Regeling budgethouders GBTwente 2020

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders

1. De directeur is eerste budgethouder.

2. De directeur kan per budget (kostenplaats) een manager aanwijzen als budgethouder.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden

1. De directeur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de begroting inclusief tussentijdse wijzigingen van het bestuur.

2. De plaatsvervangend directeur en de manager zijn eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die tot het taakgebied van hun processen behoren.

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

1. De directeur, de plaatsvervangend directeur en de manager zijn namens het bestuur bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven volgens de toegekende budgetten.

2. De tekenbevoegdheid voor het aangaan van de verplichtingen is gelimiteerd tot de vrije budgetruimte van de kostenplaats waar de verplichting/factuur verantwoord wordt e.e.a. conform tabel 1.

Hoofdstuk 2 Aangaan verplichtingen en tekenbevoegdheid contracten

Artikel 5 Toetsing budget ≥ € 10.000

1. De financiële controller toets of de toekomstige verplichting past binnen het budget van de budgethouder.

a. Bij goedkeuring kan de budgethouder de toekomstige verplichting vanaf de € 10.000 middels een aanbestedingsmemo inbrengen in het twee-wekelijks MT-overleg.

b. Bij onthouding van goedkeuring, dient de Budgethouder eerst over voldoende budget te beschikken.

Artikel 6 Aanbestedingsmemo bij toekomstige verplichting ≥ € 10.000

1. Toekomstige verplichtingen vanaf € 10.000 worden vooraf:

a. conform artikel 5 afgestemd met de financiële controller en

b. bij voldoende budget, middels een aanbestedingsmemo, door de budgethouder ingebracht in het twee-wekelijks MT-overleg. De notulist verwerkt de memo en de respons van de MT-leden in de notulen.

2. Bij onvoldoende budget wordt door de budgethouder aan de hand van een aanbestedings-memo in het twee-wekelijks MT-overleg verzocht om uitbreiding van zijn budget middels het schuiven van de budgetten.

Artikel 7 Vervanging

1. Bij verplichtingen onder de € 50.000 kan bij afwezigheid van de budgethouder een andere budgethouder het contract/de opdrachtbevestiging ondertekenen.

2. Bij verplichtingen vanaf € 50.000 kan bij afwezigheid van de directeur, de plaatsvervangend directeur het contract/de opdrachtbevestiging ondertekenen.

Artikel 8 Jaarplan, periodieke afstemming en verantwoording

1. Jaarlijks voorafgaand aan het opstellen van de begroting, stelt de budgethouder een financieel jaarplan op met verwachte toekomstige verplichtingen voor het betreffende begrotingsjaar.

2. Ook voor onverwachte tussentijdse toekomstige verplichtingen stelt de budgethouder een uiteenzetting van de (raming van de) kosten op.

3. Indien het gaat om verplichtingen vanaf € 10.000, verzoekt de budgethouder bij het opstellen van de aanbestedingsmemo, de financiële controller, aan de hand van de uiteenzetting van de (raming van de) kosten, te toetsen of de toekomstige verplichting binnen het eigen budget valt.

4. Afstemming tussen de financiële controller en de budgethouders afzonderlijk, over de actuele stand en beheer van ieder budget, vindt tenminste elke maand plaats.

5. Afstemming tussen de financiële controller en alle budgethouders gezamenlijk, over de actuele stand en beheer van alle budgetten, vindt tenminste elk kwartaal plaats.

6. De budgethouder legt aan de directeur verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

Artikel 9 Informatieverstrekking

1. De financieel controller draagt er zorg voor, dat de directeur en de overige budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

2. De directeur en de overige budgethouders worden in de gelegenheid gesteld alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

Hoofdstuk 3 Betalingen

Artikel 10 Vervanging bij afwezigheid m.b.t. ondertekening en fiattering

In geval van afwezigheid van de functionarissen aan wie bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de volgende functionarissen:

tabel 2

Artikel 11 Vier-ogen principe

Uitgangspunt bij het verrichten van betalingen aan overige crediteuren is dat niet één en dezelfde bevoegde functionaris handelingen op één volgend mag uitvoeren.

Artikel 12 Vervanging bij afwezigheid m.b.t. accorderen

Bij afwezigheid van een coördinator, kan elke andere coördinator als vervanger optreden bij het accorderen van de factuur.

Artikel 13 Inwerkingtreding

1. Deze regeling treedt op 1 april 2020 in werking.

2. Op de in het eerste lid genoemde datum wordt de budgetregeling DIR2019007, met ingangsdatum 17 oktober 2019, gelijktijdig ingetrokken.

3. De regeling kan worden aangehaald als “Regeling Budgethouders GBTwente 2020”.

Gelet op artikel 2 en 8 van Mandaatbesluit GBT 2009 wordt op de volgende wijze uitvoering

gegeven aan het ondermandaat voortvloeiende uit het inkoopbeleid van het Gemeentelijk

Belastingkantoor Twente (GBTwente).

Hengelo, 1 april 2020

…………………………………..

De heer R.H.J. Tijink

Directeur Gemeentelijk Belastingkantoor Twente