Archiefverordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013
Memorie van toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het Algemeen Bestuur van gemeenschappelijke regeling te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten.
Het eerste deel betreft de regeling voor de zorg, die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven van de organen van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. Hoofdstuk Il bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt in de Memorie van Toelichting bij die wet. Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiênt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersregels en voldoende financlèn.
Het tweede deel betreft het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit deel is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering Generiek Toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Artikelsgewijs toelichting
Artikel 1
Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd. In deze MvT worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.
Sub d
Ten aanzien van het begrip archiefbescheiden kan ter verduidelijking het volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met papieren documenten. Maar naast de "klassieke" papieren archiefbescheiden vallen nadrukkelijk ook digitale archiefbescheiden onder de werking van de wet. Daarom is in deze verordening, zonder overigens de definitie uit de AW te ontkrachten, aansluiting gezocht bij de door de International Council on Archives (ICA) gehanteerde definitie.
Sub e
Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch kan het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang zijn dat dergelijke verzamelingen in de archiefbewaarplaats worden opgenomen.
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van Artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013.
Artikel 4
De hoeveelheid van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van Veiligheidsregio Gelderland Zuid wordt mede bepaald door de DIV-taken welke voor GGD Gelderland-Zuid worden uitgevoerd. Met GGD Gelderland-Zuid is voor de uitvoering van de DIV-werkzaamheden een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiêle behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent slechts de in dit artikel bedoelde verplichting ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in hetzelfde artikel bepaald , dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid heeft daarvan als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Gelderland-Zuid 2013.
Artikel 8
Het gaat hier bij de instelling van of deelname aan rechtspersonen, die krachtens privaatrecht zijn ingesteld en die, zoals de Archiefwet zegt, met enig openbaar gezag zijn bekleed. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties die zich volledig bezighouden met een overheidstaak, maar ook organisaties, die primair commercieel opereren en slechts voor een klein deel van hun werkzaamheden met openbaar gezag zijn bekleed. De kern van het begrip "openbaar gezag" is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rectitspositie van natuurlijke of rechtspersonen. Het uitoefenen van een publieke taak door privaatrechtelijke rechtspersonen - zoals het ophalen van huisvuil, het vervoer van personen of de levering van elektriciteit - maakt deze organisatie nog niet tot een overheidsorgaan In de zin van de wet. Overigens kunnen lagere overheden geen openbaar gezag overdragen bulten de delegatiekaders van organieke wetten.
Is eenmaal duidelijk dat - en in hoeverre - een privaatrechtelijke organisatie kan worden aangemerkt als overheidsorgaan, dan dient dit orgaan te voldoen aan alle verplichtingen van de Archiefwet, voor zover de archiefbescheiden verband houden met het openbaar gezag.
Artikel 9
Het Algemeen Bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden, als bedoeld in dit artikel en artikel 15. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.
Artikel 12
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via ICT opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 14
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wei de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Artikel 15
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur zoals bedoeld in artikel 9.