Blad gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid | Blad gemeenschappelijke regeling 2021, 807 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Privacyreglement Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
In dit reglement, wat onderdeel uitmaakt van het Integriteitsbeleid, laat de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (hierna de veiligheidsregio) zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda.
Gemeenschappelijke regelingen hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenschappelijke regelingen zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenschappelijke regelingen. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. De veiligheidsregio vindt het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop zij met persoonsgegevens omgaat en de privacy waarborgt en zet dit uiteen in dit Privacyreglement.
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.
De AVG gebruikt de volgende definities (Artikel 4, AVG):
Betrokkene De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Persoonsgegevens Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum).
Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffect-beoordeling Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA) 1
Verwerkingsverantwoordelijke Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de veiligheidsregio. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid plaatsvinden.
De bestuursorganen van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid zijn allemaal verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens de Veiligheidsregio worden uitgevoerd. De bestuursorganen van Veiligheidsregio zijn de voorzitter, het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur.
4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.
Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.
Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
Om een verplichting na te komen die in de wet staat
- •
- •
- •
- •
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.
De veiligheidsregio zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen die hier vanuit hun functies toe bevoegd zijn. Daarnaast beveiligt de veiligheidsregio allepersoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. De veiligheidsregio werkt hier conform de regels zoals vastgelegd in de AVG.
|
De veiligheidsregio geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie. |
In het geval van uitzonderingen worden hierover detailafspraken gemaakt, conform en op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.
5. Transparantie en communicatie
Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
Via de Wob 2 (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kan iedereen een verzoek om informatie indienen bij de veiligheidsregio. Bij het verzoek bekijkt de veiligheidsregio altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.
Wet hergebruik van overheidsinformatie
De Wet hergebruik van overheidsinformatie 3 regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de veiligheidsregio altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.
Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)
De veiligheidsregio informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de veiligheidsregio geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de veiligheidsregio met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Altijd staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de veiligheidsregio persoonsgegevens van hem /haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
De veiligheidsregio bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet.
Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd , en zijn de volgende:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Om gebruik te maken van zijn /haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via email ingediend worden. De veiligheidsregio heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de veiligheidsregio laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de veiligheidsregio of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de veiligheidsregio aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
6. Geautomatiseerde verwerkingen
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.
Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: wanneer een bezoeker op de website naar een bepaalde dienst kijkt, mag de veiligheidsregio geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. De veiligheidsregio mag wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.
Door middel van Big data onderzoek en tracking mogen alleen gegevens verwerkt worden wanneer deze niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Daarnaast worden ze alleen verzameld voor onderzoek dat door of namens de veiligheidsregio wordt uitgevoerd. De verzamelde gegevens door Big data onderzoek en tracking zijn alleen de gegevens die door geautoriseerde personen zijn verzameld. Wanneer de gegevens worden omgezet in een dataset zal dataminimalisatie worden toegepast. Dit betekent dat alleen de data die echt nodig zijn voor het behalen van het doel gebruikt zullen worden. Daarnaast kunnen persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden zodat zij niet herleidbaar zijn tot een persoon.
|
Big data onderzoek en tracking De veiligheidsregio maakt gebruik van big data en tracking. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:
|
Binnen de veiligheidsregio wordt onder bepaalde omstandigheden gebruik gemaakt van cameratoezicht, zoals vastgelegd in de Gemeentewet 4. Cameratoezicht wordt onder andere gebruikt voor het vergroten van de veiligheid op straat. Camera’s kunnen een grote inbreuk maken op de privacy van diegene die gefilmd wordt. Om de privacy zo goed mogelijk te waarborgen worden camera’s alleen ingezet wanneer er geen andere manieren zijn om het doel te bereiken, en worden er eisen gesteld aan de inzet van camera’s.
Het gebruik van camera’s door particulieren op de openbare weg is alleen mogelijk door toestemming van het college van B&W van de betreffende gemeente. Daarvoor wordt er een convenant afgesloten tussen de particulieren en het bestuursorgaan waarin o.a. de grondslag, het doel, de maatregelen tegen verlies, en de bewaartermijn in opgenomen worden.
7. Plichten van de veiligheidsregio
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
De veiligheidsregio is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de veiligheidsregio de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
- •
- •
- •
- •
- •
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De veiligheidsregio voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG)
De veiligheidsregio heeft twee functionarissen voor gegevensbescherming aangesteld, beide voor 0,1 fte. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de sectoren en afdelingen overneemt. De sectoren en afdelingen hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de richtlijnen op het gebied van privacy.
|
Voor vragen over privacy of over deze toelichting kan contact opgenomen worden met de functionaris voor gegevensbescherming van de veiligheidsregio via privacy@vrzhz.nl |
Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de veiligheidsregio dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Als dit later dan 72 uur is wordt een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt De veiligheidsregio dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Als de veiligheidsregio een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenverordening van de veiligheidsregio worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt of toepassing leidt tot een onredelijke of onbillijke uitkomst, beslist het Dagelijks Bestuur van de veiligheidsregio.
Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2021-807.html