Toelichting bij het reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur
Inleiding
Bij het vaststellen van een reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur van de RDWI spelen zowel bepalingen uit de Gemeentewet, de bepalingen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) als de bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling RDWI een rol.
Het voorliggende reglement van orde is een bundeling van deze wettelijke vereisten waarbij tevens oog is voor de reeds jarenlange gevolgde werkwijze van vergaderen door het algemeen bestuur.
Artikel 1 begripsomschrijvingen
Secretaris: De functie van secretaris is niet geregeld in de Wgr. Aansluiting moet worden gezocht bij de gemeentewet en de functie van gemeentesecretaris die net als de directeur alle stukken van het DB mede ondertekend. Hij kan zich indien gewenst laten bijstaan door een ambtenaar maar blijft zelf eindverantwoordelijk.
Het AB heeft een controlerende en kader stellende taak. Hierbij zijn de volgende Instrumenten ter beschikking:
Initiatiefvoorstel: Met een initiatiefvoorstel kan een lid een eigen voorstel voorleggen aan het AB. Het AB-lid hoeft hierbij geen steun van andere leden te hebben. Hierdoor is het lid niet alleen afhankelijk van voorstellen van het DB maar kan hij of zij ook zelf onderwerpen op de agenda zetten.
Motie: Een AB-lid dient een motie in wanneer hij of zij een uitspraak van het AB wil hebben. Het gaat daarbij niet om een wijziging van een voorgesteld AB-besluit, maar om een uitspraak over het onderwerp dat wordt besproken. Een motie draagt het DB op iets te doen of juist iets niet te doen.
Amendement: Een amendement is een voorstel van een AB-lid om de tekst van een ontwerpbesluit aan te passen. Een subamendement is een voorstel tot wijziging van het amendement.
Artikel 5 plaatsvervangende leden
Het algemeen bestuur stelt een overzicht op van leden en hun plaatsvervangers. Het werken met vastgelegde plaatsvervangers is van belang voor het bepalen van het quorum tijdens de vergadering.
Lid 4 is opgenomen om te regelen dat indien de gemeente, die de het lid dat tevens voorzitter is, heeft afgevaardigd, een vervanger stuurt, deze vervanger niet tevens de rol van voorzitter op zich neemt. Immers, voor deze rol is reeds een vice- voorzitter aangewezen.
Artikel 6 lid 2: de vergaderfrequentie
Dit is een uitwerking van artikel 22 lid 2 Wgr. Hierin wordt bepaald dat het algemeen bestuur minimaal twee maal per jaar vergadert.
Artikel 9 bijhouden aanwezigen
Het bijhouden van een presentielijst is een wettelijk vereiste (artikel 20 Gemeentewet) en is bedoeld om formeel vast te stellen of het quorum is bereikt. In het reglement is gekozen voor de thans gehanteerde werkwijze dat de secretaris bijhoudt wie aanwezig is en zorgdraagt voor een juiste vermelding hiervan in de notulen.
Artikel 10 het quorum
Eerst moet bekeken worden of het quorum gehaald is om de vergadering te openen. Dat betekent dat meer dan de helft van het benoemde aantal leden van het AB aanwezig moet zijn (art. 22 lid 1 Wgr jo. art. 20 lid 1 Gemeentewet). Vanaf dat moment geldt dat voor besluitvorming alleen nog de meerderheid van de aanwezige leden voorgestemd moet hebben (art. 22 lid 1 Wgr jo. art. 30 Gemeentewet). De stemmen van de afwezige personen tellen dus niet mee. Deze kunnen evenmin worden uitgebracht door een collega: afwezig zijn betekent niet kunnen stemmen.
Stemmingen in het algemeen bestuur:
Artikel 22 Wgr stelt van overeenkomstige toepassing de artikel 28 tot en met 32 Gemeentewet. Deze artikelen betreffen de wijze waarop wordt gestemd en zijn de grondslag voor de wijze waarop in het algemeen bestuur wordt gestemd.
Een lid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. Artikel 28 stelt dat een lid van de raad niet deel neemt aan stemming over:
- a.
een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;
- b.
de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort.
In alle andere gevallen is een lid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Achtergrond hiervan is de openbaarheid van de ingenomen rol van een lid naar de achterban.
Artikel 13 stemming over zaken
In het algemeen geldt bij stemming over zaken dat ieder lid één stem heeft.
Lid 4 : Lid 4 is een uitwerking van de wettelijke bepaling dat een lid zich onthoudt van stemming indien de zaak hem rechtstreeks aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken dan wel indien de stemming de vaststelling of goedkeuring betreft van een rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welk bestuur hij hoort. Dit ter voorkoming van belangenverstrengeling.
Lid 9: Dit vereiste volgt rechtstreeks uit de wet (artikel 29 Gemeentewet): een stemming is alleen geldig indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden daaraan heeft deelgenomen.
Artikel 15 stemming over personen
Binnen het AB wordt indien er gestemd wordt op dezelfde wijze besloten als in een gemeenteraad. Op grond van artikel 22 lid 1 Wgr zijn de betreffende bepalingen uit de Gemeentewet immers van overeenkomstige toepassing. Dat betekent het volgende:
- 1.
Een besluit is pas genomen bij een volstrekte meerderheid van stemmen, anders is het verworpen (art. 30 lid 1 Gemeentewet)
- 2.
Het uitbrengen van een stem betekent bij stemming over personen het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje (art. 30 lid 2 Gemeentewet)
- 3.
De stemming over personen is geheim (art. 31 lid 1 Gemeentewet), en wordt dus niet genotuleerd (de uitslag mag genotuleerd worden, niet de individuele stemmen)
- 4.
Stemming hoeft alleen plaats te vinden indien daarom verzocht wordt. Zijn er meer kandidaten dan posities, dan volgt automatisch een stemming. Bij een gelijk aantal kandidaten (of minder) dan posities volgt benoeming, tenzij expliciet om stemming wordt gevraagd.
- 5.
Indien in de eerste ronde geen volstrekte meerderheid wordt bereikt, dan volgt een tweede stemronde met de twee kandidaten die in de eerste stemronde de meeste stemmen hadden. Een besluit is pas geldig indien een kandidaat de volstrekte meerderheid heeft bereikt. Staken de stemmen dan volgt een nieuwe stemronde (art. 31 lid 2 Gemeentewet), staken de stemmen dan opnieuw dan beslist terstond het lot (art. 31 lid 3 Gemeentewet). Dat betekent dat er gewoon geloot wordt tussen de resterende kandidaten. Dit is een directie uitwerking van artikel 31 van de Gemeentewet. Met “het lot beslist” wordt de volgende procedure in werking gezet:
- •
de namen van de personen tussen wie de stemming gaat, wordt op afzonderlijk geheel gelijke briefjes geschreven;
- •
de briefjes worden, na controle door de voorzitter, op gelijke wijze gevouwen;
- •
in een stembokaal gedeponeerd;
- •
- •
waarna de voorzitter een briefje trekt.
De persoon die op dit briefje staat vermeld, is gekozen.
Besloten vergadering en geheimhouding
Uitgangspunt is dat de vergadering en stukken van het AB openbaar zijn. Het AB kan een uitzondering maken op dit uitgangspunt: wanneer de voorzitter, of een vijfde van de aanwezige leden, dit nodig acht, kunnen de deuren worden gesloten. Het AB dient hierover te besluiten. Aan een dergelijke besluit ligt ten grondslag een afweging van het belang van openbaarheid jegens het belang van vertrouwelijkheid. Deze afweging dient gemaakt te worden door het AB. Benadrukt wordt dat het uitgangspunt blijft dat een besloten vergadering uitzondering is.
Naast het besluit achter gesloten deuren te vergaderen, is het mogelijkheid om geheimhouding op te leggen voor stukken. Op de stukken die geheim gehouden moeten worden, moet expliciet vermeld staan dat ze geheim zijn. Geheimhouding kan worden opgelegd door het AB op eigen verzoek of verzoek van het DB en de Vz. In het geval dit van het DB en/of de Vv afkomt, moet de geheimhouding expliciet worden bekrachtigd door het AB in zijn eerst volgende vergadering waar meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig zijn. Geheimhouding moet actief worden opgeheven.
Bij het opleggen van geheimhouding geldt een zwaarwegende belangenafweging waarbij artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) als richtlijn geldt. De in de WOB genoemde uitzonderingsgronden voor het verstrekken van informatie vormen dus het toetsingskader bij de besluitvorming door het AB over het opleggen van geheimhouding. Dit toetsingskader houdt kort gezegd in dat er sprake kan zijn van geheimhouding indien het belang van openbaarheid niet opweegt tegen het economische of financiële belang van het de organisatie, indien het belang van controle en toezicht voorgaat of indien er een belang bestaat om eerder kennis te nemen van de bedoelde informatie. Wederom met de expliciete opmerking dat openbaarheid het uitgangspunt moet zijn.
Indien er geen sprake is van een opgelegde geheimhouding, werkt het met gesloten deuren vergaderen slechts ‘tot aan de deur’, dus alleen over het moment van vergaderen. Daarna kunnen gewoon mededelingen worden gedaan over waarover is vergaderd. Van een vergadering achter gesloten deuren wordt een apart verslag gemaakt welk niet openbaar is dan nadat het AB dit openbaar maakt.
Artikel 26 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking na bekendmaking.