • e. Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling in relatie tot (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim of dreigende schooluitval, overeenkomstig het bepaalde in de AVG en de Wpg.

  • f. Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking en het volgen van onderwijs en met toestemming van betrokkene overeenkomstig de AVG en de Wpg.

  • g. Gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten;

  • h. Gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken van studie-en arbeidsmarktadviezen;

  • i. Inkomens- en uitkeringsgegevens van voortijdig schoolverlaters

  • j. Gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van leerlingen;

  • k. Andere dan de onder a tot en met h bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist. Dit in het geval dat verwerking noodzakelijk is met het oog op het doel van de verwerking en bovendien noodzakelijk is voor de goede vervulling van de publiekrechtelijke taken die uitgevoerd moeten worden.

• 2. Persoonsgegevens worden op naam van de leerling of vsv'er verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van de leerling of vsv'er vormt het dossier.

Artikel 5 Wijze van verkrijging

• 1. De in artikel 4 genoemde persoonsgegevens worden verkregen door:

  • a. Informatie van ouders en leerlingen zelf;

  • b. Overname uit de gegevensverzameling in het GBA;

  • c. Informatie via de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);

  • d. Informatie van het Inlichtingenbureau (SUWI-informatie)

  • e. Informatie van ketenpartners, voor zover gerelateerd aan (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim of dreigende schooluitval

Artikel 6 Beheer van de persoonsregistratie

• 1. De beheerder van de registratie is de medewerker gegevens-en applicatiebeheer;

• 2. De in het eerste lid bedoelde functionaris is als beheerder, onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur, belast met de feitelijke zorg en verantwoordelijkheid voor het functioneren van de registratie als geheel. Hij treft voor zover het binnen zijn bevoegdheid ligt de nodige maatregelen tot naleving van de wet en dit reglement;

• 3. De invoer en verwerking van de in de registratie opgenomen gegevens, met inbegrip van de verbetering, aanvulling of verwijdering daarvan geschieden digitaal via internet in een databestand, genaamd Leerling Basis Administratie, door de gebruiker van de leerplichtadministratie.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen persoonsgegevens

• 1. Personen worden verwijderd uit de registratie 5 jaar na het bereiken van het einde van de RMC- doelgroep. Dit is op 27-jarige leeftijd. Het doel van het registreren van jongeren tot 27 is het verkrijgen van langdurig inzichten over de resultaten en effecten van ingezette maatregelen en acties. Dit gebeurt zodanig dat geen inbreuk wordt gemaakt op de bevoegdheden van de archivaris op grond van de Archiefwet en andere wettelijke voorschriften en met inachtneming van de door de archivaris ter zake gegeven richtlijnen. Voor persoonsgegevens die in het kader van de WPG worden verstrekt gelden de bewaartermijnen zoals vermeld in artikel 14 van de WPG.

Artikel 8 Verstrekking van gegevens

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften worden de persoonsgegevens slechts verstrekt aan

• 1. Degenen, waaronder begrepen derden, die leiding geven aan of belast zijn met de verwerking van persoonsgegevens van leerlingen of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

• 2. Anderen, in de gevallen die aangemerkt kunnen worden als verenigbaar gebruik;

• 3. Anderen, in de gevallen waar het slechts gegevens betreft die op basis van toestemming van de betrokkenen zijn verkregen als bedoeld in artikel 4 van dit reglement, en nadat het voornemen daartoe aan betrokkene is medegedeeld. Deze heeft gedurende een redelijke termijn de gelegenheid toestemming voor de verstrekking in te trekken.

• 4. Aan leden van het openbaar ministerie conform artikel 16 lid 1 van de Wpg

Artikel 9 Toegang tot persoonsgegevens

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens:

• 1. Degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leiding geven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de gegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken

• 2. Degenen genoemd in lid 1 dienen zich te registreren in het gebruikersbestand van het RBL teneinde vast te kunnen stellen wie op welk moment gegevens raadpleegt dan wel inziet.

• 3. Gegevens die in het kader van de Wpg worden verwerkt vallen onder de richtlijnen van de Wpg waarbij de autorisatiematrix van RBL van toepassing is. Dit conform artikel 32a van de Wpg

Artikel 10 Protocolplicht

• 1. Van het verstrekken van gegevens als bedoeld in artikel 8.3, houdt de Beheerder een protocol bij waarin wordt vermeld aan wie en op welk tijdstip, welke persoonsgegevens zijn verstrekt. Daartoe is binnen het geautomatiseerd beheer van de gegevens een login systeem van toepassing waarin geautomatiseerd wordt vastgelegd wie op welk moment gegevens raadpleegt.

Artikel 11 Beveiliging en geheimhouding

• 1. Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico's die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Versleuteld versturen van berichten, het werken met een autorisatiematrix en het inrichten van een digitale kluis en aparte mappen met specifieke bevoegdheden, dit alles in een digitale omgeving, dient de bescherming van persoonsgegevens te garanderen.

• 2. De gebruikers die de beschikking krijgen over persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hen tot bekendmaking verplicht of uit hun taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit.

Artikel 12 Informatieplicht

In overeenstemming met de AVG en de Wpg informeert het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland de betrokkene op diens verzoek over de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, op welke grondslag de verwerking is gebaseerd en aan wie de gegevens worden verstrekt.

Artikel 13 Rechten betrokkene(n}: inzage, correctie, verwijdering, verzet en dataportabiliteit

• 1. Elke betrokkene heeft het recht op inzage. Aan een verzoek om inzage zijn in principe geen kosten verbonden.

• 2. Een verzoek om inzage dient te worden gericht aan het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, die binnen vier weken na ontvangst van dit verzoek hierop schriftelijk reageert.

• 3. Indien de betrokkene bij het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland aantoont dat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zijn, gezien de doelstelling van het systeem niet ter zake doen, of strijdig zijn met dit reglement, draagt het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland binnen vier weken nadat betrokkene de onjuistheid c.q. onvolledigheid heeft aangetoond, zorg voor verbetering, aanvulling of verwijdering . In dat geval worden de eventueel door betrokkene betaalde kosten terugbetaald.

• 4. Indien het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland twijfelt aan de identiteit van de verzoeker, vraagt hij zo spoedig mogelijk aan de verzoeker schriftelijk nadere gegevens inzake zijn identiteit te verstrekken of een geldig identiteitsbewijs te overleggen. Door dit verzoek wordt de termijn opgeschort tot het tijdstip dat het gevraagde bewijs is geleverd.

• 5. Onder de AVG hebben betrokkenen het recht op dataportabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. In de AVG heet dit het 'recht om gegevens over te dragen'. Het houdt in dat betrokkenen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Zo kunnen zij hun gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kunnen mensen vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.

• 6. Het gaat bij dataportabiliteit alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Bovendien gaat het om persoonsgegevens die óf met toestemming van de betrokkene worden verwerkt óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren.

• 7. Bij het recht op dataportabiliteit zal Holland Rijnland de gegevens verstrekken in een vorm die het voor betrokkenen makkelijk maakt om hun gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie. Holland Rijnland is daarom wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te verstrekken.

• 8. Indien een betrokkene van mening is dat ofwel de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel, dan wel onrechtmatig zijn verkregen, dan wel de bewaartijd is overschreden, heeft betrokkene een recht op vergetelheid. De gegevens worden dan volledig uit de bestanden gewist . Bovendien kan een gegeven toestemming worden ingetrokken. ook dan is er een recht op vergetelheid voor dat deel waarvoor de toestemming is verleend.

• 9. De rechten van betrokkene wiens gegevens geheel of gedeeltelijk binnen de Wpg vallen worden geregeld conform paragraaf 4 van de Wpg waarin de nadere bepalingen ten aanzien van die rechten zijn geregeld.

Artikel 14 Klacht en/of bezwaar

• 1. Indien de leerling c.q. betrokkene van mening is dat het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland niet handelt in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement, kan hij zich tot de laatste wenden en een klacht en/ of bezwaar als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht indienen dan wel zich wenden tot de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van Holland Rijnland.

• 2. Indien de ingediende klacht en/of bezwaar voor de leerling c.q. betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens .

• 3. Tegen een beslissing op bezwaar staat conform de Algemene wet bestuursrecht beroep open.

Artikel 15 Onvoorzien

In gevallen waarin het reglement niet voorziet beslist de verantwoordelijke.

Artikel 16 Slotbepaling

Dit reglement kan aangehaald worden als "Privacyreglement leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland" en treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de datum van publicatie.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland, d.d. 22 september 2022

De secretaris,

L. Vokurka

De voorzitter,

H.J.J. Lenferink

Toelichting

PRIVACYREGLEMENT VERWERKING LEERPLICHT- EN RMC-GEGEVENS HOLLAND RIJNLAND

Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland verwerkt ten behoeve van zijn werkzaamheden in het kader van Leerplichtwet 1969 en de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig school verlaten persoonsgegevens van leerlingen.

Algemene normen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dat deze gegevens worden verwerkt:

• op behoorlijke en zorgvuldige wijze; en

• in overeenstemming met de wet.

De verwerking van persoonsgegevens wordt vastgelegd in een verwerkingsregister.

Indien het samenwerkingsorgaan gegevens van personen niet behoorlijk en zorgvuldig worden verwerkt, wordt in strijd met de AVG en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur gehandeld.

Van belang bij de verwerking van persoonsgegevens is dat:

• de persoonlijke levenssfeer van leerlingen wordt beschermd tegen misbruik en onjuistheden;

• de persoonsgegevens niet voor een ander doel wordt gebruikt;

• de rechten van leerlingen zijn gewaarborgd;

• deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de Leerplichtwet 1969 en de RMC-functie. Anders gezegd, het moet redelijkerwijs niet goed mogelijk zijn deze taken uit te voeren zonder het verwerken van persoonsgegevens.

Het samenwerkingsorgaan hanteert een privacyreglement, te weten het "Privacyreglement verwerking leerplicht- en RMC-gegevens Holland Rijnland". Hierin wordt nader ingegaan op het doel van de gegevensverwerking (artikel 2), de vraag welke persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 4) en de verstrekking van en toegang tot persoonsgegevens (artikel 8 en 9). Voorts bevat het reglement richtlijnen ten aanzien van de beveiliging en geheimhouding (artikel 11), de informatievoorziening (artikel 12), de rechten van betrokkenen (artikel 13), alsmede de bewaartermijn (artikel 7) en de mogelijkheid een klacht of bezwaar in te dienen (artikel 14).

Voor welke doelen worden de persoonsgegevens verwerkt? (artikel 2) De verwerking van persoonsgegevens heeft drie doelen:

• de uitvoering van de in de Leerplichtwet 1969 genoemde taken;

• de uitvoering van de RMC-functie.

• Het voorkomen van schooluitval. Hiertoe worden gegevens verwerkt van langdurig zieke kinderen (langer dan 4 weken vrijwel aaneengesloten). Het betreft hier geoorloofd verzuim, waarbij in principe geen wettelijke grondslag te vinden is (zoals artikel 2a of 2b). Langdurig ziekteverzuim leidt in de praktijk soms tot schooluitval. Het RBL heeft een belangrijke rol, en werkt samen met ketenpartners, om dit te voorkomen. Vanuit de grondslag ‘algemeen belang’ verwerkt en deelt leerplicht gegevens. Hierbij wordt nauwlettend toegezien op proportionaliteit en subsidiariteit.

Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens is een verwerking van persoonsgegevens.

Hieronder valt onder andere: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekking door middel van doorzending, verspreiden/ter beschikking stellen, samenbrengen, afschermen. Het is op grond artikel 2 van het reglement en op grond van de AVG en de Wpg niet toegestaan persoonsgegevens voor andere doelen dan hiervoor vermeld te verwerken. Anders gezegd, er mogen alleen persoonsgegevens worden verwerkt indien dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de in de Leerplichtwet 1969 bedoelde taken, bevoegdheden en de RMC-functie en het voorkomen van schooluitval bij langdurig zieke kinderen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt? (artikel 4)

Het samenwerkingsorgaan kan op grond van de AVG, de Wpg en artikel 3 van het reglement alleen persoonsgegevens verwerken van personen die in het bevolkingsregister van één van de gemeenten van de deelnemende gemeenten in de regio Holland Rijnland zijn opgenomen. Hierbij geldt dat alleen de volgende persoonsgegevens mogen worden verzameld, verwerkt en gebruikt:

• gegevens ter identificatie van de leerlingen of jongeren die geen leerling meer zijn en hun ouders, voogden of verzorgers;

• godsdienst of levensovertuiging, voor zover noodzakelijk;

• gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling;

• aard en verloop onderwijs, alsmede studieresultaten;

• gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken van studie-en arbeidsmarktadviezen;

• andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist voor de goede invulling van de publiekrechtelijke taak.

Hoewel de laatste soort gegevens vrij ruim is geformuleerd, is het van belang ook daarbij zorgvuldigheid te betrachten en alleen dergelijke gegevens te verwerken indien dat noodzakelijk is voor de uitoefening van de in de Leerplichtwet 1969 bedoelde taken en bevoegdheden en de

RMC-functie.

Ten aanzien van gegevens met betrekking tot godsdienst, levensovertuiging en gezondheid stellen de AVG en de Wpg zware eisen in welke gevallen deze gegevens mogen worden opgenomen in een persoonsregistratie.

Door wie worden de persoonsgegevens gebruikt en aan wie verstrekt het samenwerkingsorgaan deze gegevens? (artikel 8 en 9)

De vraag wie toegang hebben tot persoonsgegevens is nader uitgewerkt in artikel 9. Toegang tot persoonsgegevens hebben in de eerste plaats consulenten leerplicht en de personen werkzaam bij het samenwerkingsorgaan die hen ondersteunen of aan hen leiding geven c.q. belast zijn met of noodzakelijk betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens (artikel 9 onder a)

Gegevens die in het kader van de Wpg worden verwerkt vallen onder de richtlijnen van de Wpg waarbij de autorisatiematrix van RBL van toepassing is. Dit conform de artikelen 31d, 32 en 32a van de Wpg

Het samenwerkingsorgaan kan persoonsgegevens aan derden verstrekken, indien de persoon wiens persoonsgegevens het betreft hiervoor (i) vrijelijk, goed geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming heeft verleend, (ii) het noodzakelijk is ter vrijwaring van het vitaal belang (b.v. dringende medische noodzaak van de betrokkene, (iii) het samenwerkingsorgaan dit moet doen op grond van een wettelijke verplichting of (iv) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak op basis van het algemeen belang

De gegevens mogen niet worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verzameld.

Een bijzondere regeling geldt voor de verdere verwerking voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden Een dergelijke verwerking wordt niet als onverenigbaar beschouwd.

In het kader van historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek is het ook zonder specifieke toestemming van de betrokkenen mogelijk hun persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Wel geldt dan dat die gegevens geanonimiseerd en dus niet tot specifieke personen herleidbaar mogen zijn en het samenwerkingsorgaan de nodige voorzieningen heeft getroffen om te kunnen waarborgen dat een verdere verwerking door die personen uitsluitend geschiedt ten behoeve van het desbetreffende onderzoek.

Persoonsgegevens mogen ook aan anderen worden verstrekt in het geval dit noodzakelijk is voor de behartiging van het algemeen belang, tenzij de belangen of de fundamentele rechten van de betrokkene (bijvoorbeeld bescherming van persoonlijke levenssfeer) prevaleren. Het voornemen daartoe zal aan de betrokkene medegedeeld moeten zijn en de betrokkene dient in de gelegenheid zijn gesteld het recht van verzet (artikel 13) uit te oefenen.

Draagt het samenwerkingsorgaan zorg voor beveiliging en geheimhouding? (artikel11)

Het samenwerkingsorgaan draagt er zorg voor dat hij alle passende adequate technische en organisatorische maatregelen neemt die verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens voorkomen en die een onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens tegengaan. Elke medewerker van het samenwerkingsorgaan die persoonsgegevens verwerkt dient het vertrouwelijke karakter ervan te onderkennen en is in beginsel verplicht tot geheimhouding daarvan.

Informatieverplichtingen (art. 12)

De AVG schrijft voor dat indien persoonsgegevens van een derde worden verkregen, betrokkene onmiddellijk dient te worden geïnformeerd. Het informeren van betrokkene hoeft niet plaats te vinden als de gegevens worden vastgelegd of verwerkt op grond van een wettelijke plicht . In dat geval dient de betrokkene op diens verzoek te worden geïnformeerd over het wettelijk voorschrift dat tot de vastlegging of verstrekking van de gegevens heeft geleid.

Heeft een leerling en zijn ouder of degene die het wettelijk gezag over de leerling heeft recht op inzage in zijn gegevens? (artikel13)

Op verzoek van een betrokkene informeert het samenwerkingsorgaan hem over (de inhoud van) de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt, op welke wettelijke grondslag de verwerking is gebaseerd en aan wie zijn/haar gegevens worden verstrekt. Een verzoek om inzage moet binnen 4 weken schriftelijk worden beantwoord.

Indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt of op andere wijze in strijd zijn met de AVG of het reglement zijn verwerkt, dan kan betrokkene om correctie verzoeken. Correctie houdt in verbeteren, aanvullen, verwijderen, afschermen of op een andere manier er voor zorgen dat de onjuiste gegevens niet langer worden gebruikt. Het samenwerkingsorgaan dient binnen 4 weken schriftelijk aan te geven of, en in hoeverre aan het correctieverzoek zal worden voldaan. Conform de wet kan onder omstandigheden de termijn van vier weken verlengd worden.

Ingeval van correctie dienen derden aan wie de (onjuiste) gegevens van de betrokkene in een eerder stadium zijn verstrekt, van de wijzigingen op de hoogte te worden gesteld.

Betrokkene heeft recht op dataportabiliteit en vergetelheid. Holland Rijnland zal conform het bepaalde in dit reglement in artikel 13 meewerken aan het porteren van de door betrokkene aangegeven data dan wel het volledig wissen van de gegevens

Kan een betrokkene klagen, bezwaar aantekenen, dan wel zich verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens? (artikel14)

Indien een betrokkene van mening is dat het samenwerkingsorgaan niet handelt conform de AVG, de Wpg of dit reglement, kan deze zich tot het samenwerkingsorgaan wenden en een klacht en/of bezwaar indienen dan wel zich wenden tot de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van Holland Rijnland. Als de afhandeling van de klacht en/of bezwaar niet leidt tot een voor betrokkenen acceptabel resultaat, kan de betrokkene zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. Tegen een beslissing op bezwaar staat conform de Algemene wet bestuursrecht beroep open.

Een betrokkene heeft ook het recht van verzet als het verwerken van zijn persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat de verwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publieksrechtelijke taak of noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang vaneen derde. De betrokkene kan tegen een verwerking op basis van deze grondslagen verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden Het samenwerkingsorgaan moet binnen vier weken het verzet beoordelen of het terecht is. Is dit het geval dan moet de verwerking onmiddellijk worden beëindigd. Voor het in behandeling nemen van het verzet kan een vergoeding worden gevraagd die niet hoger mag zijn dan een door de regering vast te stellen bedrag. Het samenwerkingsorgaan moet de vergoeding teruggeven als het verzet gegrond is.