Blad gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland | Blad gemeenschappelijke regeling 2021, 295 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Verordening van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam houdende regels omtrent het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie (Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2017)
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland
- •
- •
- •
besluit vast te stellen de navolgende
Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie, het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie, voor zover deze niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2017).
Hoofdstuk III. De zorg van het dagelijks bestuur voor de informatie
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie, ongeacht hun vorm.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de informatie zijn verbonden.
Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht voorschriften vast.
Het dagelijks bestuur doet elke twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het dagelijks bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV. Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Als archivaris van de Gemeenschappelijke Regeling wordt benoemd de gemeentearchivaris van de gemeente Zaanstad
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
- 1.
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.
- 2.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 20 oktober 2017 te Zaandam
J. Hamming
Voorzitter
H. Raasing
Secretaris
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld. Het toepassingsbereik van de verordening is, evenals wet en besluit, zowel papieren als digitale informatie.
De verordening bestaat uit drie gedeelten, namelijk het aanwijzen van een archiefbewaarplaats (hoofdstuk II), de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de informatie (hoofdstuk III) en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (hoofdstuk IV).
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.
Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet Revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen archiefruimten moeten voldoen.
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende informatie. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, is in het tweede lid bepaald dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. Het openbaar lichaam heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Het algemeen bestuur verneemt op deze manier minimaal eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de informatie en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 9.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2021-295.html