Treasyurystatuut Veilgheidsregio Midden- en West-Brabant 2021

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,

gelet op:

• 1. Wet financiering decentrale overheden (Wet FiDO)

• 2. Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

• 3. Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

• 4. Mandaatbesluit

besluit:

vast te stellen het treasurystatuut voor de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021 (hierna te noemen VRMWB). 

Treasurystatuut Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021

Artikel 1 Doelstelling

Het treasurystatuut van de VRMWB heeft tot doel een formeel kader te scheppen waar binnen de financieringsactiviteiten van de organisatie dienen plaats te vinden.

Artikel 2 definities

• A. Langlopende financiering: Het aantrekken van de benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar.

• B. Kortlopende financiering: Het aantrekken van de benodigde financiële middelen voor een periode van maximaal één jaar.

• C. Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden

• D. Kasgeldlimiet: De kasgeldlimiet stelt een grens aan de korte financiering. De kasgeldlimiet richt zich hierbij op leningen met een rentetypische looptijd van maximaal een jaar (ook wel korte leningen, of kort geld genoemd). Hiermee kan het renterisico op de korte financiering beperkt worden. De kasgeldlimiet wordt berekend als een wettelijk vastgesteld percentage (van het totaal van de jaarbegroting van het openbare lichaam bij aanvang van het jaar). De Wet FiDO bepaalt het percentage voor de kasgeldlimiet.

• E. Kredietrisico: De risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid op een waardedaling van de vorderingspositie ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit.

• F. Leningenportefeuille: Een bestand waarin alle leningen zijn vastgelegd. Dit geeft inzicht in de samenstelling, de looptijd, de grootte en de rentegevoeligheid van de aangetrokken geldleningen.

• G. Liquiditeitsprognose: Een planning waarin de inkomende en uitgaande kasstromen periodiek gemonitord en geprognotiseerd worden om inzicht te krijgen in het verloop ervan. Zo kan tijdig worden ingespeeld op een (verwacht) tekort of overschot van liquiditeiten.

• H. Liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitsplanning en integraal investeringsplan waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen en daardoor de financieringskosten hoger kunnen uitvallen.

• I. Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten door rentewijzigingen.

• J. Renterisicobeheer: Het beheersen van de risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat in de toekomst de rentelasten van het vreemd vermogen hoger respectievelijk dat de renteopbrengsten van activa lager zullen zijn dan een bestuurlijk wenselijk geacht niveau, c.q. het in de meerjarenraming en begroting geraamde niveau.

• K. Renterisiconorm: De renterisiconorm heeft als doel om het renterisico bij herfinanciering te beheersen. De renterisiconorm betreft leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Hoe meer de aflossing van de schuld in de tijd wordt verspreid, hoe minder gevoelig de begroting wordt voor renteschokken bij de herfinanciering. Het renterisico overschrijdt de renterisiconorm niet. De renterisiconorm wordt berekend door een vastgesteld percentage te vermenigvuldigen met het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar, op basis van de Wet fido en de Ufdo.

• L. Rentetypische looptijd: Looptijd tussen twee momenten van renteconversie. Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de leningsvoorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare constante rentevergoeding.

• M. Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling, uitgaande van een aantal rentebepalende factoren, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd.

• N. ‘s Rijks schatkist: Schatkistbankieren houdt in dat de gemeenschappelijke regelingen hun overtollige middelen bij het Rijk moeten uitzetten. (Wet fido, art 2) Hiermee wordt beoogd dat de Staat minder geld leent op de financiële markten en de staatsschuld hierdoor daalt. Daarnaast wordt beoogd dat financiële risico’s voor gemeenschappelijke regelingen worden verminderd.

• O. Saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen.

• P. Solvabiliteit: De mate waarin een organisatie op lange termijn aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen.

• Q. Treasurybeleid: Uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie. Het beleid wordt vastgelegd in een treasurystatuut.

• R. Treasury functie: Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

• S. Valutarisico: Het beheersen van risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat op een bepaald moment de waarde van de vreemde valutastromen, uitgedrukt in eigen valuta, afwijkt van wat verwacht werd op het beslissingsmoment.

• T. Wet Houdbare overheidsfinanciën (Wet HoF): De Wet Houdbare overheidsfinanciën (Wet HoF) maakt het dat het sturen op het EMU-saldo essentieel wordt voor openbare lichamen. Het sturen op EMU-saldo stelt hoge eisen aan een goede liquiditeitsplanning en heeft ook gevolgen voor de schuldenpositie van deze openbare lichamen.

• U. Valuta (vanuit Ruddo): Het is decentrale overheden slechts toegestaan om te lenen, uit te zetten en te garanderen in euro’s. Dit is vastgelegd in het Besluit Leningsvoorwaarden Decentrale Overheden (BLDO), artikel 1: “Geldleningen kunnen door openbare lichamen slechts worden aangegaan of verstrekt en de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen ten aanzien van de betaling van rente en aflossing kan door openbare lichamen slechts worden gegarandeerd, indien de wederzijdse betalingsverplichtingen zijn uitgedrukt in euro of in één van de nationale munteenheden van de lidstaten van de Europese Unie die deelnemen aan de Economische en Monetaire Unie.”

Artikel 3 Financieel beleid

In algemene zin zal het financieel beleid dienen bij te dragen aan en ondersteuning te bieden voor het uitvoeren van de taken, behorende tot de verantwoordelijkheden van VRMWB. Meer specifiek zal de financiële continuïteit van de VRMWB op korte en lange termijn gewaarborgd dienen te worden.

Artikel 4 Treasurybeleid

Het treasurybeleid is erop gericht:

• 1. om binnen de mogelijkheden van de VRMWB de financiële lasten zo veel mogelijk te reduceren op aan te trekken middelen

• 2. dat de risico’s, zoals renterisico, valutarisico en kredietrisico, zo goed mogelijk beheerst worden en in ieder geval beperkt laten blijven binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders

De doelstellingen van het treasurybeleid zijn:

• 1. Het verzekeren van een duurzame toegang tot de vermogensmarkten om geld aan te kunnen trekken tegen de scherpst mogelijke condities;

• 2. Het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van treasury (Wet FiDO, Wet HoF);

• 3. Het beperken van de financiële risico’s voor de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant,

• 4 Het minimaliseren van de kosten van de treasuryfunctie;

• 5. Een adequate informatievoorziening ten behoeve van het cashmanagement en ten behoeve van sturingsinformatie of beleid

Artikel 5 Vaststelling en uitvoering van het beleid

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn in onderstaande tabel opgenomen.

Algemeen Bestuur	vaststellen van het treasurystatuut
Dagelijks Bestuur	verantwoordelijk voor de uitvoering van het treasurystatuut volgens art 11 Financiële Verordening rapporteren aan het Algemeen bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid in de jaarrekening.
Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant	uitvoering van het treasurystatuut tekeningsbevoegdheid van alle aanvragen bij bankrelaties aangaan en verstrekken van leningen en borgstellingen rapporteren aan het Dagelijks bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid
Afdelingshoofd FP&C	opstellen en onderhouden van het treasurystatuut het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van de treasury verantwoording van de treasury informatie in de rapportages het bewaken van de kwaliteit van de treasury-processen;
Strategisch Financieel Adviseur / treasury medewerker	beheren leningenportefeuille opstellen aanvraagformulier betaalpassen, veranderen bevoegdheden verantwoordelijk voor liquiditeitsprognose verantwoordelijk voor het saldobeheer verantwoordelijk voor dossiervorming aangetrokken leningen (kort en lang) verwerking en analyse van treasury onderdelen in de jaarlijkse rapportages verwerking en analyse van treasury onderdelen in de managementrapportages en voor interne beleidsinformatie en sturing
Afdeling Concerncontrol	verantwoordelijk voor het periodiek controleren van opzet, bestaan en werking en de interne beheersing van de treasuryfunctie en controle op de uitvoering van het treasurystatuut

Artikel 6 Risicobeheer

• 1. VRMWB kan uitsluitend ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak leningen aangaan, middelen uitzetten of garanties verlenen. Voor het overige houden zij hun overtollige liquide middelen in ’s Rijks schatkist aan

• 2. In afwijking van het eerste lid kan VRMWB hun liquide middelen in de vorm van leningen uitzetten bij andere openbare lichamen, met dien verstande dat openbare lichamen geen leningen kunnen verstrekken aan openbare lichamen ten aanzien waarvan zij met het financiële toezicht zijn belast. Uitgangspunt is dat sprake moet zijn van een prudent beheer en niet gericht is op het genereren van rendement door het lopen van overmatig risico;

• 3. De houding van de VRMWB ten aanzien van financieel risico is defensief en risicomijdend

• 4. Het risicobeleid is erop gericht toekomstige risico’s inzichtelijk te maken, te beheersen, te verminderen of te verschuiven

• 5. Nieuwe leningen / uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de leningenportefeuille, een recente liquiditeitenplanning en het investeringsplan

Artikel 7 Renterisicobeheer

• 1. De organisatie beperkt de renterisico’s op uitzettingen op grond van treasury, door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. De kasgeldlimiet en renterisiconorm conform de Wet FIDO worden hierbij niet overschreden;

• 2. Renterisico’s worden beperkt door de omvang en de resterende looptijd van het financiële instrument te matchen met de omvang en looptijd van de beschikbare liquide middelen of verplichtingen

Artikel 8 Kredietrisicobeheer

• 1. Kredietrisico’s worden beperkt door uitsluitend gelden uit te zetten bij:

  • a. Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen

  • b. Financiële ondernemingen met ten minste een AA minus-rating voor looptijden langer dan drie maanden; een A rating voor een periode van ten hoogste drie maanden afgegeven door ten minste twee erkende ratingbureaus

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. De instellingen zullen via geratificeerde jaarrekeningen aan moeten tonen dat er voldoende middelen zijn om de lening terug te kunnen betalen c.q. een zeer beperkt risico te lopen bij het geven van garanties

Artikel 9 Richtlijnen voor uitvoering van het beleid

De Treasuryfunctie bankiert binnen de kaders van de Wet financiering decentrale overheden en Regeling schatkistbankieren decentrale overheden

Intern liquiditeitsbeheer

De treasury-activiteiten zijn gebaseerd op korte termijn liquiditeitsplanning (looptijd tot één jaar) alsmede op een meerjarige liquiditeitenplanning wat is afgestemd op het meerjarige investeringsplan (de komende 4 jaren op jaarbasis). Gedurende het jaar worden periodiek, minimaal 2 maal per jaar, korte termijn liquiditeitsprognoses gemaakt met een totale looptijd van minimaal 12 maanden.

Te allen tijde is inzicht in de operationele informatie zijnde: een actuele liquiditeitsplanning, de afgesloten transacties en de bancaire afspraken.

Toetsing van Kasgeldlimiet en renterisiconorm

De gemiddelde netto vlottende schuld wordt per kalenderkwartaal getoetst aan het kasgeldlimiet. Het kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet Financiering Decentrale Overheden.

De hoogte van de jaarlijkse verplichte aflossingen en renteherzieningen worden getoetst aan de renterisiconorm. Het renterisico op de netto vaste schuld zal in ieder geval worden begrensd ter hoogte van de renterisiconorm van de Wet Financiering Decentrale Overheden

Artikel 10 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de organisatie uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de dan geldende Nederlandse geldeenheid.

Artikel 11 Financiering

• 1. Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

  • a. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op organisatieonderdeel op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen

  • b. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één organisatie;

• 2. Geld wordt uitsluitend aangetrokken op basis van een recente liquiditeitsprognose (zie artikel 9) en een actuele rentevisie;

• 3. Het aantrekken van leningen met een looptijd van langer dan één jaar geschiedt door (tenminste) twee concurrerende offertes bij financiële instellingen aan te vragen; deze offertes worden gearchiveerd door de treasury medewerker en vastgelegd. De Algemeen directeur geeft toestemming;

• 4. Het aantrekken van leningen met een looptijd van korter dan een jaar worden afgesloten na gegeven goedkeuring door de Algemeen Directeur. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant.

Artikel 12 Administratieve organisatie, interne controle en functiescheiding

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasury-activiteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd in dit treasurystatuut. Hierbij is een functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

• a. Iedere lening of verstrekking van een lening die wordt aangegaan, alsmede het openen/ wijzigen of sluiten van bankrekening(en), wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

• b. de uitvoering, registratie en controle geschieden door afzonderlijke functionarissen;

• c. de transactie wordt gecontroleerd door de functionaris die belast is met de dossiervorming;

• d. het EMU saldo wordt periodiek bij de liquiditeitenprognose meegenomen;

• e. de liquiditeitenprognose wordt getoetst en gemonitord op kaders die het Bestuur heeft vastgestel

Controle op de uitvoering van dit treasurystatuut en -beleid wordt door de interne controlfunctie gecoördineerd.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2021. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Treasurystatuut Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de VRMWB van 6 juli 2021.

de voorzitter, Th.L.N. Weterings, de secretaris J. Trijselaar