Inkoop- en aanbestedingsbeleid Bedrijvenschap Hoefweg 2020

1. Inleiding

Bedrijvenschap Hoefweg ontwikkelt het gebied ‘Hoefweg’ overeenkomstig haar taak zoals beschreven in de gemeenschappelijke regeling Bedrijvenschap Hoefweg 2017. Bedrijvenschap Hoefweg betrekt hiervoor werken, leveringen en diensten. Voor het betrekken van werken, leveringen en diensten hanteert Bedrijvenschap Hoefweg inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit beleid wordt periodiek geactualiseerd om aansluiting te houden met actuele wet- en regelgeving en afgestemd te blijven op het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de deelnemende gemeenten Lansingerland en Zoetermeer. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Bedrijvenschap Hoefweg 2020 betreft een actualisatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit 2014. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur, het vervangt het voorgaande vastgestelde Inkoop- en aanbestedingsbeleid en vormt met ingang van inwerkingtreden het handelingskader voor de projectorganisatie.

2. Doelstelling inkoop- en aanbestedingsbeleid

• a. Rechtmatig inkopen (in overeenstemming met geldende regels en besluiten);

• b. Doelmatig inkopen (het efficiënt bereiken van het doel met gebruik van zo weinig mogelijk middelen)

• c. Het ondersteunen van maatschappelijk verantwoord inkopen (sociaal, duurzaam, innovatief);

• d. Bijdragen aan het zijn van een professionele inkoper en opdrachtgever (integer, betrouwbaar, zakelijk en goed georganiseerd).

Vanuit deze doelstelling komen de verschillende aspecten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in dit document aan de orde:

• 1. Begrippen;

• 2. Wettelijk kaders;

• 3. Algemene beginselen;

• 4. Uitgangspunten Maatschappelijk Verantwoord Inkopen;

• 5. Inkoop en aanbesteding in een bredere context;

• 6. Slotbepalingen.

In bijlage 1 is er een beslisboom opgenomen met betrekking tot de te kiezen aanbestedingsprocedure en in bijlage 2 is schematisch het inkoopproces weergegeven.

3. Begrippen

• Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken

• Leveringen omvatten aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn maar die niet onder een Werk vallen, zoals computers, meubilair etc.

• Diensten bevat alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen

• Aanbestedingswet 2012 Aanbestedingswet 2012, herzien per 1 juli 2016

• Inkopen omvat alle activiteiten die in een organisatie worden uitgevoerd om werken, leveringen of diensten van externe bronnen te betrekken.

4. Wettelijke kaders

Aanbestedingswet de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Aanbestedingsreglement werken 2016 (ARW 2016): deze wet biedt een kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de Europese drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen voor werken.

Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

Burgerlijk Wetboek Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

Wet op de gemeenschappelijke regelingen Het wettelijke kader voor GR Bedrijvenschap Hoefweg.

Gids Proportionaliteit De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

5. Algemene beginselen

• a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  Gelijke behandeling gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  Non-discriminatie discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  Transparantie de gevolgde procedure moet navolgbaar (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  Proportionaliteit (evenredigheid) de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Bedrijvenschap Hoefweg past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers, inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  Wederzijds erkenning diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

• b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  Bedrijvenschap Hoefweg neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

• c. Integriteit

  • Bedrijvenschap Hoefweg handelt bij het inkopen en aanbesteden overeenkomstig de vigerende wet- en regelgeving en past de hierboven genoemde Algemene beginselen toe.

  • Bedrijvenschap Hoefweg handelt bij het inkopen en aanbesteden conform het vastgestelde integriteitsbeleid van Bedrijvenschap Hoefweg, waarin de gedragscode voor medewerkers van de projectorganisatie is beschreven evenals wat onder integriteit wordt verstaan.

6. Uitgangspunten Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat Bedrijvenschap Hoefweg haar inkoop benut voor het realiseren van meer duurzaamheid en het voorkomen van negatieve effecten op milieu en sociale aspecten.

Sociaal

• Bij de aanbesteding van werken, diensten en leveringen van enige omvang (drempelwaarde voor nationale aanbesteding) hanteert Bedrijvenschap Hoefweg de bijdrage van de inschrijvende partij aan social return on investment (SROI, gemeten in % van de aanneemsom) mede bij de selectie ten behoeve van gunning. Het percentage dient te worden ingezet voor werkgelegenheid, scholing en maatschappelijke activiteiten binnen de gemeenten Lansingerland en Zoetermeer. De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor de invulling en kan hierover in overleg treden met het WGSP (Werkgeversservicepunt).

Duurzaam

• Met de inkoop kan Bedrijvenschap Hoefweg in alle fases van het project positieve impact hebben: aanleg, gebruik, beheer en onderhoud en einde levensduur. De aspecten van duurzaamheid waarmee bij inkoop en aanbesteding rekening wordt gehouden zijn: energieverbruik, bio-based en circulariteit. De verantwoordelijkheid van Bedrijvenschap Hoefweg beperkt zich tot de aanleg van het gebied, daarom wordt er op basis van de Leidraar DIOR (Duurzame Inrichting Openbaar Gebied) m.b.t. het gebruik, beheer onderhoud en levensduur afgestemd met de gemeente Lansingerland en andere stakeholders.

• Bij de inkoop en aanbesteding van werken en leveringen van enige omvang (drempelwaarde voor meervoudig onderhandse aanbestedingen) hanteert Bedrijvenschap Hoefweg het aspect van het structurele energieverbruik bij de selectie ten behoeve van gunning. Door in te zetten op het verbruik van minder energie en energie uit duurzame bronnen, wordt bijgedragen aan de overheidsdoelstelling om te komen tot een verbruik van 37% duurzame energie in 2030.

• Bij de inkoop en aanbesteding van werken en leveringen van enige omvang (drempelwaarde voor meervoudig onderhandse aanbesteding) hanteert Bedrijvenschap Hoefweg mede de mate waarin producten bio-based zijn mede bij de selectie ten behoeve van gunning. Bio-based producten zijn geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund.

• Bij de inkoop en aanbesteding van werken en leveringen van enige omvang (drempelwaarde voor meervoudig onderhandse aanbesteding) hanteert Bedrijvenschap Hoefweg mede de mate waarin sprake is van circulariteit bij de selectie ten behoeve van gunning. Hiermee wordt afvalreductie en hergebruik van producten en daarmee de transitie naar een circulaire economie ondersteund.

Innovatief

• Bedrijvenschap Hoefweg zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden en bij de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen opdrachtnemers innovatie stimuleren. Hiermee kan Bedrijvenschap Hoefweg als overheid een voorbeeldrol vervullen en bijdragen tot verdere ontwikkeling van producten en diensten, waar dat bijdraagt aan kostenbeheersing en duurzaamheid, en daarbij bijdragen aan de versterking van de economie.

7. Inkoop en aanbesteding in een bredere context

Contextuele omstandigheden

Bij de toepassing van inkoop- en aanbestedingsbeleid komen alle aspecten als wettelijke kaders, algemene beginselen, uitgangspunten voor maatschappelijk verantwoord inkopen samen in operationele handelingen.

Bedrijvenschap Hoefweg streeft naar redelijkheid en billijkheid naar een optimale uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, maar zal daarbij rekening (moeten) houden met de context waarbinnen Bedrijvenschap Hoefweg opereert. Hierbij spelen onder andere een rol:

• Afstemming met / afhankelijkheid van stakeholders (o.a. gemeenten, waterschap, leidingbeheerders) met eigen beleid en operationele mogelijkheden;

• Benodigde snelheid van opereren (o.a. gezien de voortgang in bouw/ontwikkelingsprojecten van klanten van GR Hoefweg);

• Overige wet- en regelgeving (fiscaal, natuurbeschermingswet, etc);

• Duur (en beëindiging) van de regeling GR Hoefweg;

• De grondexploitatie en begroting(en) van Bedrijvenschap Hoefweg;

• Omvang en deskundigheid van de projectorganisatie van Bedrijvenschap Hoefweg;

• Onvoorziene omstandigheden.

Economisch meest voordelige aanbieding

Bij de inkoop- en aanbesteding is het kenmerk van de economisch meest voordelige aanbieding het leidende principe. Andere criteria (zoals sociaal, duurzaam, innovatief) vormen voorwaarden of kunnen in een toepasselijke verhouding betrokken worden bij de gunning.

Bewust toepassen en verantwoorden

• Bedrijvenschap Hoefweg past het inkoop- en aanbestedingsbeleid toe, waarbij er afwegingen worden gemaakt en het beleid bewust wordt uitgevoerd. Daarbij geldt het principe pas toe of leg uit, mede gezien de contextuele mogelijkheden die Bedrijvenschap Hoefweg heeft bij de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• Inkoop- en aanbestedingsprocessen worden gedocumenteerd, hierover kan verantwoording worden afgelegd.

Slotbepalingen

Mandatering

Het Dagelijks Bestuur mandateert de directeur om namens het Dagelijks Bestuur uitvoering te geven aan het beleid, binnen de kaders van het vastgestelde beleid. De directeur geeft leiding aan de projectorganisatie, waarbij hij medewerkers opdraagt om werken, leveringen en diensten in te kopen en aan te besteden, conform het Inkoop en aanbestedingsbeleid van Bedrijvenschap Hoefweg.

Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het Dagelijks Bestuur kan bij incidentele gevallen onder bijzondere omstandigheden afwijken van het vastgestelde beleid. Hiertoe neemt het Dagelijks Bestuur een gemotiveerd besluit.

Inwerkingtreding

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking na vaststelling door het Algemeen Bestuur.

Duur

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt voor onbepaalde tijd, maar niet langer dan de vaststelling van opvolgend inkoop- en aanbestedingsbeleid en/of de beëindiging van de regeling GR Bedrijvenschap Hoefweg.

Openbaarheid

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft een openbaar document, Bedrijvenschap Hoefweg publiceert dit op haar website.

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijvenschap Hoefweg op 2 juli 2020, het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 vervalt per die datum.

Bijlage 1: Beslisboom te volgen aanbestedingsprocedure

Bijlage 2: Het inkoopproces