4.1 Opiniërende informatie
Opiniërende informatie gaat over het verschaffen van informatie door de Groene Metropoolregio waardoor de gemeenten hun visie en standpunten kenbaar kunnen maken.
Raadsontmoetingen
Er zijn minimaal twee raadsontmoetingen in een jaar. Tijdens deze ontmoetingen krijgen de raadsleden onder andere informatie over de stand van zaken van de opgaven, relevante ontwikkelingen, nieuwe agendapunten in voorbereiding. Peilingen van de mening van raadsleden zijn mogelijk. Op de raadsontmoetingen kunnen ook uitspraken (‘resoluties’) worden aangenomen, waarin wordt opgeroepen om een bepaalde aanpassing in het voorstel op te nemen alvorens het door te sturen naar de gemeenteraden. Dergelijke uitspraken zijn niet bindend, maar zullen door het regiobestuur wel als zwaarwegend advies in haar afwegingen worden betrokken. Ze worden aan de individuele raden aangereikt.
Als er opgaven zijn waarvoor in de opdrachtformulering is gekozen om het beeldvormende en eventueel oordeelsvormende deel van de besluitvormingscyclus op regionaal niveau te organiseren, dan kan dit op een raadsontmoeting worden geagendeerd.
De vorm en inhoud van deze bijeenkomst komt in samenwerking met de regioagendacommissie tot stand. De regioagendacommissie bepaalt de openbaarheid van de ontmoeting, de agenda en bijbehorende documenten alsmede het verslag.
Collegeontmoetingen
Er zijn minimaal drie collegeontmoetingen in een jaar. De realisatie van de opgaven staat daar centraal. Alle betrokken collegeleden worden bijgepraat en kunnen elkaar bevragen op richting/ besluitvorming. Er is daarnaast ruimte voor uitwisseling over opgaven in voorbereiding, kansen voor de regio en urgente vragen van andere overheden of partners. Ook kan in deelsessies reguliere inhoudelijke uitwisseling tussen portefeuillehouders plaatsvinden als daaraan behoefte is (zie ook paragraaf 4.6 Regionaal portefeuilleoverleg ‘nieuwe stijl’ van het Bedrijfsplan versterkte regio). Netwerken en kennisuitwisseling zijn ook nadrukkelijk onderdeel van deze collegeontmoetingen.
De vorm en inhoud van deze bijeenkomst wordt bepaald door het AB. In beginsel zijn de ontmoetingen, de agenda en bijbehorende documenten niet openbaar. Uiteraard kunnen AB-leden de eigen raad wel informeren.
4.2 Reguliere informatie
Dit betreft de meer formele informatiemomenten.
Regionale agenda
De regionale agenda, bestaande uit 5 opgaven, vormt de kern van onze samenwerking. Jaarlijks wordt de regionale agenda geactualiseerd. Gemeenten kunnen na afloop van de duur van een opgaveovereenkomst opnieuw intekenen. Indien de duur van een opgave meerdere jaren bestrijkt, heeft de actualisatie het karakter van een tussentijdse evaluatie. Indien nodig kan de opgave worden bijgestuurd. Waarmee gemeenten door middel van een addendum instemmen.
De regionale agenda wordt jaarlijks in het AB van september vastgesteld. In november kunnen gemeenteraden besluiten al dan niet in te tekenen op een opgave, de wijziging van een opgave.
Het proces in aanloop naar de vaststelling van de regionale agenda ziet er als volgt uit:
• De concept regionale agenda wordt vóór 15 april aan de raden verstuurd.
• De reacties zullen uiterlijk in de tweede week van juni moeten zijn aangeleverd
• Het DB voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp regionale agenda en biedt dit aan het AB aan in september.
• Het AB stelt de regionale agenda in september vast. De regionale agenda wordt aangeboden aan de college's en gemeenteraden en gaat vergezeld van een zienswijzennota waarin is aangegeven op welke wijze de reacties zijn verwerkt.
• De gemeenteraden besluiten in november in te tekenen op een opgave of in te stemmen met de wijziging van een opgave. Ook is het mogelijk dat er geen wijziging wordt aangebracht in een lopende opgave.
In december worden de opgaveovereenkomsten ondertekend door de college's en de voorzitter van de Groene Metropoolregio.
Begroting
De begroting vormt het inhoudelijke en financiële kader voor het handelen van de Groene Metropoolregio. Wij zien de ontwerpbegroting daarmee als instrument om ook te voldoen aan de wettelijke eis om jaarlijks beleidsmatige en financiële kaders op te stellen. De ontwerpbegroting levert input voor de gemeentelijke kader- of perspectiefnota.
De begroting bevat een algemeen geconsolideerd deel voor de algemene taken van de Groene Metropoolregio (zogenaamd procesgeld op basis van de inwonersbijdrage). Tegelijkertijd wordt een eerste concept-opgavebegroting aangeboden voor de financiën die met de opgaven zijn gemoeid. Met dit laatste kunnen de gemeenten in hun begroting opgavegeld reserveren. Raden kunnen bij de bespreking van deze eerste indicatieve begroting nog zaken meegeven voor de opgaven. Die worden verwerkt en de opgaven worden verder uitgewerkt. Begin september worden deze, gebundeld in de regionale agenda, aangeboden aan de gemeenteraden, zodat deze definitief verwerkt kunnen worden in de meerjaren(programma) begroting van de gemeenten.
De jaarrekening over het afgelopen jaar wordt gelijk met de ontwerpbegroting voor het volgend jaar aangeboden aan de deelnemende gemeenten.
Het proces in aanloop naar de vaststelling van de begroting ziet er als volgt uit:
• De ontwerpbegroting wordt vóór 15 april door het DB aan de raden verstuurd.
• Om de zienswijzen van gemeenten op de ontwerpbegroting nog te kunnen verwerken in de begroting, is het van belang dat de zienswijzen van gemeenten op tijd, in ieder geval binnen de termijn die de Wgr hiervoor geeft, bij de Groene Metropoolregio zijn ontvangen. In de praktijk komt dat er op neer dat de zienswijzen in de tweede week van juni moeten zijn aangeleverd. Daarmee hebben de raden acht weken tijd om hun zienswijze op te stellen en in te dienen.
• Het DB voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting en biedt dit aan het AB aan.
• Het AB stelt de begroting tijdig vast. De definitieve begroting wordt vervolgens uiterlijk 1 augustus aangeboden aan de gemeenteraden en aan Gedeputeerde Staten.
• Om de positie van de raden te versterken, wordt teruggekoppeld op welke wijze de zienswijzen van de raden al dan niet zijn verwerkt in de begroting. Deze terugkoppeling wordt naar de raden verstuurd na vaststelling van de begroting door het AB, in de vorm van een zienswijzenota die naar alle gemeenteraden gaat.
Jaarrekening
In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd, zowel financieel als inhoudelijk, over het voorgaande jaar. Er wordt gerapporteerd over de voortgang en afwijkingen op de geformuleerde doelstellingen, de voorgenomen activiteiten, de planning in de tijd en de besteding van de middelen. Het proces in aanloop naar de vaststelling van de jaarrekening loopt grotendeels gelijk op met het proces voor de begroting voor twee jaar daarna en ziet er als volgt uit:
• Het DB biedt de voorlopige jaarrekening, samen met de accountantsverklaring, vóór 15 april aan de raden aan.
• De gemeenteraden kunnen binnen acht weken bij het DB hun zienswijze over de jaarrekening kenbaar maken. Het DB voegt de zienswijzen bij de jaarrekening en biedt deze aan het AB ter vaststelling aan.
• Het AB stelt de jaarrekening vóór 15 juli volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft vast. De definitieve jaarrekening wordt vervolgens ook voor 15 juli aangeboden aan de gemeenteraden en aan Gedeputeerde Staten.
• Om de positie van de raden te versterken, wordt teruggekoppeld op welke wijze de zienswijzen van de raden al dan niet zijn verwerkt in de jaarrekening. Deze terugkoppeling wordt naar de raden verstuurd na vaststelling van de jaarrekening door het AB, in de vorm van een zienswijzenota die naar alle gemeenteraden gaat.
AB vergaderingen
De agenda en bijbehorende bijlagen zijn openbaar. De stukken worden uiterlijk 7 dagen voor de vergaderingen digitaal verzonden naar de AB-leden alsmede de leden van de regioagendacommissie. Desgewenst kunnen de stukken ook aan andere belangstellende raadsleden worden verzonden.
De vergaderingen van het AB zijn ook openbaar. De vergaderingen zijn digitaal te volgen en nadien terug te zien. Het verslag zal na vaststelling in de eerstvolgende AB vergadering naar de college’s en raden worden verzonden. Tevens wordt het verslag dan ook geplaatst op de website. Het concept verslag zal eerder onder de AB-leden worden verspreid voor intern gebruik.
Dit geldt niet voor documenten waarop geheimhouding is gelegd of wanneer wordt vergaderd met gesloten deuren.
Onderzocht zal worden of het mogelijk is om te werken met een digitaal vergadersysteem zoals ibabs, voor zowel het AB als de regioagendacommissie. Ook zienswijzen en besluiten van de raden met betrekking tot de Groene Metropoolregio en opgaven kunnen worden geplaatst. Gebruik van een dergelijk systeem geeft vorm aan de procesmatige en inhoudelijke afstemming tussen alle betrokkenen.
4.3 Informatie op verzoek
Buiten het hierboven geschetste proces kan er bij raden en/of raadsleden behoefte zijn aan extra informatie. Men wil bijvoorbeeld in het bezit komen van bepaalde documenten. Of men heeft specifieke vragen. Het gaat hierbij niet om de vergaderstukken van het AB. Deze zijn immers al openbaar.
Dergelijke verzoeken kunnen worden gericht aan het AB, het DB of de voorzitter. Volstaan kan worden met het verzenden van het verzoek per mail naar de secretaris. Binnen vier weken zal het orgaan waaraan het verzoek is gericht, antwoorden op de vragen dan wel de gevraagde stukken ter beschikking stellen. Dat zal ook digitaal gebeuren.
Mocht deze termijn te krap zijn, dan krijgt de verzoeker hiervan bericht waarbij wordt aangegeven binnen welke termijn beantwoording wel mogelijk is.
Het AB ontvangt een afschrift van de ontvangen verzoeken alsmede van de antwoorden hier. Tevens worden deze documenten geplaatst op de website van de Groene Metropoolregio.
Indien de raad en/of het college informatie wenst te verkrijgen van het lid van het AB van de betreffende gemeente, dan gelden hiervoor de gemaakte afspraken binnen die gemeente.