Verordening Auditcommissie Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2021

Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;

• Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;

• Gelet op artikel 52, juncto artikel 24, lid 1van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• Gelet op de artikelen 3 en 20 van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuidoost Brabant.

BESLUIT

• 1. De Verordening Auditcommissie Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant 2021 vast te stellen;

• 2. Te sonderen welke leden van het Algemeen Bestuur zitting willen nemen in de Auditcommissie.

Artikel 1 Begrippenkader

• 1. In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. Accountant: De in de Controleverordening Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant bedoelde accountant die is belast met de controle van jaarrekening;

  • b. Algemeen Bestuur: Het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;

  • c. Commissie: De auditcommissie;

  • d. Dagelijks Bestuur: Het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;

  • e. Omgevingsdienst: De Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;

  • f. Regeling: De Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant;

  • g. Voorzitter: De voorzitter van de commissie:

  • h. Secretaris: De secretaris van de commissie;

  • i. Zittingsperiode: De zittingsperiode van het Algemeen Bestuur.

Artikel 2 Instelling en doel

• 1. Er is een commissie van advies aan het algemeen bestuur, genaamd Auditcommissie.

• 2. De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant om een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole te bevorderen. De commissie heeft tevens als doel het algemeen bestuur te adviseren over alle op de aanbesteding van de accountantswerkzaamheden betrekking hebbende processen.

• 3. De commissie kan het algemeen bestuur adviseren over het financiële beleid van de omgevingsdienst.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

De taken en bevoegdheden van de commissie zijn:

• 1. Het aansturen van de accountant namens het algemeen bestuur;

• 2. Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting het algemeen bestuur betreffende de opzet en uitvoering van accountantscontrole;

• 3. Het zijn van een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

• 4. Het zijn van een overlegplatform over de resultaten van de door de accountant uitgevoerde controles;

• 5. Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• 6. Het adviseren van het algemeen bestuur over de onder 1 t/m 5 genoemde activiteiten;

• 7. Het adviseren van het algemeen bestuur over het jaarlijks vast te stellen controleprotocol;

• 8. Het adviseren van het algemeen bestuur over de verordeningen die op basis van de artikelen 216 (financiële verordening), 217 (controleverordening) en 217a (auditverordening) van de Provinciewet door het algemeen bestuur moeten worden vastgesteld.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

• 1. Het algemeen bestuur benoemt de leden van de commissie, zijnde leden van het algemeen bestuur, maar niet zijnde leden van het dagelijks bestuur;

• 2. De commissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden;

• 3. De voorzitter kan, als dit nodig is of wenselijk wordt geacht, namens de commissie, leden van het dagelijks bestuur, ambtenaren en vertegenwoordigers van de accountant vragen bij een vergadering van de commissie aanwezig te zijn;

• 4. In geval van verhindering kan een commissielid zich doen vervangen door een ander lid van het algemeen bestuur;

• 5. De commissie heeft als vaste adviseurs:

  • a. De accountant;

  • b. De portefeuillehouder financiën;

  • c. De concerncontroller.

Artikel 5 Zittingsduur

• 1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van het algemeen bestuur;

• 2. Hij of zij die ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur kan geen lid meer van de commissie zijn;

• 3. Ambtshalve of op verzoek kan het algemeen bestuur een lid vervangen;

• 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en deelt dit schriftelijk mee aan de voorzitter en aan de voorzitter van het algemeen bestuur.

Artikel 6 Voorzitter

• 1. De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter;

• 2. De voorzitter draagt zorg voor een goed verloop van de vergaderingen van de commissie;

• 3. Onder de in het tweede lid bedoelde taken wordt in ieder geval begrepen:

  • a. Het voorbereiden van de agenda;

  • b. Het tijdig en periodiek bijeenbrengen van de commissie;

  • c. Het leiden van de vergaderingen;

  • d. Het bewaken van de uitgangspunten, daaronder begrepen een niet-politieke benadering door de commissie;

  • e. Het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissie aangelegenheden;

• 4. De voorzitter wordt bij de in het tweede lid genoemde werkzaamheden ondersteund door de secretaris van de commissie;

• 5. De voorzitter vertegenwoordigt de commissie in het algemeen bestuur ter toelichting op het werk en de adviezen van de commissie, alsmede extern;

• 6. De concerncontroller is secretaris van de commissie. Het dagelijks bestuur kan een plaatsvervangend secretaris aanwijzen.

Artikel 7 Vergadering en verslaglegging

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of de overige leden dit onder opgave van redenen aan de voorzitter vragen, doch tenminste twee maal per jaar;

• 2. De voorzitter belegt de vergaderingen;

• 3. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zoveel mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden, doch ten minste zeven dagen voor een vergadering;

• 4. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter beschikking gesteld van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur;

• 5. Het vastgestelde verslag van niet openbare of gedeelten daarvan, ligt voor de leden van het algemeen bestuur vertrouwelijk ter inzage bij de secretaris;

• 6. Jaarlijks voor 1 mei brengt de commissie schriftelijk samenvattend verslag uit aan het algemeen bestuur van haar werkzaamheden en de gerealiseerde doelstellingen in het voorafgaande jaar;

• 7. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;

• 8. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1. Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen;

• 2. De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is;

• 3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen;

• 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan wordt er een verdeeld advies uitgebracht, waarin beide standpunten zijn terug te vinden;

• 5. Van iedere vergadering wordt door de secretaris een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie en ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1. Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening op de Auditcommissie Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant”;

• 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.

Zo vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant d.d. 14 oktober 2021

M.J. van Schuppen

voorzitter

M. van Dort

secretaris