MEMORIE VAN TOELICHTING
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
- a.
archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle informatieobjecten, ongeacht de vorm (papier of digitaal) die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3º, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de collecties die berusten in de archiefbewaarplaats.
Artikel 2.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De wet en bijbehorende regelgeving stellen nog geen inhoudelijke eisen aan de inrichting van een digitaal archief (ook e-depot genoemd). Het digitaal archief kan gezien worden als het equivalent van de archiefbewaarplaats en de archiefruimten voor papieren archiefbescheiden. In de toekomst wordt de wet hier wellicht op aangepast. Vooruitlopend daarop is het dagelijks bestuur ook zorgdrager voor het inrichten en in stand houden van de digitale archieven (al dan niet overgedragen).
Artikel 3.
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 4.
Met de status van archiefbescheiden wordt in dit artikel bedoeld of het om een concept of definitief stuk. Tevens wordt met de status in archief technische zin de dynamische, semi-statische en statische fase bedoeld.
Artikel 5.
De Archiefregeling hoofdstuk 2, duurzaamheid van archiefbescheiden, telt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De Archiefregeling hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat, telt nadere regels omtrent de kwaliteit en de procedures voor de informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zijn gearchiveerd. In paragraaf 2 van dit hoofdstuk worden nog specifieke regels gesteld ten aanzien van digitale archiefbescheiden.
Artikel 7.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8 en 15.
Het algemeen bestuur verneemt op deze manier tweejaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Deze tweejaarlijkse verslaglegging vormt de basis voor de door het algemeen bestuur aan de deelnemende gemeenten van Gemeenschappelijke Regeling X te verstrekken informatie en inlichtingen.
Artikel 15.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 8.