Controleverordening Veiligheidsregio Midden- en West Brabant 2021

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

gelet op:

• artikel 213 Gemeentewet

• Wet Gemeenschappelijke Regelingen

• Besluit accountantscontrole decentrale overheden

• de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

• het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;

besluit:

vast te stellen de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (hierna te noemen VRMWB).

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• A. Accountant: Een door het Algemeen Bestuur benoemde:

  • 1. accountant als bedoeld in de Wet op het accountantsberoep of

  • 2. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.

• B. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 34 Wet gemeenschappelijke regelingen bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant ten behoeve van:

  • 1. de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3:

    • 0 de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • 0 de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;

    • 0 de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet en

    • 0 het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

  • 2. het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4 met bevindingen over:

    • 0 de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en

    • 0 onrechtmatigheden in de jaarrekening;

• C. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet-en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

• D. Deelverantwoording: Een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

• E. Goedkeuringstolerantie: Het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

• F. Rapporteringstolerantie: Een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen van de accountant.

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant.

• 2. Jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole stelt het Algemeen Bestuur een controleprotocol vast met:

  • 0 de toe te passen goedkeuringstolerantie bij de controle van de jaarrekening;

  • 0 de door de accountant te hanteren rapporteringtolerantie bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen;

  • 0 het door de accountant te hanteren normatief kader bij zijn onderzoek naar het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur

• 1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne – en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het Dagelijks Bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het Algemeen Bestuur binnen de termijnen, vastgesteld in de VRMWB.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met het Dagelijks Bestuur plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het Dagelijks Bestuur, de Algemeen Directeur en/of de hoofden van de organisatieonderdelen en de concerncontroller, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde mandaatbesluiten. 

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van de gemeenschappelijke regeling werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van de organisatieonderdelen van de VRMWB zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1. Het Dagelijks Bestuur - dan wel de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen, mits daartoe gemandateerd - kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen van het Rijk. Het Dagelijks Bestuur - dan wel de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen, mits daartoe gemandateerd - is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

• 3. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur -dan wel de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen, mits daartoe gemandateerd - bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de organisatie is.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het Dagelijks Bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het Dagelijks Bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur. Mits daartoe gemandateerd kunnen de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur. 

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de Algemeen Directeur/ Regionaal Commandant, de concerncontroller en/of de hoofden van de organisatieonderdelen dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van de gemeenschappelijke regeling.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de Algemeen Directeur in de plaats treden van het Dagelijks Bestuur.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2021. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021”

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de VRMWB van 6 juli 2021

Namens deze,

de voorzitter, Th.L.N. Weterings, de secretaris J. Trijselaar